ERP環境下企業財務內部控制的改革和完善

鄭明彪

ERP環境下企業財務內部控制的改革和完善

鄭明彪

隨著ERP技術在企業中的廣泛運用，既為企業帶來了諸多的利好——經營管理的效率和效益，但也對企業自身特別是財務的內部控制提出了更高的要求，對于在ERP環境下衍生出來的諸多企業財務管理問題，急需通過組織架構調整、內控制度監管、新型人才培養、績效審計完善、企業文化塑造等方面進行改革和完善，保證企業財務管理健康運行，切實提高企業生產效益。

ERP；企業財務；內部控制

一、引言

隨著ERP系統的廣泛應用，企業的運營管理更加科學有效了，進而很大程度上提升了企業的效益和效率。然而，同時它又是一把雙刃劍，在為企業帶來諸多利好的同時，不僅對企業的運作管理提出了更高的要求，也會因為系統局限、與企業融合、運作管理給企業帶來巨大的風險。因此，如何用好ERP系統，讓它真正成為企業營利與內部穩定的重要武器；如何規避ERP系統可能給企業帶來的各種風險，保證企業健康運作，是一個重要的課題。

二、當前ERP環境下企業財務內部控制存在問題

（一）ERP系統與企業原有財務管理體系不匹配

作為一個“嵌入式”的服務平臺，ERP系統存在與原有財務管理體系不匹配的問題，包括：首先，觀念上的不匹配，ERP的信息化管理理念對傳統的企業財務管理理念帶了非常大的沖擊，企業固有的管理者要轉變觀念、接受新事物需要一個過程；其次是組織架構的不匹配，作為一個“新事物”，原有的組織架構并沒有為它預留位置，它的進入必須重整原有的組織架構；最后，執行上的不匹配，企業財務管理涉及企業方方面面，在理論上ERP系統是切實可行的，但是真正實施起來，他需要和各個部門、各個操作流程相結合，匹配難度大，尤其是在與集團公司的匹配上難度更大。集團公司因為企業規模龐大、經營管理方式復雜多樣、組織架構體系龐雜、輻射地域跨度大等特點，這種復雜性、多樣性，對ERP的匹配性提出了更高的要求。

（二）企業對ERP系統下的財務管控不嚴密

在ERP系統操作過程中，對企業財務管理提出了更高的要求，特別是在企業的財務管控存在管控不嚴密的：一是職務安排上的不嚴密，企業職務的安排存在“不相容的職務”，即如果只由一個人來擔任（比如會計、財務和審核人員），存在出現錯誤和作假行為的職務，這在財務管控上尤為明顯，很多企業為了節省人力成本在財務管理上并沒考慮到這部分；二是在權限管控上的不嚴密，在ERP系統中不同崗位有不同的操作權限，用于控制會計信息化健康運作，但是往往在權限開通上沒有執行“職責分離”的原則。

（三）企業缺少ERP系統下的財務風險預防意識

當前部分運用ERP系統的企業，認為ERP系統設計合理，對企業非常有用，覺得這種信息化的技術管理比人工管理科學多了，不容易出現問題，乃至于很多企業只愿意進行第一次的系統開發，沒有及時的針對系統進行更新換代，一旦發生事故，就會不可控制。

（四）企業員工在ERP系統管理、應用上能力不足

刨除ERP系統本身的局限性和操作流程管控的問題，在企業財務管理內部控制上的另一個大問題是“人”，這個“人”包括兩類，一是ERP系統專門管理人員，二是ERP系統管理下的企業員工，都存在能力不足的問題。一方面，企業財務管理的ERP業務人員大部分并不能全部運用ERP的強大功能，也沒有跟上系統更新的腳步，無法操控龐大的企業財務體系（比如之前提到的集團公司）；另外一方面，大部分企業員工更多關注地是自己手上的業務，認為ERP系統管理、財務管理、內控制度是財務人員、管理人員的事情，對ERP系統根本不了解，導致內控制度不管多么完善，都無法實施并發揮作用。

三、完善ERP環境下企業財務內部控制的對策和建議

（一）加強企業改革，提高ERP系統和企業財務管理的匹配度

要通過改革在執行中提高匹配度。一般來說，很難通過一次性的改革就能夠徹底解決ERP系統與原有財務管理體系的不匹配問題，特別是龐大復雜的集團公司，需要再“實踐——改革——實踐”這樣一個循環往復的過程里不斷增進彼此的融合，進而提高雙方的匹配度，最后達到企業員工、組織架構、ERP系統、財務管理多方契合。

（二）嚴把流程管理，增強ERP系統財務管控嚴密性

1.多方監督，促進相互制衡。要加強ERP財務管理的職務安排調整，特別是對“不相容性職務”，就不能只有1人擔任，必須設置“操作者”、“監督者”兩個角色，不能完全依靠企業員工的自覺性；除此之外，還要構建起部門之間溝通、合作、監督的機制，不能只是部門內不同人員的相互監督，需要建立起跨部門的監督體系，形成部門之間、部門之內多方監督、相互制衡的局面。

2.職責分離，明確權限管理。ERP系統的應用，其實要求的是更加精細化的分工與管理，特別是在財務管理上，更需要注意“職責分離”，簡單的說就是，如果一名員工請求開通某功能的權限，那么使用這個功能的對象只有這名員工，而不是與這名員工扮演相同角色、相同職位的所有員工，只有這樣才能最大程度上限定相關權限不會被輕易泄露或者更改，更不能出現密碼人人知道、權限人人可用的局面，必須嚴格把控。

（三）培育風險意識，做好ERP系統財務管理風險防控

1.開展風險講座，做好風險預防工作。做好ERP系統財務管理的風險防控，必須做在前頭，不能夠等發生事故了再去挽救，那樣對企業的傷害是巨大的，因此需要可以通過講座、比賽等方式不斷提高ERP系統操作人員的專業技能，傳輸風險意識。另外，需要針對ERP系統進行及時的更新，減少因為系統漏洞帶來的相關風險，讓企業員工樹立警惕ERP系統風險的意識。

2.關注技術風險，制度應對計劃。企業在實施ERP系統過程中，面臨的一個很大的風險是來自于計算機的硬件和軟件破壞，因此對于這種可預見的、概率性的風險，需要提前做好預防工作，包括通訊、水電、網絡、病毒等方方面面的預防工作，并做好相關備份。另外，需要制定災害應對計劃，當災害發生時，如何最大程度上降低災害帶來的損失。

（四）開展專門培訓，提升企業員工ERP系統管理、應用能力

要開展針對ERP系統操作的培訓。分別針對ERP系統專門管理人員、ERP系統管理下的企業員工這兩個人群開展針對性的ERP系統操作培訓。針對前者，需要開展最新的ERP系統操作技能培訓，建立一個高素質的ERP操作管理人才，指導整個企業的ERP系統開展；針對后者，開展普及性的ERP應用培訓，把ERP財務管理系統和企業員工的業務板塊相結合，真正意義上把兩者結合起來，避免相互脫離。

四、結語

毫無疑問，ERP環境下的財務管理更加高效率，也為企業發展發揮了非常大的作用，但是如果運用不好就會適得其反，只有一開始就思考如何讓ERP系統與財務內部控制相結合、在實施中嚴格控制操作流程、梳理防微杜漸的風險意識、建立一支高素質的ERP操作人才，才能讓ERP系統真正為財務管理服務，為企業服務。一言概之，ERP環境下企業財務內部控制的改革和完善值得每一個企業去研究、去總結。

[1]趙娜.勝利油田ERP環境下的財務內部控制評價研究[D].中國石油大學,2013.

[2]馬志娟,朱瑜慧.如何完善ERP環境下的企業內部控制——以盛威爾青島分公司為例[J].財務與會計：理財版,2013(1).

（作者單位：泉州工藝美術職業學院）