新常態下檔案數字化問題研究

葛吉靈

摘 要：本文對在新常態下檔案數字化，應解決的主要問題做了剖析，進一步明確了怎樣解決還原原件，保存數字化的成果及加工存儲的成本和有效管理等幾個方面，對做好檔案數字化提供有益的幫助。

關鍵詞：新常態；檔案數字化；研究

在信息化高速發展和利用的時代，檔案數字化工作中存在這許多問題，在工作中最影響檔案數字化成果的問題主要有，怎樣保證數字化檔案的能夠忠實地還原原件，怎樣保證數字化檔案的長期保存，怎樣減少數字檔案加工、存儲和利用的成本，怎樣對數字化檔案進行管理是檔案數字化值得研究的課題。

一、科學管理，確保數字化檔案真實反映原件面貌

紙質檔案數字化工作目的。一是長期保管，即“替代性保管”，使用數字化復本替代原件長期保存和使用和“復本保管”即為重要檔案原件制作異地保管的數字化復本。二是以利用為目的的檔案數字化同樣區分為兩種情況：網絡利用和非網絡利用。非網絡利用范圍相對有限，主要集中在文獻資料的出版和發行；而網絡利用是數字化檔案利用的主要形式。

檔案數字化以利用為主。無論是利用還是保管，圖像格式必須具有良好的還原性、安全性，即識讀、顯示出來的數字文件在內容上應與原件完全一致，能夠通過數字簽名等技術固化數字文件的內容，防止保管、利用過程中的信息篡改。此外，所選格式必須預期較低的遷移頻率和遷移損耗，否則，數字檔案會隨信息遷移而失去原真性，甚至成為無法利用的“數字垃圾”。目前很多地方的數字化圖像以黑白和灰度圖像為主，彩色圖像多用于照片檔案，且分辨率很低。各檔案館進行數字化加工時，基本上遵照“紙質檔案掃描方式主要采用黑白（二值）方式掃描。當黑白方式掃描清晰度較差時，采用灰度方式掃描，灰度方式一般采用256灰階。……照片檔案掃描方式可選擇彩色或者灰度兩種方式掃描”的原則進行，采用的圖像格式以TIFF/G4、TIFF/LZW、JPG和PDF為主。對于普通紙質檔案，其掃描分辨率一般定為150dpi左右，部分檔案館標準更低，只有50～100dpi。照片檔案掃描分辨率一般定為300dpi左右。

二、嚴格管理，確保數字化檔案安全長期保存

數字化文件的要長期安全保存，主要抓好管理系統的保護和維護和文件格式的制度化標準化。

（一）建立起一個能夠承擔長期數字檔案長期維護的一個可信數字倉儲TDR系統。傳統的檔案管理系統顯然已經無法滿足這樣的需求，而OAIS參考模型是數字倉儲和數字保存領域重要的國際標準，為數字資源保存提供了全面一致的框架。TDR遵循這一模型，有利于在一個統一的概念、術語和模型框架下，進行TDR的規劃建設，易于開展分布式TDR之間數字資源的共享，以及規范化的管理和發展。在TDR中，一個非常重要的功能就是對AIP的維護、更新、技術仿真以及遷移。要做到這點，必須從標準規范和技術手段同時入手。技術標準的是一個不管地自我進化的一個實體，我們在建設TDR時需要考慮到對原有標準的繼承和過度，我們應當關注虛擬化技術。

虛擬化技術不僅僅能夠為我們節省運維成本，在TDR系統中，更為重要的功用是能夠對原有的系統環境進行模擬和測試，使得我們面對突然的技術升級時有充分的適應期和緩沖期。目前，我們已經全面對服務器進行了虛擬化，未來將對存儲系統進行虛擬化，通過計算資源和存儲資源的統一虛擬化，通過內容管理平臺進行系統管理，為構建TDR系統打下一個良好的基礎。

（二）采用開放的格式標準，規范制度管理。標準規范方面我們認為國家檔案局頒布的《電子文件長期保存版式文件技術規范》是一個非常好的起點，它從標準的角度明確了電子文件的長期保存格式，為未來我們統一歸檔格式打下了一個良好的基礎。不足之處在于僅規范了原生型電子文件的格式規范，而未對其他類型的電子文件的格式規范做出要求，所以盡快針對數字化加工的格式標準和規范進行重新修訂和增補非常重要。同時在標準的制定上，應積極地參與國際標準的制定。用制度來規范數字格式的標準，確保標準不走樣。

三、多家競爭，科學選擇，減少成本，保證質量

一是外包公司要多家選擇。最好通過服務外包的形式大力培育中介機構來完成此項工作，以某市為例，該市已有檔案服務中介機構30多家，是一個完全競爭性的市場。在一個完全競爭性的市場狀態下，商品的價格會自發地限定在一個價格范圍之內，而且價格是比較低廉的。該市紙質檔案數字化加工的成本約每頁0.25元（包括了前處理、加工、質檢等環節）。通過市場的完全競爭使得我們在數字化加工上的成本降到了一個相對合理的位置。但隨之而來的問題在于，眾多的中介服務機構出于對市場的爭奪以及自身業務素質等因素，會出現惡性壓價以及加工質量較低等問題，而行政許可法的設立使得檔案局無法限制這類服務機構的市場準入。做法是對中介服務機構采取登記備案制度。同時，考慮今后將定期發布對中介機構服務水平和質量的分析評定報告，以期各家服務機構提升自己的業務素質和服務水平。

二是采用了簡潔Djvu各式，極大地節省了存儲資源。該市完成約XX個全宗約800萬頁檔案的掃描，而僅占據了大約600GB的磁盤空間，由于采用了虛擬服務器，能夠非常靈活地分配存儲資源，所以我們的存儲系統資源利用率非常高。由于Djvu文件小，便于在網絡快捷利用，完全能夠滿足在1Mbps帶寬的ADSL線路上的瀏覽和傳輸。采取多家競爭，科學存儲可在合理的范圍減少成本，為推進檔案數字化打下基礎。

四、規范管理數字化了的檔案，是檔案數字化的重要環節

有效地管理數字化檔案是一個非常重。從電子文件的定義去分析，紙質檔案數字化文件也可被視之為一種電子文件。既然是屬于電子文件，那么紙質檔案數字化文件也應當要遵循電子文件的管理模式，也同樣要遵循電子文件管理的原則，也同樣要前端控制、全程控制、全過程元數據記錄和行為跟蹤記錄。目前部分的數字化文件的管理不到位，主要原因是不規范。

一是加強混合式檔案管理。 在ICA發布的《電子文件管理系統建設規范及功能需求》中，明確地提出了ERMS系統要能夠進行混合式檔案管理。所謂混合式檔案管理，就是指能夠對原生型電子文件、間接型電子文件以及實體檔案進行統一的管理。同時，在建設ERMS系統時，我們要考慮各類安全措施的應用，如訪問控制、數字簽名、防擴散的使用。通過構建一個安全的系統環境來保證其產生和管理的電子文件，無論是原生型的，還是間接型的，在未來都能夠保證其憑證作用。

二是存儲系統的法規建設。盡管目前我們國家還未出臺類似于塞班斯法案SOX或者美國聯邦健康保險攜帶和責任法案HIPAA，要構建一個安全的軟件系統環境，如何構建一個安全的、遵循法規的硬件系統環境同樣值得關注。

五、結語

在新常態下，檔案數字化成為不可逆轉的趨勢，對其在數字化過程中存在問題的研究，為提升檔案數字化的質量、存儲和管理及利用有著重要意義。