新時期事業單位檔案數字化管理的探究

姜華

【摘要】在信息化高度發展的當今社會，事業單位檔案管理工作也變得越來越重要。對于事業單位來說，我們不僅要保證檔案信息的安全性，還需要提高信息的利用率，加強新時期事業單位檔案數字化管理，將計算機技術應用到信息管理當中來，使管理更加集成化和便捷化，真正的為人民服務，造福社會。

【關鍵詞】事業單位；檔案；數字化管理

隨著社會主義現代化進程的腳步，事業單位、行政機關等組織機構已成一項人們樂意從事的職業。而檔案信息則是事業單位、機關、組織或個人對于自己生活、工作的一種記錄，它可以是文字、圖表，也可以是數字、音頻或視頻等一切可以記錄信息的東西。信息化時代的到來，我們需要掌握和了解的信息越來越多，而數字化檔案管理也應運而生。因此，做好新時期事業單位檔案的數字化管理工作對于促進我國社會主義現代化建設意義重大。

一、事業單位檔案數字化管理的目的和意義

事業單位是相對于企業單位而言的，是國家政府機構的分支。正是由于事業單位的特殊性，所以我們更應該注重其檔案的管理，真正的本著以服務人民的宗旨服務廣大民眾。而事業單位檔案管理主要由人事檔案、基建檔案和文書檔案三部分組成。這些檔案是事業單位能夠正常運作并服務人民的基本保障，對于發揮事業單位作用意義重大。檔案管理是一項管理性、服務性和政治性的工作，其不產生物質方面的財富，并有專門人員進行分類管理，是各類社會管理系統中不可或缺的一部分，最終目的是服務他人和社會，但它又有著嚴格的政治色彩，檔案一般具有一定的保密性，只有得到有關部門許可權利后方可查看。由于檔案種類及數量巨大，管理起來有相當大的困難，因此我們應尋求一種高效準確的檔案管理辦法。數字化檔案管理，一方面減少了檔案管理數量大需要大量人員，另一方面也大幅度的提高了工作效率，降低了工作人員的勞動強度。

二、事業單位檔案數字化管理中存在的問題

（一）檔案數字化水平不高

在數字化時代下，大多數時候我們會用網絡存儲來進行信息的保存，從而舍棄紙質材料，這樣一方面可以減少紙質材料這類不可再生資源的使用，還能夠節省存儲空間。因此，我們往往將信息存儲到網絡云端或硬盤中。這些以計算機系統為主要載體的信息存儲，可以實現檔案信息遠距離快速傳輸，實現檔案資源的快速共享。但當數字化時代席卷檔案管理的同時，一系列的問題也接踵而來。由于事業單位本身的性質決定了其檔案管理應具備一定的保密性，而數字化信息傳輸最大的隱患則是安全系數不高，容易造成數據的丟失和損壞，并且很難進行修復。

（二）管理人員專業素質普遍較低

數字化時代的到來，給我國事業單位檔案管理帶來了便利，但也對于事業單位工作人員專業素質提出了更高的要求。而由于我國政治體系的影響，很多時候管理人員往往達不到檔案管理所需要的知識儲備要求。他們可能更熟練于紙質檔案的管理，而對于計算機數字化產品網絡信息技術不能夠很好的去掌握，計算機應用體系知識欠佳。這就可能會造成工作人員會產生操作不當或操作失誤等一系列人為因素，從而造成檔案數據文件資源的丟失。另一方面，由于社會主義市場經濟的影響，再加上事業單位檔案管理工作所具備的枯燥乏味的劣勢，工作人員每天都重復做著一項工作，導致工作人員失去了耐心和激情。這樣就導致了工作人員在工作的時候不能夠精力集中，失去了工作責任感，從而不能夠認真去工作，造成檔案管理工作出現差錯。因此總體來說，事業單位檔案管理工作數字化管理還是缺乏具有高素質專業素養的人才和積極熱情有耐心的工作人員。

三、加強事業單位檔案數字化管理的具體舉措

（一）提高檔案數字化管理安全程度

檔案管理的安全問題一直是事業部門最為關注的問題之一，只有確保了檔案的安全，才能夠保證國家和人民的利益不受侵害。而要做到檔案信息的安全化，我們就需要確保檔案在進行數字化管理的時候有一個絕對安全的網絡環境，保證檔案數據庫能不受外界黑客及不法分子的侵入。在進行檔案信息數字化管理時，應該在操作終端安裝殺毒軟件，同時設定防火墻，并且保證數據管理系統能夠定期進行系統維護和更新，防患于未然。其次，我們還需要定期對數據庫資源進行更新，并做好備份工作，防止出現問題時造成數據永久性丟失。

（二）加強工作人員專業素質建設

在進行檔案管理的過程中，在保證信息管理網絡安全的同時，加強人員專業素質建設也是事業單位做好檔案數字化管理的一項重要工作。只有工作人員具備了較高的專業素質技能，才能夠保證在工作的過程中減少失誤的發生，從而保證檔案信息的完整性和正確性。檔案管理人員應該不斷學習和掌握必要的知識和技術，同時還應該具備良好的工作責任心和較強的企業責任感，只有工作人員達到了操作人員專業素質要求，我們才能夠保證檔案信息管理能夠發揮出其利用價值，更好的服務于社會文化建設、醫療水平建設以及教育事業和科研探索事業等方面。

（三）建立完善的檔案信息管理制度

對于事業單位這種國家政府單位來說，我們應該保證其有一個良好的工作環境，具備健全的管理體系。這樣才能夠保證檔案管理過程中能夠更加安全。只有建立合理的管理規章制度，操作人員按照制度來執行，對自己的行為進行規范，同時也是檔案管理體系更加規范化，做到各司其職，分工明確，是管理更加有效。同時我們還應該建立一定的網絡使用管理制度，做到檔案管理制度規范化、科學化和標準化，從內部杜絕網絡隱患。

四、結語

在社會主義市場經濟的影響下，事業單位檔案管理工作也變的越來越重要，其數字化建設對于檔案管理工作具有著重要的意義。事業單位檔案數字化管理，高效的完成了管理工作，降低了工作人員的勞動強度，加強了檔案信息的利用率，提高了檔案信息的安全性。但同時也存在著很多問題。因此在新時期這個經濟大背景下，加強檔案工作數字化管理建設，能夠推進我國事業單位改革的進程，從而實現事業單位服務社會，無盈利的服務人民的宗旨。

參考文獻

[1]朱艷瑩.淺談新時期事業單位檔案的數字化管理[J].當代經濟，2011，（06）：62-63.

[2]郭九菊.事業單位檔案管理的現 狀及對策探討[J].青春歲月，2013，（06）：462.