利用PDCA循環管理提高醫院會計信息質量

董音茵

摘要：PDCA循環管理是遵循科學的程序，綜合運用各種管理技術和方法，收集數據資料，通過流程優化等方法來提高質量和整體效益。會計信息的高質量可為醫院領導決策提供正確依據。本文是醫院開展PDCA管理的經驗總結，旨在為醫院強化財務管理提供參考。

關鍵詞：PDCA循環管理 會計信息 質量

會計信息質量要求是對醫院財務會計報告中所提供會計信息質量的基本要求，是使財務報告中所提供會計信息對醫院管理者決策有用應具備的基本特征，主要包括可靠性、相關性、清晰性、可比性、實質重于形式、重要性、謹慎性和及時性等?？煽啃允轻t院會計信息首要的質量要求，是綜合評價醫院經濟管理水平的重要依據，完整清晰的會計憑證也是重要的經濟記錄材料。鑒于會計信息的重要性，我院運用PDCA循環管理不斷對會計信息進行持續的質量改進。

PDCA循環是由美國統計學家戴明博士提出來的，它反映了質量管理活動的規律。P（Plan）表示計劃；D（Do）表示執行；C（Check）表示檢查；A（Action）表示處理。如圖1和表1所示。

一、問題分析

2012年新醫院會計制度、財務制度實行，新制度為達到醫院精細化管理的要求，對財務工作的要求越來越高，要求公立醫院嚴格預算管理，加強成本核算與控制，科學測算醫療服務成本；強化績效考評，系統評價醫院經濟運行及醫療服務效率。這都以醫院財務信息的完整性、真實性和及時性為基礎。目前會計人員主要以支出報銷、記賬為主，缺乏綜合的專業知識和熟練的業務操作技能，多屬于事后核算型會計，導致很多業務在發生時缺乏準確的職業判斷，問題沒有得到有效控制，如果稽核未及時跟進，就使得會計處理不能做到前后一致，失去可比性及可理解性。

會計信息質量不高的原因是多方面的，自2013年1月以來，筆者所在醫院為提高會計信息質量，尋找解決的方法，將記賬憑證的正確率列為日常監控指標之一。對新醫院會計制度執行以來所有原始憑證及記賬憑證進行審核，根據會計核算復核錯誤信息統計，會計憑證的正確性及完整性為81.2%，主要問題集中反映如表2所示。

基于以上問題，筆者運用魚骨圖分析導致會計信息不正確的因素類型，并試圖找出造成這些缺陷的具體原因（見圖2）。

二、PDCA循環

（一）P：計劃

筆者所在醫院財務科自推進“會計信息質量持續改進”工作之始，重新對醫院經濟業務流程、崗位流程做了細致的梳理，畫出了財務工作業務流程、操作流程，將職責細化到每一個崗位，細化每個會計崗位的工作標準，使工作人員能夠按照標準進行日常工作，減少差錯及模糊判斷。

制定了醫院《財務會計內部控制管理制度》，對醫院一切經濟業務按：①合規、合法性控制，要求對每項經濟業務活動認真審核、把關，對不合規、不合法的經濟業務堅決制止；②授權、分權控制，明確每人每崗職責，未經批準和授權，不得處理有關經濟業務；③業務程序標準化控制，財務科針對每人工作職責制定了崗位說明書、操作標準，如果前一程序中未按標準執行，下一流程工作人員可以按標準進行追蹤，要求整改到位。

要求會計人員根據自己的工作職責制訂出直管、監管的工作計劃，計劃按日進行，按周匯總，在計劃中主要體現：日常完成工作、重點完成工作、工作要達到的標準、工作要從按標準運行的原始材料中體現、每周對所開展的工作進行總結，并按照新財務制度指導工作開展。

（二）D：執行

1.加強會計人員技能培訓

每周制訂培訓計劃，有針對性地進行會計人員培訓，對培訓內容考核，根據結果形成考核小結，對不合格人員繼續培訓考核。

根據會計業務的發展，重點培訓了新預算法，醫院全成本核算、行政事業單位內部控制及醫保相關政策等。完善會計人員知識體系，提高職業判斷能力。

2.成立財務信息管理中心

統一的核算方法是規范醫院財務流程、提高數據可比性、提高決策支持信息質量的基礎工作。統一核算科目是統一核算方法能夠順利執行的必要條件，是統一報表格式和取數公式的基礎。而統一的報表格式可提高醫院對財務數據進行匯總、合并、分析等，是財務管理工作質量和效率的前提。

財務信息管理中心主要做到醫院經濟信息的整合，統一核算方法、科目、報表格式，使會計人員處理會計業務時有標準可循。通過數據自動傳輸，實現信息資源共享，減少人為差錯。

3.加強會計內部控制

內部約束機制的前提條件是建立并健全內部控制制度，無規矩不成方圓，為強化會計監管權力，關鍵要通過制度來依法管理，發揮出內部的會計監督職能。因此在會計處理流程上需重點做到以下幾點。①授權審批，根據每位人員工作性質授與一定權限，各級人員在授權范圍內使用權限并承擔責任。②職務相互分離控制，每項業務至少要經過彼此業務不相牽連的兩個或多個經辦人員，以使一方工作能夠接受另一方的檢查和制約，通過交叉核對及時發現錯誤。③復核與核對，醫院所有經濟業務應由實施人以外的人員對業務的真實性予以驗證。如：記賬憑證與原始憑證核對、賬表與實物核對、本期與歷史數據核對、實際發生與預算核對等。④信息系統控制，整合財務信息一體化，會計系統能從HIS系統等其他系統中引入各項收支數據，進行科目信息、科室信息、收入信息自動匹配，完成各類會計信息的比對，減少會計信息的人工匯集，防止主觀錯差。⑤設置補償性控制點，根據每類業務處理的重要性，設置數目不等的補償性控制點，通過補償性控制形成合力，以保證質量控制的可靠性。

（三）C：檢查

設定會計業務執行標準的檢查稽核管理記錄表（data collection form），以各類檢查表格為管理媒介，通過交叉核對及時發現錯誤。一項經濟業務在接單開始就已納入各類核實表格的檢查網絡中，出現錯誤能夠及時被發現，以財務整改通知發放到責任人，內容包括存在問題、整改要求、整改依據。對錯誤問題集中的部分，即時召開財務專題討論會，進行集中點評與學習。所有整改資料既保留了工作改進過程記錄，也成為很好的學習借鑒材料。

在采取了實施階段的各項措施后，通過不斷的質量控制，會計工作人員的業務素質明顯提高，每當崗位在會計業務處理被查對出問題時，都能得到及時整改和分析，并形成完整的財務整改報告。

（四）A：處理

根據問題分析和總結出的解決方法，筆者所在醫院重新修訂了會計業務處理流程，細化了會計內部控制制度，重點從以下方面來認真執行流程規范。首先要嚴格規范日常的核對制度。日常的財務核對內容有賬證的核對、賬賬的核對、賬表的核對、賬實的核對等。其次是每人負責一項專項檢查，可以交叉，但不能出現管理盲區。崗位的相關工作職責、工作的程序、職責的權限、原始資料的留檔、業務處理備忘記錄是專項檢查依據。

每位工作人員對所進行的會計工作進行月結、季度總結、年度總結，尤其對會計處理的特殊事項進行分析，由財務稽查小組對照計劃，監督落實。

醫院內部審計每季度進行會計信息質量檢查，并將檢查結果在財務專題分析會議上進行反饋，進行持續的質量跟蹤、處理。

主動聘請外部審計事務所對新會計制度執行以來的會計賬務進行審計，促進質量進一步提升。

通過實際案例分析，啟發會計人員的觀察能力，獲得對會計對象的感性認識；會計人員按照會計制度要求，客觀真實反映經濟事項，應形成完善工作備忘的習慣，通過文字記錄來反映科室間協調問題、解決問題的軌跡，以此加強記憶能力。在會計質量持續改進過程中已證明了良好的觀察能力、記憶能力、思維能力對會計信息質量控制有著重要的影響。

三、小結

醫院會計信息質量持續改進，要求從會計人員自身、醫院內外部環境、業務處理流程等方面共同治理。

（1）加強會計基礎工作，提高會計人員整體素質。醫院應加強對會計人員培訓，努力提升會計人員綜合處理、協調問題能力，使其具備較高的風險管理能力。培訓不能僅限于專業知識，要把法制教育、思想政治教育、職業道德教育同專業技能培訓結合起來，使會計人員真正按照制度的要求，正確使用會計方法辦理會計核算業務，不盲從，實事求是，確保會計信息客觀真實。

（2）建立規范的會計工作秩序，依法行事。醫院應根據《會計法》和《會計基礎工作規范》的要求，進行對照檢查、整改，健全內部各項會計管理規章制度，建立良好的會計工作秩序，使記賬、算賬、報賬等工作符合國家統一的會計準則和制度要求，實現會計基礎工作的規范化。會計人員以會計制度、財務制度為行事準則，在確保職業謹慎性以及規范性時，能從整體角度出發，用科學分析的方法，找出進行解決的辦法以及思路。

（3）加強醫院內部會計的信息監督，提高對財務的監控力度。應加強風險管理意識，會計的監督要落實到醫院經濟工作中各個環節，將事后核算轉變為管理核算。首先公開辦事的制度和程序，保證審批手續齊全，層層進行把關，以制度事前規范，做到防患于未然。其次，充分發揮內部審計及外部監督作用，將事后的監督管理作為重點，把事前審核、事中監控以及事后檢查稽核進行有機的結合，構建多環節、全過程的財務監管格局，確保會計信息質量真實可靠。

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（作者單位：江蘇省徐州市兒童醫院）