信息化環境下高校財務報銷流程優化建議

彭　霞

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信息化環境下高校財務報銷流程優化建議

彭霞

摘要：近幾年我國高等教育發展速度很快，高校資金總量也逐步提升，高校傳統財務報銷流程已經很難滿足實際需要，尤其是在當前信息化環境下，“報銷難”的問題非常突出，主要包括師生報銷等待時間較長、退單率較高、財務人員工作環境較差、經費簽批效率不高，難以提升會計軟件預算控制效果。本文通過分析當前高校財務報銷流程中的問題，提出了基于信息化的財務報銷流程優化建議，旨在提升高校財務報銷工作效率，解決“報銷難”問題。

關鍵詞：信息化；高校財務報銷；流程優化

隨著現代信息技術的發展，高校內外部環境出現了翻天覆地的變化，對財務工作提出了更高、更嚴格的要求。尤其是在高校招生規模不斷擴大的今天，教職工和學生人數與日俱增，極大增加了高校財務部門報銷工作量。但是由于高校報賬系統比較落后，人員安排不足，在財務報銷工作中普遍存在著簽字難、蓋章難和排隊難等情況，雖然財務部門及工作人員投入了大量精力，但是效率很難得到提升。高校財務活動和業務流程有大量流程交匯點，財務報銷流程的信息化，重點是把這些流程交匯當作為流程控制點，并以此為基礎讓業務和財務信息交互，在計算機系統支撐下，實現業務和財務系統的并行。

一、高校財務報銷流程中的問題

1.財務工作量大和師生排隊時間長

從現階段國內各高校報銷流程來看，報銷人要檢查總金額、發票與合同的真實性、經費來源的適合性等，財務部門還要再次審核遍，若是有一個不合格的地方，就會退回全部的報銷材料，報銷人需要由第一步流程重新開始，這樣一筆業務要反復多次到財務部門才能報銷，從而極大增加了報銷人流，師生報銷需要等待較長的時間。對高校財務人員而言，在規章制度的要求下，在對之前退單材料進行審查的過程中，也要重新計算，這就存在著重復勞動的情況，工作效率無法得到提升，工作任務也越積越多。

2.財務人員的身心負擔過重

當前很多高校采取傳統的面對面窗口報銷模式，在為師生報銷的過程中，需要開展報銷指導與咨詢工作，工作中既要接很多電話，還要接待前來咨詢的人員，工作與思維被頻繁打斷，這增加了財務人員的工作負擔，帶來了巨大壓力。

3.經費簽批效率低

國內高校普遍采取“一支筆”簽字審批制度，也就是院系和部門領導負責經費的簽字審批，分管校領導負責行使大額經費支出的審批權，這種經費簽批管理制度一直被各大高校沿用至今。一般來說具備審批權的領導還要負責教學、科研以及行政等工作，業務量很多，領導簽字則成為一件難事，已簽批的報銷單只要在報銷過程中被拒，報銷人就需要再次讓領導簽批，從而導致報銷人的時間被浪費。

4.會計軟件的預算控制效果差

高校資金來源途徑很多、范圍很廣，加之財務管理制度也更加嚴格和規范，讓高校財務管理與報銷業務也越來越麻煩，經費管理工作量一年比一年大。因為不同經費有著不一樣的使用用途，導致限制了經費的預算使用，沒有將各種經費的要求及使用范圍明確下來，財務人員進行核算的過程中，尤其是看各種經費是不是滿足預算的要求，如此一來增加了財務人員的工作負擔。此外高校使用的會計管理軟件無法將某項支出是否超支預算數識別出來，必須由財務人員手工摘錄各項支出，同時進行合并計算，才能確定其是否存在超支，能否滿足預算要求，尤其是時間周期長的項目，會耗費財務人員大量的時間。所以，為讓預算指標更加細化，并讓核算過程中預算控制得到加強，實現工作效率的提升，高校應該進一步完善會計信息系統。

二、高校財務報銷流程優化的建議

近幾年網絡技術發展速度很快，并廣泛的應用于各行各業，高校也要借助現代信息技術，在信息管理技術與網絡技術的支撐下，對財務報銷流程進行優化，實現財務管理水平與服務效率的提升，讓財務管理模式更加完善。高校財務報銷流程構架圖如下所示：

1.智能排隊系統

該系統不僅具備排隊叫號的功能，也有著智能化的特點，具備短信提醒與網上預約的功能。其中短信提醒功能為報銷人員在財務報銷大廳，通過智能排隊機領取號牌，之后報銷人將自己的手機號碼留下，在將要輪到自己報銷以后，系統可以通過報銷人留下的手機號碼，提前為其發送信息，這樣報銷人員不需要在現場等待，節省了時間。而網上預約功能為報銷人員利用財務信息化平臺的預約報銷模塊，根據自己的情況確定報銷時間、報銷單據數量等，在財務人員應約后則直接到財務處進行報銷，減少了往返時間與現場等待時間。

2、遠程網絡報銷系統，實行無紙化網上簽批。可將網絡報銷模塊設置在財務信息化平臺，報銷人能夠提前把報銷票據拍照并上傳，將電子報銷單填寫好，并提交報銷經費的編號，系統按照經費預設的審批權限，自動向審批人提交簽批，審核人通過電子簽名等技術，直接在網上進行簽批，同時為財務審核提交，由審核人員審核報銷單，如果單據材料不齊全或有誤，可退給報銷人，要求其將材料補充完整。如果通過審核，財務人員則將報銷單打印出來，同時制作待批記賬憑證，報銷人則于預約期限內為財務部門的網絡報銷窗口提供原始紙質材料，不用排隊等待，可直接辦理。財務人員要嚴格審查，確保原始憑證和上傳原始憑證保持一致，審查合格則將待批記賬憑證打印出來，由出納把報銷款轉給報銷人。

3.報銷與預算

借助財務信息化平臺與網絡報銷系統，加強對預算管理的控制，讓預算系統與財務報銷系統有效對接。一是報銷人在系統查詢經費的過程中，可以為其提供經費預算明細與經費實際使用狀況；二是報銷人在網絡報銷平臺上進行報銷，可以為其提示經費使用狀況，如果存在超限額支出的情況，則會給予超支提醒，同時不能通過；三是財務人員將記賬憑證錄入進去以后，可以及時了解所有支出比例使用狀況，不需要手工摘錄計算明細，這樣工作效率很高，讓經費核算更加精細化，可以有效控制各項經費。

4.移動查詢與審批功能

當前手機移動終端已經十分普及，手機APP軟件功能越來越完善，移動辦公的出現提升了工作的效率。對此，高校要將現代信息技術充分利用起來，在校園網APP軟件中融入財務查詢與網絡報銷模塊，為用戶提供移動查詢與審批功能。如此一來，經費管理者可以實時查詢經費使用狀況，不再受到時間與空間上的限制，上級領導也能隨時在網上審批各項業務，不再需要像以往那樣采取面對面的授權審批制度，工作效率極高。

三、高校財務報銷流程優化的保障措施

第一，信息化環境下對高校財務報賬流程進行優化時，計算機信息系統與校園網絡是基礎，所以必須確保信息系統的穩定與安全運行。高校在優化財務報賬系統的過程中，需要全面考慮到病毒、黑客等對系統帶來的威脅，及時將防范措施落實到位，重要資料必須做好備份。此外在設置高校報賬系統的權限時，必須以相關審批權限為準，減少操作風險。第二，因為優化后的財務報賬流程不同于傳統流程，所以不僅要有專業技術支持，也要根據信息化的報賬流程的特點，制定并實行與之相應的規章制度。比如對于不同層級的網上審批權限，由于便于操作而忽略系統的提示，隨意進行審批而造成風險，對此要作出具體明確的規定。

第三，新的財務報賬流程相比于傳統報賬，其主要以信息系統為載體開展工作，要求報銷人員應熟悉和了解網上操作流程，掌握一定的計算機知識。但是由于高校財務部門的工作人員年齡結構普遍偏大，加之習慣了傳統的財務報銷模式，很難及時掌握到信息化報賬系統的操作方法。所以高校必須盡快組織開展培訓教育工作，擴大宣傳范圍和力度，確保將信息化財務報賬系統的作用最大限度發揮出來。

三、結語

總之，高校對現代信息技術的應用應該循序漸進，要考慮到一些老教職員工的情況，因為他們不熟悉網絡信息技術的應用，所以不能直接取消傳統財務報銷模式，要同時實行網上報銷與傳統面對面報銷，給他們一個適應期，并非是一來就運用財務網絡遠程服務平臺。在數字化與信息化進一步發展與應用的過程中，要逐步實行無紙化財務遠程管理與服務系統。這樣一來，高校可以真正解決財務報賬效率低、等待時間較長的問題，減輕財務人員的工作壓力，實現報銷效率的提升，避免出現“報銷難”的問題。同時還實現了財務數字化管理水平的提升，有效防范了教育資金使用風險，從而為高校的健康發展提供可靠保障。

資金項目：

山西大同大學校級項目資助，項目編號：2015K9。

參考文獻：

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［3］黃靜，王馨，邢紅.高等學校財務管理信息化建設研究［J］.山東建筑大學學報，2014，（02）：195-199.

［4］強影.高校應用網絡報銷新途徑的研究［J］.會計師，2013，（21）：55-56.

（作者單位：山西大同大學計財處）