會計檔案保管期限延長問題分析

柯燕萍

會計檔案保管期限延長問題分析

柯燕萍

由于機關事業單位執行的是預算會計類型，且不屬于經濟單位從而缺乏成本核算意識，從而隨著會計憑證、會計賬簿管理期限的延長，便能為財務審計提供更加廣闊的歷史視野，來強化對單位負責人的財務監督力度。隨著新辦法的實施，需要著力開展：結合單位事項來認識制度變遷、基于項目制破解人員接續問題、確保線上線下會計信息的閉合、制度創新來強化會計檔案保管等四項工作。

會計檔案；期限；問題；對策

隨著《會計檔案管理辦法》在2016年1月1日的執行，針對會計檔案保管的期限就分為了永久和定期這兩大類。其中，關于會計憑證、會計賬簿的管理期限延長至30年。盡管這只是對會計制度的一種調整，但會計為社會經濟服務，所以這一會計制度的調整也必將促進我國市場經濟體制的不斷完善。將視角聚焦于機關事業單位會計檔案管理。由于機關事業單位執行的是預算會計類型，且不屬于經濟單位從而缺乏成本核算意識，從而隨著會計憑證、會計賬簿管理期限的延長，便能為財務審計提供更加廣闊的歷史視野，來強化對單位負責人的財務監督力度。然而，隨著會計檔案管理辦法的出臺，也促使機關事業單位的會計檔案管理機制需發生調整。為此，本文將著重探討會計檔案保管期限延長后應注意的問題。

一、背景資料

為規范會計檔案管理工作，提高會計檔案現代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》)進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號發布了新的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱新《管理辦法》)，將于2016年1月1日起施行。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。新《管理辦法》明確將檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

二、問題的提出

（一）檔案人員的接續問題

在機關事業單位檔案部門工作常態下，如何解決檔案人員的接續問題應得到單位管理層的足夠重視。所謂“接續”可以理解為，在期限延長之后針對會計檔案的保管，如何建立梯度的接班機制。眾所周知，會計檔案因其所具有的保密性需要選派專人保管，那么在建立接班機制時就需要考慮到適合的人選，以及該人選是否在今后離開單位。特別在涉及到機關事業單位財政體制改造工作中，解決檔案人員接續問題則顯得更為緊迫。若是未能建立這種接班機制，將無法確保會計檔案錄入的有序開展。

（二）會計檔案的承載問題

會計檔案的承載問題主要指向，以怎樣的形式來記載會計檔案中的信息。需要強調的是，隨著會計檔案保管期限的延長，有效的信息記載和搜索途徑則成為單位管理層需要著手解決的問題。根據現有的經驗可知，會計檔案的承載手段主要包括：紙質和電子版等兩種類型。在會計電算化工作模式下，會計電子檔案構成了支撐檔案保管期限延長的主體。但這里也需要解決一個問題，那就是線下（紙質）和線上（電子版）會計檔案信息之間的閉合問題。

（三）檔案保管的組織問題

會計檔案管理的組織問題表現在，以怎樣的組織架構來適應會計檔案保管期限延長這一制度安排。從現有的組織管理辦法中可知，會計檔案保管工作并入到了會計管理工作之中。但隨著會計檔案保管期限的延長，確保檔案管理的連續性、檔案信息錄入的有序性等，都需要從專門的視角來面對。可見，當前這一問題也需要得到足夠的重視。

三、對策

（一）結合單位事項來認識制度變遷

《會計檔案管理辦法》在2016年1月1日執行，目前各機關事業單位正處于學習和自我工作調整階段。這里筆者需要指出，單純學習《辦法》的實施綱要，并無法促使單位管理層、檔案部門能深入解決自我工作調整問題。為此，需要結合單位的具體事項在問題導向下，來促使傳統會計檔案保管工作得到合理調整。本文以加強責任人財務監督為例來進行主題討論，那么作為檔案管理部門就需要針對預算資金的有效監管來從組織管理、人員配置等方面來適應《辦法》所規定的各項要求。

（二）基于項目制破解人員接續問題

針對會計檔案管理的永久和定期要求，若是以人員接班制度來解決期限的延長問題，或許并無法根本保證會計檔案資料的有序錄入。為此，這里提出了基于項目制來破解人員的接續問題。即在會計檔案管理的項目小組中，建立人員年齡結構上的層次性，以及構建“核心人員、輔助人員”的人事安排，這樣就能在團隊的力量下，破解個人因內外因素而導致的不穩定問題。而且，在這樣的團隊中因人員之間在年齡結構上存在梯度，所以也能解決檔案人員的接續問題。

（三）確保線上線下會計信息的閉合

在舊的會計檔案保管制度下，仍需確保線上線下會計信息的閉合，而隨著會計檔案保管期限的延長使得會計信息的錄入量顯著增加，就促使建立線上線下之間的閉合態勢更為關鍵。確保二者之間信息的閉合，仍需要從崗位意識和崗位能力建設上下工夫。若是會計檔案管理執行項目制之后，確保會計信息的閉合則可以通過增強信息復核機制來實現。

（四）制度創新來強化會計檔案保管

會計檔案信息不僅對于機關職業單位的財務審計起到支撐作用，還在機關事業單位中的反腐倡廉工作中發揮著重要作用。因此，隨著會計檔案管理期限的延長，單位應設立專門的紀律職能部門來指導和監督會計檔案保管工作。

四、小結

本文認為，隨著會計檔案保管期限的延長，需要從：結合企業事項來認識制度變遷、基于項目制破解人員接續問題、確保線上線下會計信息的閉合、設立部門來強化會計檔案保管等四個方面來對傳統會計檔案保管工作進行優化。

[1]周敬堂.對會計檔案保管期限偏短問題的探討[J].云南檔案,2011,(11).

[2]朱亞鵬.對現行會計檔案保管期限問題的探討[J].檔案與建設,2008,(7).

[3]陳洪遠.試論企業會計檔案鑒定銷毀中存在的誤區及對策[J].北京檔案,2010,(7).

福建省晉江市國土資源局）