淺談辦公室文件的歸檔管理工作

劉鈺潔

摘要：文章首先論述了文件管理工作的內(nèi)容，然后分析了辦公室文件的歸檔管理中制度管理、定位管理、跟蹤管理、卡片管理四種工作方法，最后就辦公室文件的立卷、辦公室文件的整理、辦公室文件的移交、辦公室文件的銷毀四個(gè)方面研究了辦公室文件的歸檔管理工作流程。文章的研究成果將為優(yōu)化辦公室文件歸檔管理工作，保證文件歸檔效率提供良好借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室；文件歸檔；管理

一、文件管理工作的內(nèi)容

辦公室文件管理工作大致可以分為四類內(nèi)容。首先，制定文件管理的相關(guān)制度。一方面，在文件管理人員方面，應(yīng)強(qiáng)調(diào)文件材料分類管理的有序性；另一方面，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)方面，則主要從宏觀層面處理機(jī)關(guān)文件。通過(guò)在這兩個(gè)方面緊抓制度建設(shè)，可以使辦公室文件在制度管理下使得文件處理效率得到極速提升。其次，管理運(yùn)行文件。文件只有經(jīng)過(guò)運(yùn)行，才能使自身效用得到充分發(fā)揮。由于文件運(yùn)行具有一定的階段性以及多樣形式，所以在文件運(yùn)行的不同階段，應(yīng)針對(duì)其特點(diǎn)以及不同要求，進(jìn)行文件材料的有序、高效管理，為提高辦公室工作效益奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。再次，管理暫存文件。所有的文件運(yùn)行均具有一定時(shí)限，所以在文件運(yùn)行暫時(shí)結(jié)束后或者已經(jīng)實(shí)現(xiàn)其作用后，便進(jìn)入文件暫存的階段。暫存階段的文件并非無(wú)人利用，其有可能還會(huì)增加利用的頻率，所以為了更好地考察利用暫存文件，相關(guān)人員應(yīng)確保其放置的科學(xué)性。最后，管理文件的銷毀。在利用完文件材料后，應(yīng)根據(jù)其有無(wú)保存價(jià)值進(jìn)行分類，具有保存價(jià)值的文件可以進(jìn)行繼續(xù)保存，無(wú)保存價(jià)值的則需要及時(shí)進(jìn)行銷毀，以避免文件歸檔復(fù)雜性的增高，降低文件管理效率。

二、辦公室文件的歸檔管理工作方法

1. 制度管理方法

利用制度管理辦公室文件，需要從借閱、傳遞以及歸檔三個(gè)方面入手，通過(guò)制度的規(guī)范，最大限度地減少丟失、損壞等問(wèn)題的出現(xiàn)。首先，構(gòu)建文件借閱簿。通過(guò)將辦公室文件按照科目所屬編制成簿，保證閱覽查找的便捷性。其次，借閱文件需要強(qiáng)調(diào)認(rèn)真、嚴(yán)密。不管是誰(shuí)，因?yàn)槭裁丛颍谑裁磿r(shí)候借閱資料文件，均需要認(rèn)真的進(jìn)行登記，并完成簽字手續(xù)。 對(duì)于借閱的時(shí)間，文件閱知范圍需要進(jìn)行嚴(yán)密的規(guī)定，及時(shí)規(guī)范借閱的注意事項(xiàng)。對(duì)于所有的管理文件相關(guān)人員應(yīng)有計(jì)劃地進(jìn)行核對(duì)、清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，以保證辦公室文件歸檔管理的有效性。

2. 定位管理方法

在辦公室文件歸檔管理中經(jīng)常使用定位管理方法，其主要是取回送辦、送閱的文件，并按照之前規(guī)定的位置進(jìn)行存放。首先，制作與文件長(zhǎng)、寬相符合的具有一定厚度的文件盒，并按照一定名稱規(guī)律標(biāo)注文件盒。然后，將文件柜按照使用期劃分為幾個(gè)部分，利用檔板分出層次。最后，根據(jù)文件盒標(biāo)注由上至下依次將盒子放在柜內(nèi)，并保證送辦回來(lái)的文件有序儲(chǔ)存，以提高文件歸檔的準(zhǔn)確性。

3. 跟蹤管理方法

為了確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)中的查找便捷性以及保密性，需要采取跟蹤管理方法準(zhǔn)確把握文件流向。首先，做好文件登記，通過(guò)對(duì)辦公文件各過(guò)程的落腳點(diǎn)進(jìn)行記錄，以確保調(diào)閱文件的方便快捷。其次，添加文件跟蹤單，通過(guò)將文件跟蹤卡片與文件放置在一起，以保證文件的及時(shí)回收，以及歸檔的問(wèn)題處理。

4. 卡片管理方法

為了提高文件查找的效率，在管理時(shí)可以采取卡片管理方法。通過(guò)將文件信息進(jìn)行儲(chǔ)存并科學(xué)的分類，保證具有相同主題的內(nèi)容信息排列在一起，以實(shí)現(xiàn)有用信息提供的主動(dòng)性。目前，文件卡片已經(jīng)成為手工檢索工具中應(yīng)用最為廣泛的一種有效方法。

三、辦公室文件的歸檔管理工作流程

1. 辦公室文件的立卷

立卷作為辦公室文件歸檔管理工作流程中的第一步，需要謹(jǐn)遵以下工序。首先，擺開(kāi)想要立卷的文件材料，在全面性的關(guān)注下避免立卷時(shí)某些文件材料的遺漏，確保檔案的完整性，最大限度地減少事后補(bǔ)卷問(wèn)題的發(fā)生。在大體核對(duì)之后，相關(guān)人員應(yīng)針對(duì)遺漏或不全的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)齊，以確保到想要立卷的文件材料的齊全有效性。其次，適當(dāng)調(diào)整文件的類別。雖然在收集文件時(shí)已經(jīng)根據(jù)立卷類目進(jìn)行了分類，但是這種分類并不細(xì)致，而且在文件經(jīng)過(guò)運(yùn)轉(zhuǎn)后會(huì)不同于年初分類，所以文件立卷前需要按照特征再進(jìn)行一次分類。最后，針對(duì)需立卷的文件材料進(jìn)行組卷。通過(guò)考慮文件的特征不同，在發(fā)揮文件材料固有價(jià)值的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)案卷質(zhì)量的提高。

2. 辦公室文件的整理

辦公室文件整理作為歸檔管理工作中的關(guān)鍵一步，需要遵循以下步驟。首先，針對(duì)文件所屬類目進(jìn)行分類。一般地，文件須按照年度進(jìn)行第一層次的分類，在每個(gè)年度下再根據(jù)機(jī)構(gòu)對(duì)所屬文件進(jìn)行分類，最末一層將在機(jī)構(gòu)下根據(jù)保管期限進(jìn)行分類。在文件整理時(shí)采用該種方法，能夠方便庫(kù)房管理以及實(shí)體查閱，使得文件歸檔管理工作更加完整、有效。其次，裝訂歸檔文件。在修整結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)裝訂符合檔案要求的材料，以避免文件的不慎丟失，為今后的歸檔利用提供便利。再次，排列歸檔文件。在文件被分類歸置后，需要將最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的文件進(jìn)行排序，其一般根據(jù)重要程度、事由結(jié)合時(shí)間等依據(jù)確定歸檔文件次序。最后，對(duì)歸檔文件進(jìn)行編號(hào)。通過(guò)在全宗中標(biāo)識(shí)出歸檔文件的位置符號(hào)，以如實(shí)反映文件分類以及其被排列后的系統(tǒng)化工作成果。一定的編號(hào)不僅使得歸檔文件在全宗中的位置得到了確定，而且為今后的工作編目以及未來(lái)的查詢利用提供了便捷條件。

3. 辦公室文件的移交

在辦公室文件的移交過(guò)程中，其需要在《中華人民共和國(guó)歸檔文件整理規(guī)則》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)的指引下確保文件的完整以及有效性。一般地，辦公室文件的移交是文件歸檔管理工作中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，其位于歸檔管理的中后期具有深刻的意義以及作用。通過(guò)將整理好的文件移交到所屬部門，可以使其的效用及時(shí)發(fā)揮到最大，并在一定程度上保證文件利用的有序、完整性。在辦公室文件的移交過(guò)程中需要注意移交單的填寫(xiě)，其一般包括移交日期、移交所屬部門、移交人職務(wù)；接收日期、接收所屬部門、接收人職務(wù)；文件名稱、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注；移交人簽名、接收人簽名、領(lǐng)導(dǎo)審批等等，具體情況見(jiàn)表1。

4. 辦公室文件的銷毀

對(duì)于沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一存放并在規(guī)定期限內(nèi)加以銷毀。一般來(lái)說(shuō)，辦公室文件的銷毀屬于一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，其只有在相關(guān)部門的審批后才有權(quán)利繼續(xù)進(jìn)行。首先，將無(wú)需立卷并且沒(méi)有保存價(jià)值的文件歸屬至待銷毀范疇，通過(guò)單獨(dú)統(tǒng)一存放，避免與欲立卷的歸檔文件產(chǎn)生混淆。其次，在銷毀文件材料時(shí)需歷經(jīng)嚴(yán)格的審批手續(xù)，通常情況下應(yīng)獲得辦公室領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，在向文件管理部門請(qǐng)示后，附上《銷毀目錄》以及準(zhǔn)備銷毀的文件材料。最后，并不是所有的文件均需要進(jìn)行一定的存放后才能銷毀，對(duì)于那些具有特殊機(jī)密特征的文件材料，負(fù)責(zé)人員有權(quán)隨時(shí)銷毀，如果文件數(shù)量較大，那么它應(yīng)該被送到附近的造紙廠進(jìn)行保密化漿，與此同時(shí)，文件銷毀的相關(guān)監(jiān)督人員還需在《銷毀目錄》上簽字，只有這樣才能使銷毀工作順利完成。在文件銷毀的過(guò)程中需要格外注意的是，應(yīng)確保其銷毀的保密性以及徹底性，堅(jiān)決不能使文件充當(dāng)廢紙向廢品收購(gòu)站兜售。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室文件的歸檔管理工作是保障文件被重復(fù)有效利用的重要保障，其能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的順利開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)依托。所以需要正確認(rèn)識(shí)辦公室文件歸檔管理工作的意義，通過(guò)不斷規(guī)范管理程序，創(chuàng)新歸檔管理方法，以最大限度地提升辦公室文件管理的高效性以及準(zhǔn)確性，為其余工作的有序完成奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉天群.淺析紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔管理[J].黑龍江史志，2010（07）.

[2]王敏.探討辦公室文件的歸檔管理工作[J].東方企業(yè)文化，2012（02）.

（作者單位：山西省潞安集團(tuán)古城煤礦建設(shè)管理處）