如何加強事業單位檔案信息化建設

胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復中心

如何加強事業單位檔案信息化建設

胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復中心

在社會和經濟快速發展過程中，我國事業單位檔案數量急劇增加，同時對檔案信息的需求量也隨不斷增大，在這種情況下，傳統的檔案管理模式已無法滿足當前事業單位發展的需求，信息化技術開始在檔案工作中廣泛應用，因此事業單位需要加快檔案信息化建設，提高檔案的信息化和數字化水平，為檔案的開發利用奠定良好的基礎。文中分析了事業單位檔案信息化建設中存在的問題，并進一步對加強事業單位檔案信息化建設的措施進行了具體的闡述。

事業單位；檔案管理；信息化建設；問題；措施

隨著科學技術的快速發展，檔案信息化已成為檔案管理工作發展的必然趨勢。作為事業單位，由于檔案數量十分龐大，因此更需要探索檔案信息化建設步伐，加快提升檔案信息化水平，為檔案事業的健康發展起到積極的推動作用。

一、事業單位檔案信息化建設中存在的問題

（一）對檔案信息化建設缺乏重視

由于對檔案信息化建設單對事業單位帶來的便利性和科學性缺乏深入的認識，這就導致事業單位檔案工作在開展過程中對信息化建設重視不夠，檔案信息化建設許多工作都流于形式，缺乏深入性和細致性的工作，從而導致當前事業單位檔案信息化水平不高。

（二）事業單位的檔案信息化程度有待加強

目前我國大部分事業單位都進行了檔案信息化建設，但仍然存在檔案信息化程序不高的問題。在檔案信息化建設過程中，雖然對信息都進行了錄入，但在時間不斷推移過程中，信息更新缺乏及時性和有效性，檔案信息化系統中的信息無法與真實的反映出事業單位檔案信息，這對事業單位各項工作的順利開展帶來了一定的阻礙。

（三）事業單位檔案工作人員綜合素質不高

當前事業單位檔案管理人員普遍存在綜合素質不高的問題，無法滿足檔案信息化建設的需求。在檔案信息化建設過程中，并沒有對檔案管理人員進行針對性的培訓，這就導致檔案管理人員信息化技術水平不高，在對檔案信息化管理工作中，缺乏熟練度，對先進技術缺乏有效的了解。另外，部分事業單位檔案管理人員還存在兼職的情況，而且人員年齡普遍偏大，對新技術接受能力較差，這在一定程度上制約了事業單位檔案信息化建設。

二、加強事業單位檔案信息化建設的措施

（一）加強對檔案信息化的重視

事業單位要想全面推進檔案信息化建設，這就需要事業單位從領導至員工都要認識到檔案信息化建設的重要性，并以實現檔案信息化為各項工作的開展目標，做好宣傳和培訓工作，使全體員工及時補充檔案信息化方面的知識，正確認識到檔案信息化建設對事業單位各項工作的開展所帶來的便利性及實質性意義，從而更好的推進檔案信息化建設工作的順利進行。

（二）加強檔案信息化的硬件建設

在事業單位檔案信息化建設過程中，檔案管理人員作為信息化工作的主體，而硬件設備作為檔案信息化建設的重要存儲載體，為了能夠有效的提高事業單位檔案信息化建設水平，需要加大對硬件建設的投入力度，確保設備配備的齊全性，同時還要及時對設備進行升級和更新，使事業單位檔案能夠具備足夠的存儲空間，以此來降低存儲風險，保證檔案信息資源的安全。特別是在選取備份的硬盤設備時，需要選擇性能好、具有較強穩定性和抗干擾能力的設備，這樣的設備使用的壽命能夠得到保證，有利于檔案資料保存的安全。

（三）制定詳細的檔案信息化建設方案

我國的每一個事業單位都擁有著不同的經濟基礎與實際需求，所以在進行檔案管理信息化時，事業單位要根據自己單位的實際情況，制定一套建設規劃，采用規劃方案實行本單位的檔案管理信息化建設。此外，在事業單位進行檔案管理信息化建設過程中，要時刻保持靈活并且注重可擴展性，要為長久的發展和需要打下基礎。同時，為了讓事業單位的發展能夠得到滿足，在信息化建設時，要將信息化管理的管理模式，通過網絡進行構建，讓方案一目了然。有條件的事業單位，可以專門建立一個以網頁為主要形式的檔案信息網站，通過這個網站，讓相應的檔案信息服務，能夠提供給自己的客戶或者相關人員，從而實現真正的網上辦公。

（四）保證檔案信息的連續性

在檔案信息化建設過程中，在對信息錄入時，需要嚴格按照相應的順序進行，避免出現斷篇跳章的問題，以此來確保檔案信息的連續性。在對信息進行轉化更新過程中，需要做好舊檔案的整理工作，并根據資料的有效聯系來對其進行歸檔。在對檔案進行復制時，需要做好檔案信息備份工作，避免檔案信息出去失真及丟失等風險。對于檔案現有的紙質檔案，需要加快對其進行電子化處理，為檔案連續查閱奠定良好的基礎。在檔案信息化建設過程中，需要做好檔案信息的備份工作，以此來有效的保證檔案信息的連續性。

（五）提高檔案管理人員的素質

事業單位在檔案信息化建設過程中，需要努力提高檔案管理人員整體素質，只有檔案管理人員自身能力得到加強，才能更好開展各項檔案工作。首先，需要強化檔案管理人員信息意識，認識到檔案信息化建設對事業單位發展的重要性，以此來提升對檔案信息化的重視程度。其次，事業單位需要制定科學合理的檔案信息化培訓計劃，針對檔案管理人員自身的實際情況來采取切實可行的培訓內容，有效的提高檔案管理人員計算機水平，使其對信息獲取、分析、提取和評估能力有所提升，正確進行各項操作，保證檔案信息化建設各項工作的順利開展。另外，檔案管理人員還要不斷強化自身知識和經驗的積累，努力提高檔案信息化處理能力，進一步提高工作效率，降低自身的勞動強度，使其有時間和有精力對檔案工作進行深入研究，提高檔案管理水平。

三、結束語

總而言之，在當前我國經濟快速發展的形勢下，事業單位必須也必然要進行檔案管理的信息化建設，并且要加強對信息化建設的重視，及時對相關人員進行培訓，同時制定合理科學的建設規劃，保證資金充足，努力提高檔案管理人員的整體素質，從而為事業單位檔案信息化水平的提升奠定良好的基礎。

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