淺議ERP系統在電網工程竣工決算管理中的應用

王湔璋

淺議ERP系統在電網工程竣工決算管理中的應用

王湔璋

傳統電網基建工程竣工決算往往是在工程竣工投產后再著手開展竣工決算的編制工作，且涉及計劃、物資、合同、設備、資產、財務等眾多業務及相關部門，各業務之間的管理要求和信息無法進行有效共享，從而制約工程竣工決算的編制水平。如何借助ERP系統將特高壓電網基建工程竣工決算從事后編制變為事中管控，有效整合各業務部門信息，按時高質量地完成竣工決算報告和資產劃轉工作，是當前亟待解決的竣工決算管理難題。

ERP系統；跨區電網工程；竣工決算管理

一、問題的提出

在第一條特高壓輸變電電網建設過程中，由于項目業務流程尚未明晰，前期也未曾出具相應的業務規范，容易在業務處理過程中產生原有信息系統與實際過程數據不一致的情況。另外特高壓輸變電工程被動的使用舊的項目架構，使剛剛上線的ERP系統在現實工作中較多的只是作為賬務記錄和管理的應用軟件使用，未能從根本上發揮ERP系統的高度集成性能和過程投資控制的線上管理；在合同管理方面，部分施工單位申請進度款時僅是上報大包合同的合計總額，未按照工程架構的明細項進行單價或總價的合同拆分，造成業務數據掛接不嚴謹，在事后編制竣工決算時數據核查難度加大，并對項目后續的轉資產生較大影響。

二、ERP在特高壓跨區電網工程竣工決算管理中的應用

1.對原有工程WBS結構進行調整。依據標準資產清單的基礎，在充分調研項目初設概算、項目標準架構規范和ERP系統現有架構等相關文獻基礎上，由建設管理單位組織現場建設專家和運行管理專家進行了ERP系統標準WBS架構模板編制工作.并根據電網工程建設預算編制與計算規定中的相關要求，在項目初級階段，要求設計單位進行報價分解，按照特高壓輸電工程的實際拆分設計架構固化至ERP系統中，即將所有施工合同拆分至WBS的最底層。并在進度款支付中，將施工合同單價和總價部分分別與工程架構進行逐一關聯，實現進度款的完全分解與工程投資全過程的線上管控。

2.工程竣工驗收時，自動形成現場驗收清單。針對已發生業務的WBS分別建立與資產WBS標識、WBS費用類型及資產類別編碼的對應，并固化于ERP系統中，以便于現場驗收清單、生產準備費清單、備品備件及重點低值易耗品清單的數據自動導出，并可將線外更新審核后的現場驗收清單重新上載。減少重復核對資產設備數據的人力物力，同時也避免手工填制現場驗收清冊出現錯誤概率的業務風險。

3.費用分攤與資產價值自動歸集基建項目驗收完成和合同結算完成后，并且在項目成本已完全入賬條件下（項目狀態顯示“關閉”，并確保后續不再發生成本費用），由財務人員收集完成相關竣工決算原始資料，全面檢查和梳理各級WBS架構下合同、采購訂單的掛接層級、狀態、金額，并核對各級WBS工程成本，最后遍歷WBS設置參數，制定費用分攤規則。依次對建筑——待攤費用、建筑——基礎、材料（非資產類）、安裝費用、其他費用進行分攤，實現資產價值的自動歸集。

4.建立ERP系統輔助決算轉資功能。建立了ERP工程預轉資和決算轉資功能，預轉資功能更具體包括項目成本重分類，預轉資批次創建、維護，預轉資資產選擇，價值確定，數據確認及過賬等功能；決算轉資功能包括費用分攤，資產價值歸集，竣工決算報告系統出具，編制和上載，竣工決算報告逐級在線審批，竣工決算報告審批通過后系統自動關閉項目等功能，以防止工程決算后反復開口、切實提升特高壓跨區電網工程竣工決算的業務水平和工作質量。

三、工作成果亮點及差異分析

1.“ERP系統支撐跨區電網工程竣工決算”最大的亮點是以支付為核心向以資產為核心的轉變。“ERP系統支撐輸配電工程竣工決算”將項目建設過程看作是資產形成的過程，并根據資產管理階段所需的所屬項目、類別、采購來源等關鍵信息，前移到項目設計階段，以資產為核心建立WBS架構，真正實現工程項目實施與資產建設的無縫集成。確立了資產與WBS的對應關系，把WBS細化到固定資產目錄及其重要組成設備層級，明確了設備與安裝費用的對應關系，貫徹以標準化資產卡片為核心的理念，通過將項目結構標準化及將規范化的項目建設標準固化至ERP系統，以實現系統輔助竣工決算目標。

2.線內外竣工決算報告差異分析

因此送端換流站竣工決算報告的手工編制工作正在進行中，此送端換流站已成功應用ERP系統實現輔助竣工決算轉資功能，并已自動出具竣工決算報告。兩版報告間在工程成本、付款總數上預計保持一致，但明細數據預計存在部分差異。原因有以下幾點：

（1）系統出具的竣工決算報告行項目明細源自項目架構，決算金額源自工程成本，工程成本則源自合同明細數據。因此，前端業務人員在系統錄入的合同采購數據將直接影響線內出具的決算報告；而手工編制的決算報告則依附線下歸檔的材料,例如實物現場盤點的結果。前端業務人員在進行系統錄入時只能按照合同簽訂時的總數進行入賬，而無法按照實際結果在系統進行操作，因此兩版報告預計存在明細行項目數據的差異。

（2）前期為將某送端換流站系統架構調整為標準WBS架構，經過了多次的數據切換，包括WBS架構切換、業務數據的沖銷及重新入賬，以及合同的明細拆分，與原始數據預計存在部分差異。例如針對某送端換流站新舊物資類采購申請的切換，當時是由設計院按照明細架構進行數量和金額的調整，而服務類采購申請的切換是由前端業務部門按照明細架構進行調整，并未按照現場實際施工采購的數量和金額進行調整，由于采購申請的數據直接影響工程成本，因此也間接影響竣工決算報告的數據。

針對線內外竣工決算報告可能存在的差異，可待線外決算報告出具后，再通過系統出具一版線內決算報告，此時再將線內外報告進行詳細對比。在ERP測試系統中按照線外數據進行模擬調整，得出產生差異原因并在系統中完成調整，并出具詳細的差異分析報告。通過差異分析報告詳細闡述差異出現的具體原因，同時提出規避差異的解決方案，旨在針對未來新建工程出具系統決算報告的數據準確無誤。

總之，“ERP系統支撐跨區電網工程竣工決算”工作的實施和部署，是基于提高大型基建工程投資過程控制精益化水平、實現系統輔助竣工決算轉資目的進行的研究，首次實現了特高壓直流跨區電網工程在ERP系統中的線上輔助竣工決算和轉資。通過對該功能的深化研究和應用，不僅夯實了工程、物資、財務和資產的基礎管理，而且也彌補了工程及資產全壽命周期的管理空白，改進了管理短板，大幅提升了工程計劃、開工、物資/服務采購、合同、設備資產及財務管理人員的工作效率，極大的提高竣工決算的業務管理水平，保障特高壓直流工程竣工決算的效率和數據質量，為建設期形成資產順利移交運行單位提供技術保障。

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