秉承服務理念，遵循規范化要求

摘要：時代的發展和信息技術的進步，使現代基層檔案管理較之以往發生了深刻的變化，信息化時代在為檔案管理工作提供了充分便利的同時，也為基層檔案管理工作提出了更高的要求。因而，基層檔案管理工作首先需要增強意識培養，樹立服務理念，其次還要加強人員培訓，實現管理規范化。這是現代基層管理工作的重點，也是工作的核心。

關鍵詞：服務；規范化；基層；檔案管理

信息化時代在為檔案管理工作提供了充分便利的同時，也為基層檔案管理工作提出了更高的要求。因為，“檔案管理的基礎工作主要包括建檔管理、案卷組織和技術整理，保管單位的登記、編號及館藏組織以及檔案的登記、編號及館藏組織以及檔案的著錄和標引等。這些基礎性工作直接影響到檔案現代化管理的進程。”[1]可以說，基層檔案管理工作是檔案現代化管理的基礎。

一、增強意識培養，樹立服務理念

基層檔案管理工作是基礎性的、重復性的，很容易讓人產生枯燥感，因為基層檔案管理工作的基礎性，檔案管理人員很難在既定框架下進行工作突破和工作創新，也同時導致了很難做出顯而易見的突出的工作業績，使檔案管理人員獲得源自于工作的成績感，這就導致檔案管理人員難有工作的積極性和創造性。而在另一方面，基層檔案管理工作又是重要的、細致的，因為基層檔案管理工作是檔案現代化管理的第一步，其在工作中對檔案整理的科學化、細致化、全面性、系統性水平將直接影響到檔案資料的完整性和系統性，基層檔案整理過程中的規范性和專業性，將直接影響日后檔案查找的精準、快捷程度，基層檔案管理并不是一個簡單的下載、打包、裝訂過程。

在基層實際工作中，因為工作的基礎性和枯燥性，基層檔案管理工作人員的流動性大、不穩定性強，往往是剛剛學會并熟悉了業務就進行了工作調整，從而影響了工作的延續性。然而，“檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。”[2]即使是長期從事基層檔案管理工作的人員，也容易因工作的重復性而出現厭煩情緒，影響了工作效率和檔案管理工作的精確度，為日后的檔案查找等工作帶來不必要的困難。因而，如何增強基層檔案管理人員的工作積極性就是一個非常重要而嚴肅的問題。

實際上，將基層檔案管理工作在意識和態度上定位為服務性工作，而不是行政性工作是轉變這種尷尬的可能路徑。基層檔案管理工作在某種意義上說也是一種服務工作，為其他單位和個人查找有價值的信息，進行信息的有效搜集和匯總服務，比如，在醫學領域，建立患者個人檔案就具有十分重大的意義，一方面是對患者治療的意義，另一方面也在醫學研究上具有重要的參考作用。服務，其目的是為了實現服務對象的價值目標，當在確定治療方案和重要醫學突破中應用到了檔案信息的時候，也就是基層檔案管理工作人員間接的為此做出了重要的貢獻，也就實現了自身價值的最大化。以此為基礎，基層檔案工作人員也會在這個過程中知道工作的意義，實現自身的價值，從而能夠提高工作的積極性。因此，要使基層檔案工作人員在思想意識上樹立起服務而非管理的理念，是現代基層檔案管理工作的一大核心內容。

二、加強人員培訓，實現管理規范化

基層檔案管理工作看似簡單，實則復雜，對檔案管理人員的個人素質和業務水平都有很高的要求。為提高現代檔案管理的規范化要求，基層檔案管理人員需要對檔案資料的內容、內涵有深刻的了解，對檔案分類條目和檔案類別有系統的把握，能夠理性而準備的辨別檔案的重要性及留存價值。“提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個基礎工作都要按照統一的程序和科學的方法進行。”[1]因而，在基層檔案管理工作過程中，只有在每一個操作過程中都符合標準化、規范化的要求，才可能最終實現快速、精準的檔案查找和檢索，才能實現檔案在存檔管理和編碼上的唯一性。可以說，遵循規范化要求是現代檔案管理工作中的重中之重。

基層檔案管理規范化其實涉及到方方面面的內容，拿案卷材料質量舉例來說，檔案的價值的高低一方面由案卷本身的內容來決定，另一方面以案卷是否完整，存檔是否科學來決定，在這方面，案卷材料質量對于檔案價值具有決定性影響。在基層檔案管理工作中，能夠影響案卷材料質量的因素，從本質上來講就是是否進行了科學的分類，是否進行了科學的關鍵詞提取，從而方便檢索，“必須要注意解決好文件的鑒別和立卷方法問題，以便于檔案在規范標準化管理中的分類和檢索，從而充分發揮檔案的價值作用。”[3]

應該說，檔案管理是一門具有科學性和研究性的學科，檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管每一項都有嚴格的規范化要求，都需要首先進行學習和培訓，充分了解、長期實踐，才能在工作中游刃有余，因而，加強對基層檔案管理人員的培訓，“積極推行人館（室）檔案的標準化齊全，保證檔案歸檔和進館檔案的完整，并積極維護全宗和全宗群的完善性。”[4]只有積極做好培訓工作，并使基層檔案管理工作人員將在培訓中學到的理論應用在工作實踐當中，不斷摸索、不斷提高，才能實現遵循檔案管理規范化和標準化的要求，從而做好檔案管理工作。

【參考文獻】

[1]王巖.基礎檔案工作與現代化管理[J].煙臺教育學院學報，2004（03）：92-93.

[2]張小玲.機關檔案管理基礎工作存在的問題及對策[J].山西檔案，2011（S1）：31-32.

[3]汪智敏.論堅持科學發展加強檔案基礎工作建設[J].才智，2009（14）：177-178.

[4]廖虹.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2014（06）：53-54.

作者簡介：代興仙，1982年02月18日生，女，漢族，昆明市盤龍區金辰街道辦事處初級助理管員。研究方向：檔案管理。