如何加強新時期人事檔案管理工作

張橫

[摘 要]在當今飛速發展的信息時代，加強新時期人事檔案管理工作，顯得尤為重要。電子檔案幾乎替代了以傳統紙質為介質的檔案管理，這一巨大變化促使事業單位檔案管理部門必須加快探索檔案管理的創新模式，其思路旨在圍繞信息的保密工作及其安全性，既要高度重視，又要把握好信息技術變革所體現出的優勢，不斷地創新，達到持久發展，加速發展。

[關鍵詞]檔案管理；創新發展；方法

開創新時期人事檔案管理工作新局面，必須順應時代變革，在創新中迅速發展，良好的機遇擺在每一位檔案管理工作者面前，創新是必由之路，經受住考驗，是必然選擇。

一、創新思維，夯實基礎

從傳統的人事檔案管理向新時期人事檔案管理過渡的初期，相關人員的思想意識和適應程度多少都會有這樣那樣的問題出現，這就要求部門領導從對人事檔案管理工作的重要性入手，盡快摒棄傳統觀念的影響。

在事業單位中，傳統的人事檔案管理工作仍然保持單一的收集、整理和統計資料，并沒有對組織和用人單位社會和經濟效益的提升起到顯著的促進作用。具體表現在日常工作中，相關的一些管理人員或多或少缺乏一定的管理意識，特別是沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，其結果表現為工作不積極，不能投入全部精力，雖然工作中沒有重大失誤，但是在工作中會導致工作效率低下，人浮于事。

在人事檔案管理工作中，如果缺乏相應的投入力度，就不能對優秀的人事檔案管理人才進行充分吸引，而且管理手段也相對落后，不能適應于當前的信息化社會發展的實際需求。

新時期人事檔案管理工作，要求單位領導必須站在促進事業單位可持續發展的角度，將人事檔案管理納入單位日常考核中。建立起人事檔案管理達標升級與考核機制，對事業單位中的人事檔案工作實行定性、定量考核的方式，以推動事業單位人事檔案管理工作想規范化、制度化以及科學化發展。這就要求具體工作要細化到建立人事檔案管理小組，分配組長，并對人事檔案管理人員進行實施崗位招聘，嚴格對人事檔案軟硬件設備進行把關，做到定期的檢查與督導等相關的事宜。

二、收集管理，完善功能

隨著社會的發展，事業單位的價值就是人才，而科學的人事檔案管理必將促進人才發展，這無疑是推動事業單位可持續發展的重要基礎。要做好人事檔案管理工作，首先就是要注重人事檔案的材料收集，提高人事檔案管理工作的實際水平。

首先，收集人事檔案材料的人員必須掌握事業單位人事檔案管理工作的基礎，更要根據我國相關的標準和事業單位的內部管理要求進行。伴隨著我國經濟體制的改革不斷推進，事業單位的干部體制改革、人事考核機制、專業技術培訓等需要歸檔的人事材料非常多，這也給事業單位人事檔案管理工作人員提出了新的挑戰。檔案管理工作人員應第一時間收集好各種材料，并按照一定的原則進行整理，同時還應認真對材料的真實性進行鑒別。對于與相關規定不符的檔案進行篩選，如果存在手續不全的材料必須及時退回，以保證人事檔案能夠真實的反映當事人的實際信息。

其次，事業單位還應積極加強對人事檔案管理的利用率進行提高，完善人事檔案的功能，使得人事檔案記錄的內容更加真實客觀，對人事檔案功能進行重新認識。一方面，要對檔案中原有的部分進行保管，另一方面還應對人事檔案的內涵進行擴大。例如，在人事檔案管理中針對某一個職工的內容應包括職工的醫保、失業保險、養老保險等信息，更要注重員工業績的記錄，還應適當增加一些能反應職工真實情況的材料。此外，針對人事檔案管理工作還應對相關人員、部門、單位等的實際需求進行功能完善，從而使得人事檔案工作能夠更好的服務于事業單位的其他工作，從而提高其利用率。

三、與時俱進，同步強化

轉變傳統方式，推動現代信息化的人事檔案管理，對于事業單位的人事檔案管理工作，不僅要認真執行人事檔案的材料收集、嚴格檢查核對，并做好檔案的歸檔、保管、查閱以及傳遞等相關工作。通過建立完善的人事檔案管理制度，規范相關人員的行為，堅持做到移交合格，對于不符合要求的人事檔案不予結束，未經審核的個人材料不得遞交。并按照一定的原則對人事檔案材料進行歸檔，嚴防涂改造假行為出現。由此可見，傳統的事業單位人事檔案管理工作涉及的項目多、內容復雜且整理、保管等需要的資源較多，這也要求從事人事檔案管理工作的人員不斷提高其綜合素質。而隨著信息技術的發展，利用先進的現代信息化手段進行事業單位人事檔案管理，已經逐漸成為一種趨勢。

當前很多的事業單位的檔案管理部門還是以紙質檔案信息資源為主，所以檔案管理信息化建設首先應該對這些紙質檔案進行數字化轉換，通過掃描等方式，將紙質檔案二次保存，以供檔案信息管理系統中的查詢和使用。同時受到檔案連續性的制約，現有的電子檔案文件也應該具備連續性，在信息化轉換的時候，需要對部分的檔案資源進行擴充，繼續完善原有的檔案信息資源，從而實現完整檔案資料庫的構建。同時為了保證檔案信息資源的開發和利用，可以讓檔案資源進行集中和分級管理之間具有統一性，以此實行同步檔案管理；緊抓基礎工作和常規工作之間的協調性，加強同步統一管理；統一考慮定性、定量評價，進行分析論證的同步；完善和健全管理制度和執行制度之間的統一運作，貫徹落實同步強化。

由此可見，轉變傳統的人事檔案管理觀念，制定規范的人事檔案管理機制，進一步加強新時期人事檔案管理工作的收集整理，完善相關功能，提高其利用率，引進先進的信息技術運用在人事檔案管理中，就一定能實現提高檔案管理工作的效率和資源利用，使人事檔案管理工作更好地服務于事業單位經營管理，從而得到有效的改善，促進事業單位的可持續發展，跟上當今時代和未來世界的發展步伐。

（編輯/李舶）