探討如何做好國土資源檔案管理工作

張曄

摘要：國土資源檔案不只是以往國土資源管理過程的真實記錄，還是當前做好國土資源管理工作的重要信息資源和寶貴財富，也是國土資源管理中一項基礎性工作。因此，保管好和利用好這些檔案資料是非常重要的，對提升國土資源管理工作水平以及對自治區的經濟建設和社會發展有著極為重要的作用和意義。本文就國土資源檔案的管理規范化、資源數字化、信息服務網絡化建設的相關問題加以探討。

關鍵詞：國土資源；檔案；管理；信息；規范化；數字化；網絡化

檔案是人們在以往的社會實踐活動中形成的完整記錄，也是再現歷史真實面貌的原始文獻。國土資源檔案詳細記錄了昨日國土資源行政管理的全過程，也為今日地籍管理、建設用地、土地規劃、耕地保護、專業測繪、地質勘查、礦產管理、執法監察等國土資源行政管理提供了科學依據。因此，國土檔案是國土資源管理工作的重要組成部分，是一項基礎性工作。檔案工作要以國土資源網絡建設為基礎、檔案信息資源建設為核心、信息化資源開發利用為目標，加快國土檔案的管理規范化、資源數字化、信息服務網絡化建設，全面提升國土檔案管理水平，使全區國土資源檔案工作再邁新臺階。

一、國土資源檔案的規范化管理

做好國土資源檔案管理工作，首先要加強檔案的基礎業務建設，對檔案工作進行制度化、規范化管理。所謂文件資料的規范化歸檔與整理就是將自治區國土資源廳包括辦公室、規劃與科技、地籍管理、耕地保護、測繪、地質勘查、礦產管理、執法監察等相關行政管理處室年復一年形成、保存的紙質檔案資料，按照國家和地區檔案管理工作相關法律、法規和標準要求，結合本部門實際情況，建立健全檔案管理制度。例如《檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》《文件材料歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《庫房管理制度》《檔案統計制度》《檔案人員崗位職責》。其次在檔案的移交、接受、收集、整理、立卷、歸檔、保管等具體工作中結合實際明確工作規范。例如《檔案分類方案》《科技檔案整理規范》《文書檔案整理規范》《會計檔案整理規范》《特殊載體檔案整理規范》《實物檔案整理規范》和《建設用地審批檔案整理規范》等。具體的檔案工作過程其實就是建立全宗卷、并根據全宗管理的延續和文件材料的積累、及時整理組卷。其主要內容應包括六方面：1. 檔案收集，包括資料的交接文據、移交目錄、檔案來源和價值說明等；2. 檔案整理，主要是整理規范、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等；3. 檔案鑒定，指鑒定小組成員名單、保管期限表、鑒定分析報告、銷毀請示與批復、銷毀清冊等；4. 檔案保管，就是檔案安全檢查記錄、重點檔案采取的特殊保護措施、檔案搶救與修復報告等；5. 檔案統計，就是檔案收進移出登記、案卷基本情況和重要利用統計表等；6. 檔案利用，包括全宗指南、開發利用和控制使用范圍說明、檔案匯編和公布出版情況、檔案產生社會效益和經濟效益的典型事例等。隨著對國土資源檔案工作的重視和加強，檔案管理在國土資源行政執法中的作用越來越大，已成為國土資源管理工作的重要組成部分。

二、國土檔案的資源數字化

自治區國土資源檔案數字化就是將國土資源廳各行政處室多年來形成的、保存的紙質檔案信息轉化為以計算機技術為主導進行圖文掃描的數字化形式，從而增加了國土檔案信息的存儲載體與存儲方式，并通過數字圖像、多媒體、數據庫等信息技術對已有檔案數據資料進行數字化處理，包括其檔案目錄、檔案編研成果及檔案全文的數字化。再借助專業的檔案管理軟件，嚴格按照相關業務規范和技術標準，對數字化的檔案信息進行有效管理，以便為國土資源檔案管理信息化提供保障。

近年來，國土資源系統將信息化建設作為提升國土資源管理水平的突破口，大力推進國土資源電子政務建設，積極實施“數字國土”工程，各種信息技術在國土資源管理中得到了廣泛應用。我們利用“數字國土工程”，積極加快館藏檔案資料圖文數字化，為配合全區合理利用土地及優化

資源配置，建立了全區土地利用檔案、建設項目土地預審檔案等一大批國土資源行政管理的電子數據庫。

國土檔案管理的數字化建設發展迅猛，形成了國土檔案工作發展的新起點。檔案人員除了繼續做好本職的檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解社會需求，擴大服務內容檔案信息化應用系統的建設，使國土檔案信息管理與利用更加適應現代社會快速發展的需求。

三、國土檔案信息服務網絡化

隨著“數字國土工程”深入開展，無紙辦公成為一種社會必然，而網上行政

也是對國土資源管理的必然要求。目前，自治區國土資源檔案信息已實現網上實時、準確檢索、咨詢，可以為利用者提供文件、原始記錄、文獻等。國土檔案信息的網絡化是國土檔案數字化的主要目的，也是國土檔案管理信息化建設程度的重要標志。近年來我們組織研發了一套符合國家和自治區規范標準的檔案綜合管理系統，并通過二次開發的標準接口，實現了與辦公自動化（OA）系統的無縫對接，辦公自動化（OA）系統形成的各種應歸檔電子文件元數據和背景信息可以直接歸檔到綜合檔案管理系統中，并形成符合要求的檔案數據。建成了文書檔案全部保管期限文件級目錄數據庫、其它門類檔案全部保管期限案卷級目錄數據庫和文件級目錄數據庫。建立了永久保存的文書檔案全文數據庫和照片、實物檔案圖像數據庫。廳機關使用綜合檔案管理系統的機構和部門能做到互聯互通，可以互相查閱檔案目錄索引，可以進行相關電子檔案全文的跨部門查詢、瀏覽、下載、打印。檔案管理員可以對電子檔案數據進行各類統計，形成統計圖表；可以檢索到期檔案，進行鑒定和銷毀；可以在線辦理檔案查閱和借閱；可以生成檔案工作統計年報；可以對檔案信息提煉和加工，為檔案編研提供素材；可以將電子檔案數據按照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》制作成光盤，用于脫機保管和對外數據交換等等。充分體現了快速、安全、準確、高效的特征，極大地提高了工作效率。