淺談加強企業車輛運行費用管理

胡晉湘

淺談加強企業車輛運行費用管理

胡晉湘

規范企業車輛管理，降低費用，建立良好的用車秩序，需要把握建立健全制度、強化運行使用管理、監督制約考核等環節，以實現有效控制車輛費用，避免企業利益受損

車輛管理；運行使用；費用

車輛運行費用范圍包括油費、車輛維護保養費、車輛保險費、養路費、車輛年檢費、車輛使用附加費（指使用車輛過程中實際發生的停車費、通行費、誤餐費等）等。在會計處理上，企業車輛運行費用，根據業務范圍及使用部門的不同分別計入生產成本、銷售費用、管理費用，其中用于生產經營、產品銷售等發生的車輛費用計入生產成本、銷售費用；用于企業管理、日常辦公等發生的車輛費用計入管理費用。

在實際工作中，用車秩序良好、管理規范、費用控制合理的企業，其車輛配備、工作調度、資源利用、內部制約等方面達到融合一致，在保障企業開展業務、管理工作用車的同時，車輛得到有效保養和維護，車輛運行使用費用控制在合理的范圍內，車輛資產經營績效良好，從而對企業整體經濟效益產生積極促進作用。但是，也有部分企業管理水平不高，對車輛的管理重視不夠，各項費用失控，如油費、維修費等費用居高不下，車輛維護不當、資產壽命縮短，車輛資產運行成本過大，增加了企業費用支出，給企業造成直接經濟損失。

對此，企業應正視車輛運行中存在的問題，采取有效手段健全內部管理制度措施，加強車輛管理工作，控制車輛運行使用費用，減少或避免企業經濟效益受損。

一、車輛運行費用管理中常見的問題

（一）車輛燃油費異常

有些企業車輛燃油支出無定額控制標準，汽車用油量嚴重超過企業實際業務工作用油量，致使企業運營成本增加，特別是近年來國內汽柴油價格與國際原油價格接軌，上漲及波動不斷，缺乏有效的監控導致有的司乘人員在車輛用油上動腦筋、想辦法，為了一己私利而損害企業利益，增加了企業費用支出，給企業造成了較大的利潤損失。

（二）維修費用居高不下

車輛使用過程中，技術保障的實施時機主要是以車輛行駛里程為依據，如車輛各級保養，車輛大修、中修和小修，承修單位在維修過程中技術水平、是否使用非正廠的配件等，直接影響著車輛使用狀況，不當的維修會導致車輛故障不斷，需要經常進行維修；有的企業人員對車輛野蠻使用，并且不履行申報、審批程序，車輛維修隨意性大，車輛維修管理處于失控狀態等等，這些都會造成車輛維修費用居高不下，也使車輛資產的整體狀況不佳。

（三）通行費異常

有些司機將公車私用的過路費發票以及通過非法途徑弄來的過路費發票，在報銷時鉆單位管理漏洞，故意把通行票據上的時間、地點等要素粘貼隱蔽起來無法識別，采取一個月或幾個月填報一次報銷單據，費用金額累積到成千上萬元才報銷等方式，使得有關審核人員及領導難于審核、無法把關，以此作為個人獲利的手段，從中多報虛報資金，給企業造成經濟損失。

二、加強企業車輛運行費用管理

（一）制度層面管理

首先制定企業內部車輛管理辦法，將全部車輛納入管理范圍，車輛的購置、使用、維修等均有章可循，這是規范車輛費用管理的前提；其次明確車輛管理部門和管理職責，車輛管理的集中度一定程度上影響著車輛運行費用高低、決定著車輛管理績效，將車輛集中在專門機構管理，明確職能和責任，建立失職問責機制，避免多頭管理、責任不明造成車輛費用管理失控；其三設定單位車輛使用范圍和費用報銷條件，車輛費用是企業生產成本、銷售費用和管理費用的重要組成部分，對于自有車輛較多的企業其占據的份額不言而喻，根據企業實際運營及管理情況，劃定使用車輛的業務范圍及事項，界定費用報銷區間，統一用車費用標準及報銷限額，在滿足正常需要的同時，進行具體清晰的費用測算，涵蓋使用車輛的業務、管理部門，細化費用清單。

（二）運行使用環節管理

1.規范車輛出車任務目的

出車必須填寫派車單，記載出車時間、事由、用車人、隨車人、起止點、行車里程（啟程數、止程數）、過路費（金額、票據張數）、當日加油數、異地停車費、異地洗車費等，加油數量金額、大額的過路過橋費須隨車人證實。駕駛員每日或周匯總填報一次報銷單，交派車人員復核、有關人員審批。

2.實施定點維修管理

除新購車輛保修期內的正常保養、維護和納入車輛統一保險的事故維修以外，實行由具有維修資質單位進行車輛定點維修管理。維修時，應填寫定點維修單，經單位車輛管理人員與分管領導批準后方可到定點單位進行維修；維修后，單位應及時與定點單位結算車輛維修費用，定點單位應向單位出具發票，提供維修明細單，未經單位領導批準維修或未在指定維修點進行維修的費用不予結算。同時，建立車輛使用維修檔案，加強對車輛維修定點單位和駕駛員的雙向管理。

3.加強車輛定點加油管理

單位公車一般情況下應在定點加油站進行加油，外出時單位應根據車輛的實際狀況核定各車輛的百公里耗油量，并根據車輛里程數分配資金，撥入相應的油卡中。建立內部單車油耗核算管理制度，對車輛加油情況進行監督、審核及統計分析，及時發現漏洞，采取措施進行彌補。

4.從管理教育入手，規范駕駛人員行為

有的駕駛員對車輛性能缺乏常識，長時間怠速預熱，不僅消耗燃油料，因燃料不充分燃燒致使積碳增多，影響發動機壽命；有的駕駛員以等人為由，在熱天或冬天故意呆在車內長達數小時開起空調享受，造成資源浪費。因此，必須加強對駕駛員教育，降低人為的損耗。

5.進行業績考核

將車輛管理人員、駕駛員的業績工資和車輛使用部門的效益與車輛運行使用費用掛鉤，實行超支自負、節約適當獎勵的辦法，將節約的油費、維修費等費用按照一定比例與差旅費、出車補助等在營運利潤中提取，作為考核相關人員和部門的獎勵支出，調動相關人員和部門的工作積極性，養成節約習慣，從而形成激勵因素促進相關人員杜絕浪費行為。

同時，建立監督制約和懲戒機制，對單車費用考核超標、公車私用等造成費用增加、車輛受損等企業經濟利益損失的，相關人員和部門要進行經濟補償，并且區別情況追究相關人員的責任。

綜述

加強車輛運行使用費用管理，有效控制費用支出，通過從制度著手，建立健全車輛使用管理制度，明確用車范圍，加強車輛油耗、維修、通行費等費用的單車核算，定期考核單車費用支出情況。輔之以必要的監督制約手段，有效控制和降低單車費用支出，真正達到車輛使用緊緊圍繞服務于工作目標實現和任務完成的良好秩序。從管理中要效益，切實減少公車私用、假公濟私等行為的發生，杜絕跑冒滴漏，維護企業的經濟利益。

（作者單位：山西省陽泉市審計局）