新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的探究

姜華

【摘要】在信息化高度發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，事業(yè)單位檔案管理工作也變得越來(lái)越重要。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，我們不僅要保證檔案信息的安全性，還需要提高信息的利用率，加強(qiáng)新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到信息管理當(dāng)中來(lái)，使管理更加集成化和便捷化，真正的為人民服務(wù)，造福社會(huì)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的腳步，事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)等組織機(jī)構(gòu)已成一項(xiàng)人們樂(lè)意從事的職業(yè)。而檔案信息則是事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人對(duì)于自己生活、工作的一種記錄，它可以是文字、圖表，也可以是數(shù)字、音頻或視頻等一切可以記錄信息的東西。信息化時(shí)代的到來(lái)，我們需要掌握和了解的信息越來(lái)越多，而數(shù)字化檔案管理也應(yīng)運(yùn)而生。因此，做好新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作對(duì)于促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)意義重大。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的目的和意義

事業(yè)單位是相對(duì)于企業(yè)單位而言的，是國(guó)家政府機(jī)構(gòu)的分支。正是由于事業(yè)單位的特殊性，所以我們更應(yīng)該注重其檔案的管理，真正的本著以服務(wù)人民的宗旨服務(wù)廣大民眾。而事業(yè)單位檔案管理主要由人事檔案、基建檔案和文書檔案三部分組成。這些檔案是事業(yè)單位能夠正常運(yùn)作并服務(wù)人民的基本保障，對(duì)于發(fā)揮事業(yè)單位作用意義重大。檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作，其不產(chǎn)生物質(zhì)方面的財(cái)富，并有專門人員進(jìn)行分類管理，是各類社會(huì)管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分，最終目的是服務(wù)他人和社會(huì)，但它又有著嚴(yán)格的政治色彩，檔案一般具有一定的保密性，只有得到有關(guān)部門許可權(quán)利后方可查看。由于檔案種類及數(shù)量巨大，管理起來(lái)有相當(dāng)大的困難，因此我們應(yīng)尋求一種高效準(zhǔn)確的檔案管理辦法。數(shù)字化檔案管理，一方面減少了檔案管理數(shù)量大需要大量人員，另一方面也大幅度的提高了工作效率，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化水平不高

在數(shù)字化時(shí)代下，大多數(shù)時(shí)候我們會(huì)用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)來(lái)進(jìn)行信息的保存，從而舍棄紙質(zhì)材料，這樣一方面可以減少紙質(zhì)材料這類不可再生資源的使用，還能夠節(jié)省存儲(chǔ)空間。因此，我們往往將信息存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)云端或硬盤中。這些以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主要載體的信息存儲(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離快速傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速共享。但當(dāng)數(shù)字化時(shí)代席卷檔案管理的同時(shí)，一系列的問(wèn)題也接踵而來(lái)。由于事業(yè)單位本身的性質(zhì)決定了其檔案管理應(yīng)具備一定的保密性，而數(shù)字化信息傳輸最大的隱患則是安全系數(shù)不高，容易造成數(shù)據(jù)的丟失和損壞，并且很難進(jìn)行修復(fù)。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍較低

數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，給我國(guó)事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了便利，但也對(duì)于事業(yè)單位工作人員專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。而由于我國(guó)政治體系的影響，很多時(shí)候管理人員往往達(dá)不到檔案管理所需要的知識(shí)儲(chǔ)備要求。他們可能更熟練于紙質(zhì)檔案的管理，而對(duì)于計(jì)算機(jī)數(shù)字化產(chǎn)品網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不能夠很好的去掌握，計(jì)算機(jī)應(yīng)用體系知識(shí)欠佳。這就可能會(huì)造成工作人員會(huì)產(chǎn)生操作不當(dāng)或操作失誤等一系列人為因素，從而造成檔案數(shù)據(jù)文件資源的丟失。另一方面，由于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，再加上事業(yè)單位檔案管理工作所具備的枯燥乏味的劣勢(shì)，工作人員每天都重復(fù)做著一項(xiàng)工作，導(dǎo)致工作人員失去了耐心和激情。這樣就導(dǎo)致了工作人員在工作的時(shí)候不能夠精力集中，失去了工作責(zé)任感，從而不能夠認(rèn)真去工作，造成檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)。因此總體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化管理還是缺乏具有高素質(zhì)專業(yè)素養(yǎng)的人才和積極熱情有耐心的工作人員。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體舉措

（一）提高檔案數(shù)字化管理安全程度

檔案管理的安全問(wèn)題一直是事業(yè)部門最為關(guān)注的問(wèn)題之一，只有確保了檔案的安全，才能夠保證國(guó)家和人民的利益不受侵害。而要做到檔案信息的安全化，我們就需要確保檔案在進(jìn)行數(shù)字化管理的時(shí)候有一個(gè)絕對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能不受外界黑客及不法分子的侵入。在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該在操作終端安裝殺毒軟件，同時(shí)設(shè)定防火墻，并且保證數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和更新，防患于未然。其次，我們還需要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資源進(jìn)行更新，并做好備份工作，防止出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)造成數(shù)據(jù)永久性丟失。

（二）加強(qiáng)工作人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，在保證信息管理網(wǎng)絡(luò)安全的同時(shí)，加強(qiáng)人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)也是事業(yè)單位做好檔案數(shù)字化管理的一項(xiàng)重要工作。只有工作人員具備了較高的專業(yè)素質(zhì)技能，才能夠保證在工作的過(guò)程中減少失誤的發(fā)生，從而保證檔案信息的完整性和正確性。檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握必要的知識(shí)和技術(shù)，同時(shí)還應(yīng)該具備良好的工作責(zé)任心和較強(qiáng)的企業(yè)責(zé)任感，只有工作人員達(dá)到了操作人員專業(yè)素質(zhì)要求，我們才能夠保證檔案信息管理能夠發(fā)揮出其利用價(jià)值，更好的服務(wù)于社會(huì)文化建設(shè)、醫(yī)療水平建設(shè)以及教育事業(yè)和科研探索事業(yè)等方面。

（三）建立完善的檔案信息管理制度

對(duì)于事業(yè)單位這種國(guó)家政府單位來(lái)說(shuō)，我們應(yīng)該保證其有一個(gè)良好的工作環(huán)境，具備健全的管理體系。這樣才能夠保證檔案管理過(guò)程中能夠更加安全。只有建立合理的管理規(guī)章制度，操作人員按照制度來(lái)執(zhí)行，對(duì)自己的行為進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)也是檔案管理體系更加規(guī)范化，做到各司其職，分工明確，是管理更加有效。同時(shí)我們還應(yīng)該建立一定的網(wǎng)絡(luò)使用管理制度，做到檔案管理制度規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，從內(nèi)部杜絕網(wǎng)絡(luò)隱患。

四、結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響下，事業(yè)單位檔案管理工作也變的越來(lái)越重要，其數(shù)字化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作具有著重要的意義。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，高效的完成了管理工作，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，加強(qiáng)了檔案信息的利用率，提高了檔案信息的安全性。但同時(shí)也存在著很多問(wèn)題。因此在新時(shí)期這個(gè)經(jīng)濟(jì)大背景下，加強(qiáng)檔案工作數(shù)字化管理建設(shè)，能夠推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位改革的進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)，無(wú)盈利的服務(wù)人民的宗旨。

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