淺談科研項目實施過程中的合同管理

任潔+劉倩+石華

【摘 要】合同管理在科研項目管理中占有非常重要的意義，是項目實施的重要依據，做好項目實施過程中的合同管理工作對項目的順利開展及驗收有著非常重要的意義。本文主要探討科研項目實施過程中有關合同管理方面的內容，以加強科研管理部門對科研合同的有效控制。

【關鍵詞】合同管理；科研項目；控制

0 引言

科研項目是科研院所業務的主要支撐，如何提高科研項目管控水平，確保科研項目穩步推進實施是科研部門日常工作的重點。而合同管理是科研項目的重要依據，因為科研項目都是以任務合同書的形式訂立的，可以當做是一個合同來管理；而每一項科研項目的實施又是由無數個分包合同組成的，因此有效的合同管理可以為科研管理提供有效參考，以提高科研項目管控水平。這對科研單位的科研計劃管理和科研項目的預算管理有著指導性意義。

1 科研項目實施中合同管理面臨的問題

1.1 合同信息缺乏準確性、實時性

合同管理貫穿于內部業務展開的整個過程，完善的合同管理是科研院所健康運作的重要標志。采用傳統的手工管理方式，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，低下的數據利用率和不斷膨脹的數據量，造成信息不集中、實時性不強，導致工作效率不高、費時費力等問題[1]。

1.2 合同管理與財務管理脫節

科研項目實施中的合同經費支出采用的是項目負責人審批、合同管理部門審批、財務管理部門審批、領導審批共同負責管理監督的機制。由于管理制度不順暢，合同管理部門和財務管理部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺，數據缺乏有效的組織，造成合同管理和財務經費管理脫節。如何妥善處理好這兩者之間的關系，保證合同管理與財務管理有機結合，是值得考慮的問題[2]。

1.3 科研計劃統計無數據支持

以往的科研計劃統計依靠于手工匯總的紙質化階段，統計工作往往是由合同管理部門通過對一線部門的合同整理匯總而成，這種傳統的手工統計方式準確率及效率都很低下，影響科研計劃上報的真實性。而且由于統計的方式單一，造成信息匯總困難，難以提供有效的反饋信息，無法滿足合同分類型統計及查找，因此無法為一些工作提供必要的支持。另外從科研課題立項到完成、成果的社會影響及其轉化效益等情況，都離不開科研統計提供的數據，科研投入與產出的分析都需要可靠的數據[3]。

2 基于用友系統的合同管理模式

由于科研項目是科研院所業務的主要支撐，以往科研項目實施中的合同管理模式已經不能適應新形勢下科研管理發展的需要，而且隨著信息化水平不斷提高，利用網絡和信息化手段提高管理效率是必要趨勢，因此我們將用友軟件與科研項目管理相結合，探索出一種新的有效的合同管理模式，提升了科研項目實施過程中的合同管理能力，從而大大提高了科研項目管理水平。

合同管理主要包含兩方面的管理對象：一是，科研單位所簽訂的科研計劃任務書；二是，在每一項科研項目具體實施中所簽訂的各項分包合同。

其中科研計劃任務書是在科研項目確定后，由科研項目承擔單位對科研項目的目的、意義進行介紹，對完成該科研項目的具體措施、方法和研究進度作出計劃安排的技術文書，是一種報告體科技應用文，它是科研項目承擔單位向上級主管部門申報立項的重要文件，而科研計劃任務書的統計數據是科研單位科研水平的重要體現，只有對這些科研項目的信息進行有效管理才能使得統計數據準確，只有充分利用這些信息才能對科研項目做到有效管理。

更為重要的是，每項科研項目都有著相應的預算管理，如何對項目支出做到全局把控，必須依靠于有效的合同管理工作。因為每一份分包合同體現的是都是相應預算的支出，因此對合同管理到位，就可以對項目的整體支出有了全面把控。

2.1 合同管理的準備階段

合同管理部門在合同管理實施前，將歷年合同管理中存在的問題進行了分析及總結，在合同管理軟件實施前對合同類型進行分類，并對每一類合同下進行相應設置。科研合同作為收款合同分為國家級項目、省市級項目及其他；分包合同作為出款合同分為采購合同、外協加工合同、測試化驗合同等，使得合同分類清晰，便于管理。同時根據合同金額對合同進行分組管理（根據合同金額分為A、B、C三類），根據合同金額制定相應的審批制度，審批流程見圖1，并有效分配管理時間及精力，使得合同管理做到有的放矢。

2.2 合同管理的執行階段

2.2.1 新建合同

當合同簽訂生效時，在合同管理軟件中新建一個合同，錄入合同相關內容，包括名稱、性質、所屬合同組、合同類型、對方單位、負責人等基本信息。因此合同信息以標準化的形式存在于系統中，為后期合同信息的數據共享及有效利用奠定了良好的基礎。

2.2.2 合同的履約管理

科研項目中的合同管理要求組織專業化管理，在科研項目具體實施中，由于實際情況或計劃失誤發生變化，可能使項目考核指標與合同實施偏離，如果沒有采取相應措施，會影響科研項目進展。通過對合同監督與履約跟蹤，對合同履行情況分析，找出偏差的地方， 以便及時采取措施補救，最終順利的完成合同需求[4]，從而完成科研項目考核指標。

2.2.3 合同的變更管理

由于科研項目實施是一個動態的過程，受客觀因素和項目實施的影響，合同雙方會根據需要在協商的基礎上進行相應的改動和調整，因此合同變更管理是一個非常必要的環節，合同變更是指修改和變化原合同內容，經過雙方蓋章方能有效變更。

2.3 合同數據的統計分析

通過把用友系統和項目管理想結合，可以直接看到項目中各項經費的支出情況，便于一線部門查看該項目預算額度的開銷及剩余情況。其次可以以各種口徑統計合同數據，并及時反饋給一線部門，以便他們工作的開展。

3 結語

3.1 加強過程監督，實現科研項目全程管理

通過對合同的統一要求，使得合同信息以標準化形式存儲，實現了合同管理部門和財務部門的數據共享，使管理呈現動態化。這樣使得合同編碼唯一，統一了合同編碼與財務項目編號的一一對應，解決了長期以來合同信息與經費信息無法實時對應的問題，方便了管理部門與一線部門可以實時掌握項目的到款及支出情況，促進了經費的合理使用，為經費管理提供有效支持，實現項目的全過程管理。

3.2 加強數據利用，實現數據有效統計

通過將用友系統應用到科研項目管理過程中，可以提供出動態的、準確的合同信息，使得合同數據及時準確，合同管理部門能夠隨時獲取最新數據，一線部門可以了解項目進展，大大提高了統計信息的時效性、準確性和共享性，縮短了科研項目計劃統計上報工作的時間，大大提高了效率。

【參考文獻】

[1]張龍.中國某公司合同管理系統的設計與實現[D].山東大學.

[2]劉沐，謝素萍，皮新玲，劉碩.從科研項目管理現狀淺談項目管理系統設計[J].中國管理信息化，2011，14（2）：47-50.

[3]夏雪.發揮科技統計在高校科研管理中的重要作用研究[J].產業與科技論壇，2013（16）：249-250.

[4]劉智.淺談項目實施過程中的合同管理[J].預算造價，2015，2：137.

[責任編輯：湯靜]