淺談質量體系對設備檔案管理工作的積極影響

朱光明（江西銅業集團公司 永平銅礦，江西 鉛山 334506）

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淺談質量體系對設備檔案管理工作的積極影響

朱光明
（江西銅業集團公司 永平銅礦，江西 鉛山 334506）

摘要：企業檔案管理工作通過借力質量管理體系運行，不斷強化企業內部管理職能，加強關鍵環節過程控制，提升了檔案管理水平，針對永平銅礦“設備檔案歸檔難”等問題，通過加強制度管理，強化各職能部門溝通協調及設備檔案歸檔過程控制，促使設備檔案歸檔率達100％。

關鍵詞：質量管理體系；檔案管理；過程控制；設備檔案；設備檔案歸檔

1　引言

隨著社會發展，科學技術進步，各種設備儀器不斷進入企事業單位。要充分發揮設備儀器在建設中的作用，必須做好設備檔案管理工作，使設備檔案的管理適應不斷變化發展的時代要求和工作需要，針對現階段設備檔案材料的新特點和設備檔案管理工作中的新問題，必須探索出設備檔案管理的新思路。為此，在設備檔案管理工作中引入質量管理體系有著極其重要的意義［1］。

永平銅礦質量管理體系［2］緊圍繞礦生產經營中心，強化關鍵過程控制［3］，著力開展“樹標桿”活動，優化內審方法，進一步發揮質量管理體系功能，為永平銅礦全年各項生產經營目標的實現提供有力保障。尤其是通過開展“提高設備檔案歸檔率”樹標桿活動，使設備檔案管理工作在質量管理體系中實實在在受益，徹底解決了“設備檔案歸檔難”這一企業檔案管理工作中普遍純在的老大難問題。通過一系列的卓有成效的科學而細致的溝通協調工作，促使企業設備檔案歸檔率達100％。

2　永平銅礦質量管理體系的運行

2.1質量管理體系運行的組織

為了加強質量管理體系運行的組織領導，永平銅礦成立了以礦行政一把手為組長，主管副礦長為副組長，相關人員為組員的質量管理體系運行管理領導小組，并做到目標明確，層層落實，抓到實處。

質量管理體系運行的重點是圍繞礦山生產經營中心，扎實開展質量管理“樹標桿”活動。結合礦山機構調整、體系文件和技術標準的修訂，進一步梳理和優化管理流程，編制好過程控制文件，不斷提高體系持續改進能力特別是糾正和預防措施運用能力。

2.2全員參與，建立和完善質量管理體系

永平銅礦下屬各單位、部室領導為抓好體系運行工作，重視全員參與，組織員工想辦法、出主意，提高員工工作主動性，把質量管理體系融入在員工每項工作中。增強了質量意識，制定出更具科學性，充分反映本單位、部室的生產指標和管理職能；在目標制定過程中，結合內審及外審提出的建議進行修訂；各單位負責人親自參與質量目標的制定并把好質量關，推進本部門管理水平的提升。

2.3開展質量管理體系年度“樹標桿”活動

永平銅礦質量管理體系緊緊圍繞礦生產經營中心，強化關鍵過程控制，著力開展“樹標桿”活動，分別在各采礦場、物供中心、汽修廠、檔案館、機動部等單位、部室開展了“抓好安全生產管理”、“提高備件供應質量”、“降低礦用大車返修率”、“提高設備檔案歸檔率”等樹標桿活動，相關單位認真制定實施方案，積極開展落實，將“樹標桿”活動作為一項重點工作來抓，優化了內審方法，進一步發揮質量管理體系功能，大大提高了工作效率，為礦全年各項生產經營目標的實現提供有力保障。

2.4質量管理體系運行嚴格內審，限時整改，確保閉環

質量管理體系的運行最終要進行有效性的評審。審核目的：跟蹤礦質量管理體系持續的符合性和有效性。審核方法：采用個別交談、查閱文件、現場察看及個別演練等方法來獲取審核證據［4］。

在對各單位、部室質量目標跟蹤審核中，對于沒有做到的視為實施性不合格，對于做了卻沒有效果的現象視為效果性不合格。認證部門開出相應的不合格項報告，列出存在的主要問題；并提出糾正措施及要求，限時整改確保閉環。

3　企業檔案管理在質量管理體系運行中得以完善

文件材料的歸檔問題一直困擾檔案管理工作。盡管建立了相對完善的制度，但實施起來卻并非一帆風順，屢次下文，反復強調，最后效果還是不盡人意。就歸檔制度來說，這些年來我們通過各種形式的宣傳和實施，可操作性卻總是差強人意。特別是設備檔案［5］的歸檔，每年采購了哪些設備，什么時候到貨，什么時候開箱驗收，哪個單位使用等等，檔案部門一無所知。設備檔案隨機來的文件材料基本都流失在個人手中，要不丟失；要不藏著掖著，居為個人私有。經常是設備出現了問題，需要設備檔案卻無處可查。

自開展質量管理體系審核以后，檔案部門針對設備檔案隨機文件材料的歸檔問題，找到了借力點—質量管理體系。以質量管理體系為主導，制定設備檔案歸檔質量管理流程圖（圖1）如下：

圖1　永平銅礦設備檔案歸檔質量管理流程圖

3.1定制度，下文件，完善檔案部門質量管理體系目標

首先定制度，下發了江銅集團永銅檔字〔2007〕32號“關于印發《永平銅礦工程竣工、設備開箱、科研成果驗收材料歸檔制度》的通知”。對設備檔案歸檔文件材料完整準確、及時歸檔，檔案管理員及時參加設備開箱驗收，設備檔案歸檔率達100％等寫入質量管理體系目標，將質量管理體系融入到檔案管理員的工作中。作為檔案管理工作標準必須去做，否則就不符合質量管理體系的要求。這就使設備檔案歸檔制度充分地落到了實處。

3.2捋順關系，重視過程控制，確保設備檔案及時歸檔

檔案部門明確了質量目標，對過程控制非常重視，設備檔案歸檔過程：設備采購文件—設備到貨—設備開箱驗收—設備檔案歸檔—設備檔案利用。這個程序是一個有機的整體，環環相接，缺一不可。有些過程涉及到其它科部室，如計劃部、機動部等，原來設備計劃部門、設備管理部門與檔案部門溝通少，很多問題得不到及時發現，等發現時卻又錯過了最佳補救時機，造成較大的損失。案例一：永平銅礦下屬某基層單位進行設備年終檢修時，技術人員來檔案室借閱某臺《SD32W推土機維修說明書》，場檔案人員未找到檔案資料，隨即向檔案館反映，檔案館也未查到資料，經查，在該設備開箱驗收時，檔案人員不在埸，該臺設備隨機資料下落不明，由于設備資料缺失，給設備生產維護造成很大損失。因此，永平銅礦檔案館針對問題，捋順關系，主動介入，協調溝通。抓源頭，重過程，有結果。檔案部門領導帶領檔案管理員逐個科、部門一一落實，逐步完善設備檔案管理。

3.2.1過程控制之一：計劃部

針對檔案部門不知道“每年采購了哪些設備？”的問題，首先要求計劃部，綜合計劃部負責將公司每年批復的固定資產投資計劃、固定資產投資調整計劃和礦維簡計劃上報檔案館。原來似乎和檔案部門無關的文件，在開展質量管理體系后，下發文件時也要單獨發給檔案部門，設備檔案歸檔有了目標，檔案部門就知道每年采購哪些設備、每臺設備總投資多少、哪個單位使用等等文件上一清二楚。

3.2.2過程控制之二：機動部

設備到貨，開箱驗收由機動部管理。檔案部門應主動與機動部門溝通，從貨源抓起，機動部門要及時通知檔案部門管理員參加設備的開箱驗收。設備到貨，經辦單位要及時通知檔案館，檔案館接到設備到貨開箱驗收通知后，按照江銅集團永銅檔字〔2007〕32號“關于印發《永平銅礦工程竣工、設備開箱、科研成果驗收材料歸檔制度》的通知”的要求及時派員參加，檔案人員沒有到場一律不準開箱，開箱后對照裝箱單核對無誤后各相關人員必須在《江銅集團/股份公司設備驗收清單》上簽字。設備檔案隨機文件材料先歸檔，后借閱；無檔案部門簽字，供貨方到財務部門拿不到貨款。過程控制得到實實在在的加強，質量管理體系的得到有效運行，設備檔案管理過程控制暢通，為提高設備檔案的歸檔率、完整率、準確率和歸檔文件質量發揮了重要作用。

3.2.3過程控制之三：檔案館

檔案部門也改變了工作作風，積極主動了解掌握有關設備檔案形成信息。了解設備檔案的來龍去脈，對一年進多少臺設備，每月進多少臺設備，做到心中有數。及時主動上門跟蹤，改變以往按部就班，被動等待；做到端口前移，跟蹤管理，及時參加設備開箱驗收，并依據裝箱單核對設備隨機文件，若不齊全、不完整，就不簽字（設備驗收清單），直到設備供貨商提供資料齊全為止。保證設備檔案歸檔齊全、完整。

3.2.4過程序控制之四：財務部

財務部門規定，設備驗收單若無檔案部門簽字，財務部門不付給供貨方貨款。這一環節確保設備開箱驗收時檔案管理人員參與及促使供貨方確保資料的完整、齊全。

4　永平銅礦質量管理體系在設備檔案管理工作中進一步落實

隨著質量管理體系工作的開展，為了強化關鍵過程控制，永平銅礦又著力開展“樹標桿”活動，將“樹標桿”活動作為一項重點工作來抓，分別在檔案館、機動部等單位、部室開展了“提高設備檔案歸檔率”、“提高備件供應質量”等樹標桿活動，相關單位認真制定實施方案，積極開展落實。將設備檔案歸檔制度化管理、標準化管理進一步加強，檔案館又下發了江銅股份永銅檔字〔2009〕102號關于下發《永平銅礦設備儀器檔案管理若干規定》的通知，強化了設備檔案歸檔范圍及內容、歸檔流程及要求等。機動部同時將設備管理過程寫入了質量目標，明確了設備安裝前由機動部組織使用單位、檔案館、施工單位等相關部門對新到設備進行開箱驗收，認真檢查設備質量，核對與設備安裝有關的技術文件資料，清點裝箱單所示零部件、工具、附件等是否與合同相符；及時處理不符合要求的問題；開箱驗收合格后，相關設備的圖紙、說明書等技術資料按礦檔案管理規定全部交付礦檔案館登記存檔。

多部門協調合作，多溝通、勤跟蹤：下文—到貨—驗收—歸檔等，環環相扣，一個都不少，一個也不能少。科部室之間工作形成了一條工作鏈，質量體系是鏈子上的扣，質量體系和檔案工作之間形成了完整的無縫鏈接［6］。

5　結束語

通過企業質量管理體系運行，強化了企業內部管理職能及關鍵環節過程控制［7］，使企業管理更上了新臺階。永平銅礦針對檔案管理工作中存在“設備檔案歸檔難”的問題，將企業質量管理體系引入到設備檔案管理工作的個各環結，加強以機動部門為主的各相關部門的溝通協調，強化由檔案人員參與的設備管理環節的過程控制，嚴格監控購進設備隨機資料情況，使企業設備檔案管理工作得到進一步完善加強。徹底改善了以往設備檔案管理混亂的狀況，杜絕漏檔，檔案不全及歸檔不及時的情況，為企業設備檔案管理和使用的正常進行提供了保證。隨著企業發展，設備檔案管理工作中會遇到各種管理問題，引入質量管理體系，對企業設備檔案管理工作有著深遠的積極影響。

參考文獻：

［1］李正寧.設備檔案管理問題之思考［J］.檔案與建設，1993，4:34-37.

［2］鄧衛華.質量體系認證與全面質量管理（TQM）［J］.冶金標準化與質量，2002，2:31-33.［2］［3］任午令，何偉，楊勇勤，何志均.管理過程控制系統:工作流思想的一種新的應用模式［J］.計算機研究與發展，2001，3:334-340.

［4］李悅，葉萍.企業內審工作中的問題與措施分析［J］.時代金融，2015，2:134+136.

［5］李思宏，劉兆義.建立動態設備檔案管理系統［J］.設備管理與維修，2006，8:6-9.

［6］張勤，陳鑫，朱曉敏，等.檔案工作質量管理體系有效運行方法探討［J］.人民長江，2012，S1:202-204.

［7］張霞.強化過程控制實現目標成本［J］.水利水電工程造價，2008，3:51-53.

A Brief Introduction to the Positive Effects of Quality Management System on the Equipment File Management

ZHU Guang-ming
（Yongping Copper Mine，Jiangxi Copper Corporation，Yanshan 334506，Jiangxi，China）

Abstract:Enterprise file management work runs with the assistance of the quality management system，increasingly strengthening the internal enterprise management function，enhancing the key process control，and improving the file management level.In view of the current problems of equipment filing at Yongping Copper Mine，this mine strengthened the system management，communication and coordination of different departments，and the equipment filing process control，realizing 100％ equipment filing rate.

Keywords:quality management system；file management；process control；equipment file；equipment filing

中圖分類號：G271

文獻標識碼：C

文章編號：1009-3842（2016）02-0016-03

收稿日期：2015-11-27

作者簡介：朱光明（1965-），男，江西余干人，本科，主要從事設備管理和檔案管理工作。E-mail:shandianzhgm@163.com