創新檔案管理模式 提升檔案管理水平

鄭玉梅清遠市技師學院

創新檔案管理模式 提升檔案管理水平

鄭玉梅
清遠市技師學院

作為技工院校的檔案管理工作，要想順應時代發展的潮流，必須要根據社會的需要以及技工院校檔案管理工作的新要求，及時轉變檔案管理的思想觀念，完善檔案管理工作體制、服務渠道以及制度建設，進行檔案管理信息化的硬件設施建設，培育檔案信息服務創新人才，從而真正促進技工院校的檔案工作水平的提高。

技工院校；檔案管理；創新模式

一、創新檔案管理模式的意義

2015年3月12日李克強總理在政府工作報告中指出：要把“大眾創業，萬眾創新”打造成推動中國經濟前行的“雙引擎”之一，明確了創業、創新對社會發展的重要性。結合學院的檔案管理工作來看我們應走創新之路，要針對工作實際搞些小發明、小創造，還可以利用計算機來簡化工作程序，提高工作效率，比如可采用條形碼來替代檔案號，這樣既安全可靠又方便快捷。要創新就要突破原有的單一的管理模式和落后的管理觀念，通過自身的不斷努力，積極創新檔案管理思路，開拓檔案信息化管理模式，轉變檔案管理機制，從而提高檔案管理的工作質量和效果。所以必須要加快創新步伐，加強檔案信息化建設，創新檔案管理模式，對檔案管理來說這些舉措都具有一定的現實意義。

（一）創新檔案管理模式是實現檔案利用公平的前提條件

如今檔案管理工作只有不斷的創新，進行信息化建設，才能夠更好的發揮檔案應用價值，更好的履行檔案職能，更好的服務社會。行業專家進一步明確，網絡之中超過百分之八十具有有效價值的信息源自政府，而政府的信息絕大多數都來源于檔案館中。由此可見，檔案是公眾了解黨和國家方針、政策的一個非常重要的窗口，如果技工院校的檔案管理工作可以實現信息化服務，那么對于全國各個地區的公眾來說，會是一件特別值得欣喜的事情，因為公眾到時就可以通過網絡來查詢自己所需要的檔案信息，從而提高公眾對檔案信息的利用率。我們應該借鑒成功經驗：如上海浦東檔案館2006年，共計接待了超過兩萬五千人次的查閱服務，應用檔案則高達兩萬余次。兩年之后，檔案查閱量進一步上升至五萬余人次。

（二）創新檔案管理模式可以更好的發揮其服務職能

眾所周知：信息技術已經廣泛應用于各個領域，檔案管理工作包含傳統檔案、數字檔案工作，這就要求我們要建設與之配套的傳統和數字相結合的現代信息服務模式。過去的檔案管理工作只重視保存工作，檔案信息很少對外開放，再加上檔案本身給人以威嚴的形象，社會公眾自然不敢親近，這就忽略了公眾對于檔案的利用價值。技工院校檔案管理工作要想緊跟時代的發展和深化改革的要求，必須要遵循以人為本的原則，加大創新檔案管理模式的創新力度，把服務當成檔案管理的主要工作，積極拓寬檔案傳播渠道，擴大檔案服務領域，更好的提高服務水平和能力。

（三）創新檔案管理模式可以創造檔案管理工作新高度

技工院校的檔案管理工作一方面在給公眾提供檔案原件的查詢等一般性服務外，另一方面可以努力打造網絡服務創新平臺，為公眾提供信息檢索服務、電子商務服務、網絡在線展覽、網絡導航服務、無線網絡服務等，從而開創檔案工作的新模式。通過互聯網各類資源工具實現網絡檢索，具體方式應實現單一檢索向著多元化檢索的方向發展。建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢，實現資源共享。檔案管理工作人員可以通過創建個性化的檔案主頁，來展示和宣傳有關技工院校的各項管理工作、基本信息，同時幫助公眾更加方便快捷地查閱他們所需要的各種信息資源。與此同時，技工院校的檔案館可以像大型書店一樣，嘗試通過打造輕松閱檔的館內環境和氛圍，給公眾提供一種休閑放松的良好場所和周到、耐心、熱情的服務，使檔案管理工作新邁上新臺階。

二、如何創新檔案管理的新模式

（一）創新檔案管理思想觀念

要想在技工院校創新檔案管理模式，首先必須要創新檔案管理思想觀念，因為思想是行動的先導。作為檔案管理工作人員，必須要擺脫落后陳舊的思想觀念和管理模式，積極大膽的用數字化檔案館發展有關理論成果，引入創新技術手段，實現服務理念以及具體方式的全面創新。如何才能創新檔案管理的思想觀念呢？我們應該努力把檔案館管理模式向著現代化的模式進行轉型，即由過去封閉管理模式向著開放管理模式轉變，由傳統手動操作向著數字化、現代化、信息化、網絡化的操作方向轉變，由紙質印刷文件向著無紙化、網絡數據化、云盤存儲的方向轉變，只有徹底轉變固有的模式才能有所創新。

（二）加強檔案規章制度建設

技工院校檔案信息化建設要想順利開展、有序進行，必須要有一個安全、穩定的實施環境，而這個環境就是完善的技術層面的規章制度。因此，在進行檔案信息化建設時，我們一定要嚴格遵守國家的法律法規，全面貫徹黨的相關政策方針，并將《檔案法》作為指導技工院校檔案信息化建設的行動指南和依據。《檔案法》的頒布和實施，表明我國檔案事業進入了依法治檔的新階段，這對推進檔案事業的發展，實現科學的管理產生深遠的影響。只有這樣，技工院校的檔案信息化建設工作才能做到有章可依，才能逐步完善檔案相關規章制度。

（三）強化檔案信息化建設的設施配置

技工院校要想進行檔案信息化建設，必須要有完善的網絡設施配置、信息安全保障技術和數據庫軟件應用程序等等一系列相關的設施條件作為支撐。因此，作為檔案管理人員，必須要想方設法爭取政府相關部門、學校領導以及社會的大力支持，爭取獲得充足的資金支持和技術支持，從而早日把檔案室檔案建設成數字化、信息化、網絡化的現代化的信息服務平臺。要加大現代化設備的投入，加速建立適應公眾需要的數據庫，建立和改進完善計算機網絡，從而實現檔案信息的數據化，才能最終提高檔案管理水平。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

對于技工院校檔案管理工作，有些人認為比較簡單，其實它的專業性很強，且對檔案管理人才有著高素質、高技能的要求，因此，提高檔案管理人員的綜合素質顯得十分重要。首先，應要求檔案管理人員熱愛本職，忠于職守和愛崗敬業，培養他們嚴守秘密、熱心服務同時又不計名利、吃苦耐勞的敬業精神和工作品質。其次，要著力培養檔案管理人員的理論素養，要求他們嚴格遵守法律法規，嚴守檔案機密，掌握跟檔案管理相關的理論知識，同時要具備較強的合作精神、服務能力。最后，關鍵的是要努力提高檔案管理人員的專業技能，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法。因為傳統的手工操作方式已經遠遠不能滿足社會對檔案信息資料的需求，這就需要檔案管理人員要不斷學習現代科技知識，踴躍參加相關的專業技能培訓，從而全方位提高自己的專業技能。

綜上所述，技工院校要想在日益競爭的環境中獲得長足的發展，必須要進行創新，不斷加強信息化建設，要與時俱進。而創新是需要化大力氣、下苦功的。其中信息化建設是一項系統工程，要想把它做好做強，就要從各方面入手，創新思想觀念，加強規章制度建設，強化檔案信息化建設的設施配置，同時努力提高檔案管理人員的綜合素質，只有這樣，才能早日實現技工院校檔案管理的數字化、信息化、網絡化和現代化，才能最終實現檔案管理水平的提高，才能達到為技工院校服務、為社會服務的目的。

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[4]吳建西.基于網絡技術的數字檔案館信息服務[J].現代情報,2006(5)

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鄭玉梅，女，清遠市技師學院汽車工程系辦公室主任。