探析有效提高現代企業組織管理溝通的途徑

四川廣播電視大學　吳雨桐　雷達　陳薇　王洪海

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探析有效提高現代企業組織管理溝通的途徑

四川廣播電視大學吳雨桐雷達陳薇王洪海

摘 要：溝通是現代企業組織賴以生存的重要手段和方式，每個企業、組織在正常交流、有效提高組織效率的過程中，必然離不開組織間的有效溝通。企業組織高層下達任務、命令、指示，企業組織中層落實上層交辦的任務，企業組織一線實施來自企業組織上中層的任務、命令、指示，乃至將一線信息完善地反饋給上中層，這都離不開有效的管理溝通。因此，組織成員之間良好有效的溝通是提升組織效率的切實保證，企業管理者與被管理者之間的高效、有效溝通被稱作企業組織長足發展的有效動力。

關鍵詞：有效企業組織管理溝通

在現代化信息技術日益快速發展的今天，企業組織以各種方式發生著翻天覆地的變化，小企業發展成大企業，大企業發展為更為壯大的企業，組織結構和人員結構也相應的發生著變化。面對這樣多元化、復雜化的發展趨勢，企業組織內部及外部的各種環境也變得相應負責。由此導致了企業內外部溝通交流過程的困難。

目前,企業組織的管理溝通普遍不容樂觀,主要表現在以下兩個方面。

第一，企業內部各部門之間根據各自的經營業務目標，各自的利益和不同的觀念角度，導致各部門間在維護自身利益的過程中引發溝通障礙和溝通不暢。

第二，企業內部各部門在收集信息以及傳遞信息的過程中，由于所理解的意思不同，表達方式不同，在傳遞信息時往往會出現信息的“變味”。特別是在上傳下達、下文上走的過程中，以及企業組織外部信息流入企業內部的過程中，都會出現信息傳遞錯誤的現象，這就造成了管理溝通障礙問題。

鑒于此，本文旨在尋求一套提高組織溝通的方式，以解決上述問題。具體的組織溝通方式如下。

1　組織內部的溝通方式

1.1指示與匯報

指示一般是指在一個企業組織中，各部門及工作人員在工作的過程中，組織決策層通過書面或口頭的形式將決策下達到下級組織或部門的一種溝通方式。指示屬于下行的溝通方式。通常情況下，決策層會通過正式或非正式兩種方式作出指示，正式指示采用書面指示的形式，而非正式指示采用口頭形式。正式指示更多的應用于上級管理部門對下級管理部門，而非正式指示則多應用于企業組織內部。

匯報一般是指在一個企業組織中，各部門及工作人員工作的過程中，下級向組織上級匯報思想動態、工作流程、工作安排及工作動態。這是上行溝通，即下級通常通過正式或非正式兩種方式作出的匯報工作。正式的匯報通常以書面匯報形式，而非正式的匯報通常是口頭形式匯報給上級。這兩種方式都多用于企業組織內部。有些匯報不僅僅要用書面的形式，而且還要加上口頭的方式，如政府的工作報告等。有些匯報則只需要書面或口頭的。不同的組織，其對于匯報方式的規定是不同的。

1.2會議與個別交流

組織溝通最重要的方式就是通過會議或者個別交流進行溝通。會議溝通方式是正式的一種溝通方式，通常是企業組織內部進行業務交流、思想動態交流、目標管理交流、績效管理交流最重要的方式。通過會議，企業組織內部可以根據部門所提出的不同觀念進行公開討論，通常是實現企業既定目標最根本的一種交流方式。在會議過程中，各部門將本部門的工作進行匯報，提出問題通過會議進行協商解決。比如酒店企業，每周定時至少開一次行政辦公會議，會議主要就本周內需要承接的業務在會上做通報，各部門針對會議接待任務進行工作布置，這往往是酒店行政辦公議會最主要的工作之一。另外，酒店行政辦公會議往往也是酒店發展思想、發展理念、發展趨勢、發展走向最根本的一種溝通方式。

個別交流通常是組織內部各層級之間進行私下溝通的一種常見的方式，個別交流是非正式溝通的一類，是有別于正式溝通的一種常用溝通方式。在個別交流的溝通方式中，一般情況下，人們更能在個別交流的過程中吐露真言，進行心靈的交流。若在正式溝通的場合不能直接說的話和表達的意志，那么通過個別交流的方式就能夠達成最好的溝通效果。

1.3內部刊物與宣傳告示欄

對于許多規模較龐大的組織而言，各成員間很難坐到一起召開會議，也很難通過個別交談進行溝通，那么內部刊物就是一種較好的替代方式。不同的組織，內部刊物的形式、周期、反映的內容差異很大，所以溝通的效果也就千差萬別。

宣傳告示欄是企業上層決策組織將組織意志推廣宣傳給整個企業的一種溝通方式。宣傳告示欄是將企業的企業文化、企業動態、企業發展方向以宣傳欄的形式告示給企業員工。目前，企業宣傳告示欄是大型企業做企業文化很重要的一種宣傳溝通形式。然后，隨著現代信息化技術的日益發展，互聯網技術也運用到企業內部組織管理中，以前的實物宣傳告示欄在逐漸減少，取而代之的是電腦網絡化發展，也就是將企業的實時動態在電腦網絡中實時更新。

1.4意見箱與投訴站

在企業組織中，往往會出現各種各樣溝通不暢的問題，如領導指示和下屬匯報的過程中，可能會由于表達方式不同而產生“誤會”。特別是下屬匯報這個環節，通常情況下，下屬難以將本意上傳到領導層或者是傳到領導層但“味道”有變，則可以通過意見箱這種溝通方式將真實想法上傳到領導層。

1.5領導見面會與群眾座談會

領導見面會與群眾座談會是企業組織為了更好的了解企業職工的思想動態、工作情況、業務狀態而召開的會議，是一種正式與非正式溝通兩種方式都運用的溝通方式。領導見面會是讓有思想、有想法的部分員工同領導一起召開的會議，是一種由下而上的溝通形式。而群眾座談會，通常情況下上級領導是溝通的主動方，而領導見面會則是應下層的要求而進行的溝通。

2　組織外部的溝通方式

組織是生存于一定的環境之中，除了要進行內部溝通以外，還必須處理好與其周圍的公眾、同業者、政府，以及供應者和消費者的關系，有效地同其他組織進行業務往來和合作，并進行必要的溝通。組織對外溝通的方式和內部溝通方式有很大的不同，大概可以分為公關、CI策劃、商務談判等幾種溝通方式。

2.1公關

公關作為組織對外溝通的一種最基本最重要的方式，是組織處理好與顧客、供應者及經銷者以及新聞界關系的基本方法。主要是通過組織與顧客等其他公眾之間的信息交流與溝通來實現的。這種方式中又可以采用多種具體的方法來達到目的。如可以用產品展示會的形式向公眾傳遞產品的有關性質，并接受顧客對產品的評價；可以利用電視、報刊等各種媒體進行廣告，或者通過征信的形式接受公眾的反饋；還可以通過召開記者招待會的形式促進組織與新聞界的溝通等。

2.2CI策劃

CI策劃是企業根據實際需要有目的的進行形象塑造和宣傳的系統工程。在商業經濟時代高速發展的當下，企業導入CI的目的，是通過策劃、制定和傳播出自己的理念識別(亦稱MI)、行為規范(亦稱BI)、視覺識別系統(亦稱VI)，以便在市場中贏得顯著而長久的競爭優勢。企業導入CI系統，可以塑造良好的企業形象，可以促進企業在市場中進行有效的品牌運作，從而提高企業的市場競爭力。企業形象戰略的實施可以有效地使企業集團中各部門、各下屬機構之間相互溝通與認同，相互協作與支持，從而最大程度地發揮出協同效應，減少內部損耗。塑造良好的企業形象將促進社會各界對企業的了解、信任和好感，有利于企業應對社會各個方面的問題。

2.3商務談判

商務談判是指人們為了協調彼此之間的商務關系，滿足各自的商務需求，通過協商對話以爭取達成某項商務交易的行為和過程。商務談判是企業實現經濟目標的手段，是企業獲取市場信息的重要途徑，是企業開拓市場的重要力量。

3　有效提高現代企業組織管理溝通的途徑

組織要想提高溝通的效率，必須根據組織特點和具體的環境條件，選擇并設計合理化的溝通渠道，并采用恰當的溝通方式，再針對影響組織溝通的因素采取具體的對策。

3.1合理的溝通渠道和方式

一般說來，合理的溝通渠道和方式是企業組織獲得準確且可靠信息的重要來源渠道。正式的溝通方式和非正式的溝通方式在哪種場合運用顯得尤為重要。首先，通過需要在正式、莊重場合獲得的信息編碼應該運用正式的溝通方式；在某些隱蔽或是在正式場合不利于良好溝通后所得的及時信息編碼則應考慮非正式溝通方式。其實兩者相比較，在非正式場合中的溝通方式，往往是組織領導層或是接受者最容易得到可靠性高的信息源。在現代企業組織管理過程中，一定要注意這兩種不同的溝通方式的選擇，只有將這兩種方式適當的運用，才能最終達到預期良好溝通的效果，從而可以促使整個企業組織向著更好的方向發展。

3.2建議和質詢制度

在現代企業組織中，通常用建議箱這種方式能夠讓前沿或基層信息傳遞到現代企業組織上層，這是一種有效的溝通方式。許多較好的企業都是通過此種方式來獲得員工的思想動態、工作動態信息，目前也被許多大中型企業所推崇。此種溝通方式能夠減少企業組織內部溝通障礙，更能有效的提高企業組織內部的信息溝通。

許多較好的方案是給予所提建議已被實際采用的雇員以報酬，并且提供每一項建議得到如何評價的反饋。通常可付給簡單建議少量酬金。對于一種可給公司帶來大量盈利的技術性的建議，通常按照預計盈利的百分比付給酬金。不用因長期停產付出巨大代價就以完成設備維修的建議是這方面的一個例子。當對被采用的建議進行大張旗鼓的宣傳時也可以加強下行溝通，因為雇員接收到了希望何種革新類型的信息。

在現代企業組織管理過程中，與建議制度相對應的是質詢制度。該制度多是企業收集到員工的建議或意見后，以一種正式的方式答復員工的制度。質詢制度是企業組織內部信息接受者與信息被接受者有效溝通交流的一種高效的方式，在大多數企業中都有所運用。

3.3主管人訓練

良好的溝通是一種奇妙的、內在的藝術嗎？能夠對上級進行訓練，使之更有效地同下屬溝通嗎？有證據表明，適當的訓練能夠改進主管人的溝通技能。我們需要注意技能一詞在這里的特殊作用。模糊地講授溝通的重要性絕對不能告訴主管人如何更好地進行溝通。分離出特殊的溝通技能并給予上級實踐這些技能的機會將會收到積極效果。在如何處理棘手的問題方面，信心十足的主管人將能夠更好地掌握社會情感和任務要求之間的平衡。

有效的訓練方案通常用錄像形式介紹正確處理典型的溝通問題的模型。然后由主管人對問題進行角色扮演，當他們表現出有效的技能時，訓練人將對其進行強化。

3.4雇員調查和調查反饋

雇員調查工作是一項由企業組織上層管理者為了了解全體員工的工作動態及思想動態而設置的一種企業溝通制度。調查專家必須以一種易于被管理部門譯碼的方式對結果進行概括總結。

當調查結果反饋到雇員時，隨著管理部門的答復和任何變革計劃，將加強下行溝通。調查反饋向雇員表明，他們的評論已被管理部門聽取和考慮。作為對調查所關心的問題的答復，變革計劃表明了對進行雙方溝通的一種贊助。

參考文獻

［1］ 張樂明.企業管理溝通的改善策略［J］.中國高新技術企業，2012（01）.

［2］ 丹尼爾·A.雷恩.管理思想的演變［M］.中國社會科學出版社，2000.

［3］ 楊潔.溝通——在企業管理中的重要地位［C］.第三屆中國質量學術論壇論文集，2008.

中圖分類號：F270

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2016）05（a）-044-02