淺析高校財務(wù)報銷體系的構(gòu)建

文/羅燕琴

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淺析高校財務(wù)報銷體系的構(gòu)建

文/羅燕琴

摘要：隨著我國高等教育規(guī)模的不斷壯大，高校經(jīng)費(fèi)來源呈多樣化發(fā)展，經(jīng)費(fèi)總量也不斷增長，加上各級政府部門對經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)管進(jìn)一步規(guī)范，經(jīng)費(fèi)“報銷難”已成為不爭的事實(shí)，如何構(gòu)建完善的財務(wù)報銷體系，提升經(jīng)費(fèi)報銷效率已成為高校財務(wù)管理亟待解決的問題。文章以高校財務(wù)管理環(huán)境的變遷為基礎(chǔ)，道出高校經(jīng)費(fèi)“報銷難”的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步深入分析影響高校經(jīng)費(fèi)報銷效率的具體因素，最后，從系統(tǒng)論的角度構(gòu)建了完善的高校財務(wù)報銷體系，從整體的視角提升高校經(jīng)費(fèi)報銷效率。

關(guān)鍵詞：高校經(jīng)費(fèi)；經(jīng)費(fèi)報銷；報銷體系；報銷效率

2015年12月一則“高校報銷年關(guān)：學(xué)生替導(dǎo)師辦報銷手續(xù)，凌晨四點(diǎn)半排長隊(duì)”的新聞報道在高校圈中引起了軒然大波，一時間各種經(jīng)費(fèi)“報銷難”的話題在高校師生群體中持續(xù)發(fā)酵，面對高校師生解決“報銷難”的迫切愿望，如何構(gòu)建完善的財務(wù)報銷體系，提升經(jīng)費(fèi)報銷效率已成為高校財務(wù)管理亟待解決的問題。

一、高校財務(wù)報銷現(xiàn)狀分析

“年關(guān)現(xiàn)象”是高校經(jīng)費(fèi)報銷現(xiàn)狀的一個縮影，其爆發(fā)固然有臨近假期因素的影響，但近年來高校經(jīng)費(fèi)管理環(huán)境的變化，對高校財務(wù)報銷現(xiàn)狀的影響更為深遠(yuǎn)。

第一，在財政持續(xù)加大對高等教育經(jīng)費(fèi)的投入的背景下，高校經(jīng)費(fèi)總量呈不斷攀升的趨勢，高校財務(wù)部門作為經(jīng)費(fèi)收支管理部門，兼具經(jīng)費(fèi)核算與監(jiān)督的重任，經(jīng)費(fèi)報銷的工作量也隨之倍增。

第二，隨著中國教育改革步入深水區(qū)，各項(xiàng)財經(jīng)制度規(guī)定相繼出臺，內(nèi)控制度建設(shè)得到進(jìn)一步加強(qiáng)。特別是新《高校會計制度》的出臺對高校經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理的要求越來越高，經(jīng)費(fèi)的核算及管理方式面臨重大調(diào)整。另外，國家對差旅費(fèi)、會議費(fèi)和招待費(fèi)出臺全新的管理規(guī)定，建立健全了公務(wù)出差審批制度、規(guī)定了會議分類開支標(biāo)準(zhǔn)和審批制度，招待費(fèi)的開支更是史無前例的嚴(yán)格，由此進(jìn)一步規(guī)范了內(nèi)控制度的建設(shè)。

第三，科研領(lǐng)域出臺系列加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理的文件，逐步規(guī)范和加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)的管理，政策體系日益完善。從總量上看，科研經(jīng)費(fèi)的報銷量占據(jù)了高校經(jīng)費(fèi)報銷的絕大部分，是提高高校經(jīng)費(fèi)報銷效率的關(guān)鍵所在，科研政策體系的完善，有效解決了責(zé)任不明確、監(jiān)督不得力的問題，也規(guī)范了資金的使用，避免擴(kuò)大開支范圍、擠占挪用經(jīng)費(fèi)、虛列支出、以及套取侵占科研經(jīng)費(fèi)等等。

第四，2013年全國審計工作會議上劉家義審計長明確提出“實(shí)現(xiàn)審計監(jiān)督全覆蓋”后，高等教育領(lǐng)域加大了對高校財政性資金監(jiān)管力度，除了常規(guī)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計外，包括資產(chǎn)管理、會計信息質(zhì)量、科研經(jīng)費(fèi)、各類財政專項(xiàng)等審計項(xiàng)目逐步深入高校，真正實(shí)現(xiàn)了高校經(jīng)費(fèi)使用事前、事中、事后全過程的監(jiān)督。

從整個高校的財務(wù)運(yùn)作環(huán)境上來看，高校經(jīng)費(fèi)總量持續(xù)增長，無形之中加大了財務(wù)前臺審核工作量，且按新《預(yù)算法》的規(guī)定，包括科研經(jīng)費(fèi)在內(nèi)的各類財政專項(xiàng)資金，連續(xù)兩年未用完的結(jié)轉(zhuǎn)資金，應(yīng)該作為結(jié)余資金管理，資金面臨被財政收回的情況，這也加速了經(jīng)費(fèi)的集中使用，報銷人員對財務(wù)報銷效率有了更高的要求。另外，政策環(huán)境的進(jìn)一步完善以及審計監(jiān)督的強(qiáng)化，對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力和經(jīng)費(fèi)管理水平提出了更高的要求，財務(wù)人員需花費(fèi)更多的時間對票據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性、合理性以及是否按經(jīng)費(fèi)預(yù)算、進(jìn)度執(zhí)行等進(jìn)行嚴(yán)格審核，同時，也要求報銷人員更加關(guān)注報銷程序的規(guī)范性以及報銷內(nèi)容的合理性，財務(wù)報銷不再是單純的“找票報銷”，財務(wù)報銷“難度”劇增。

二、高校財務(wù)報銷體系影響因素分析

現(xiàn)有的文獻(xiàn)對高校經(jīng)費(fèi)報銷效率的研究集中在高校經(jīng)費(fèi)報銷模式或報銷流程的優(yōu)化上，不利于從根本上解決高校經(jīng)費(fèi)“報銷難”的狀態(tài)，本文將系統(tǒng)地分析影響高校經(jīng)費(fèi)報銷效率的各具體因素，為高校財務(wù)報銷體系的構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。

（一）財務(wù)報銷模式

隨著高校經(jīng)費(fèi)總量的不斷增多，高校經(jīng)費(fèi)報銷模式作為財務(wù)報銷的根基所在，也由簡單向復(fù)雜的模式過渡，包括排隊(duì)取號模式、投遞式預(yù)約報銷模式、報賬員預(yù)審模式和網(wǎng)上報銷模式［1］：

1.排隊(duì)取號模式

該模式是將排隊(duì)取號系統(tǒng)引入財務(wù)報賬大廳，為報銷業(yè)務(wù)辦理的先后順序提供客觀依據(jù)，在高校經(jīng)費(fèi)報銷業(yè)務(wù)量較少、業(yè)務(wù)內(nèi)容簡單的情況下，該模式切實(shí)有效的緩解了高校財務(wù)報銷的無序狀態(tài)，但是隨著高校經(jīng)費(fèi)總量的逐漸增多，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的日益復(fù)雜，在每日號源有限的情況下，排隊(duì)取號模式往往演變成教師、學(xué)生提前排隊(duì)等號，報銷高峰時更是出現(xiàn)學(xué)生徹夜排隊(duì)的現(xiàn)象，而成功排隊(duì)取號后又面臨現(xiàn)場作業(yè)因報銷流程、審批手續(xù)等不合規(guī)被退回重填的情況，一次性順利報銷則是極少數(shù)的，因此，該模式對于日益繁忙的財務(wù)報銷工作存在明顯的局限性。

2.投遞式預(yù)約報銷模式

投遞式預(yù)約報銷模式是指財務(wù)部門通過特定的場所收集預(yù)留聯(lián)系方式的財務(wù)報銷單據(jù)，由財務(wù)人員自行根據(jù)工作量調(diào)節(jié)經(jīng)費(fèi)報銷進(jìn)度，在不見面的方式下財務(wù)人員先對單據(jù)進(jìn)行審核，審核結(jié)束后財務(wù)人員將審核結(jié)果告知報銷人員，并預(yù)約現(xiàn)場辦理時間，該種報銷模式的好處在于能避免面對現(xiàn)場排隊(duì)的巨大工作量帶來的沉重壓力，給予財務(wù)人員一定的自主空間，同時，也能照顧報銷人員的空閑時間，擺脫“蹲守”財務(wù)部門的情況，但是，這種模式也存在一定的缺點(diǎn)——即對財務(wù)審核人員的自律性要求比較高，審核的進(jìn)度完全掌握在財務(wù)人員身上。

3.報賬員預(yù)審（財務(wù)秘書）模式

為了既能最大限度的保證教師及科研人員的本職工作時間和效率，又能保證財務(wù)報銷的質(zhì)量和效率，通過在各院系、部、處設(shè)立報賬員（或稱財務(wù)秘書），對所在學(xué)院部門經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)以及其他業(yè)務(wù)報銷進(jìn)行指導(dǎo)并對業(yè)務(wù)相關(guān)票據(jù)進(jìn)行財務(wù)事前預(yù)審，提高財務(wù)審核的準(zhǔn)確度，減少退單處理的工作量，有效緩解教師及科研人員和財務(wù)報銷制度之間的矛盾。同時，報賬員可充當(dāng)財務(wù)部門與院系之間的溝通紐帶，減少雙方之間的信息不對稱，實(shí)現(xiàn)部門間的橫向協(xié)作與互通互融。該種模式的關(guān)鍵點(diǎn)在于學(xué)校財務(wù)部門必須定期對報賬員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，更新財務(wù)報銷知識。

4.網(wǎng)上報銷模式

網(wǎng)上報銷模式從理念上徹底的打破了傳統(tǒng)的報銷模式，實(shí)現(xiàn)了整個報銷流程的電子化，包括單據(jù)填寫的網(wǎng)絡(luò)化、財務(wù)審核的網(wǎng)絡(luò)化，并通過和財務(wù)、網(wǎng)銀等系統(tǒng)的互聯(lián)互通，形成了一套完善的財務(wù)核算再造流程，極大提高了財務(wù)報銷效率。通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)建立規(guī)范的報銷流程和信息填報，報銷人員不受時間和空間的限制，可在任何一臺聯(lián)網(wǎng)終端進(jìn)行申請、預(yù)約、打印等操作，而財務(wù)部門可以提前了解、安排報銷辦理，對原始憑證審核后，自動生成記帳憑證，并于審核通過后通知報銷人員到財務(wù)部門的指定窗口辦理報銷業(yè)務(wù)，無需排隊(duì)，直接辦理。該模式因通過網(wǎng)絡(luò)的方式實(shí)現(xiàn)了與財務(wù)系統(tǒng)、銀校互聯(lián)的完全對接，因此網(wǎng)絡(luò)信息安全問題成為首要考慮的問題，另外，網(wǎng)上報銷模式也并非“全能”，例如針對醫(yī)藥費(fèi)報銷、借款等簡單的業(yè)務(wù)如果采取網(wǎng)上報銷模式，反而顯得累贅。

不同模式的財務(wù)報銷模式存在著各自優(yōu)勢與不足，日益復(fù)雜的經(jīng)費(fèi)管理環(huán)境，制約著單一模式的持續(xù)使用，這便要求高校結(jié)合自身經(jīng)費(fèi)管理特點(diǎn)整合不同財務(wù)報銷模式的優(yōu)勢，提升財務(wù)報銷的效率。

（二）財務(wù)報銷流程

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷流程包括票據(jù)整理、分類、粘帖、簽批、審核、錄入、復(fù)核、報銷款支付等多個流程，各流程之間環(huán)環(huán)相扣，影響著整體的報銷效率，因此，優(yōu)化報銷流程成為影響財務(wù)報銷效率的關(guān)鍵因素。從現(xiàn)有的報銷流程來看，票據(jù)的整理、分類和粘貼是報銷流程的前端，往往要求報銷人員要掌握財務(wù)報銷的管理規(guī)定，按規(guī)范要求對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行整理；簽批流程是財務(wù)報銷的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，各類不同的經(jīng)費(fèi)簽批權(quán)限各有不同，又多涉及到職能部門或校領(lǐng)導(dǎo)，報銷人員要完成簽批流程需耗費(fèi)一定的時間成本，而財務(wù)人員必須熟知流程審批的層次，對簽批流程進(jìn)行二次復(fù)核；最后是財務(wù)人員的賬務(wù)處理以及款項(xiàng)的支付環(huán)節(jié)，賬務(wù)處理環(huán)節(jié)則有賴于核算軟件的應(yīng)用，款項(xiàng)的支付環(huán)節(jié)隨著信息技術(shù)的應(yīng)用各類電子支付將是發(fā)展的大趨勢。

（三）信息技術(shù)變革

信息技術(shù)的變革是財務(wù)報銷業(yè)務(wù)發(fā)展和持續(xù)提高效率的源泉。信息技術(shù)的變革，使會計核算擺脫了手工階段，實(shí)現(xiàn)了會計電算化，在報銷業(yè)務(wù)量日益增多的情況下，大大提高了財務(wù)報銷的效率，且伴隨著財政體制的各項(xiàng)改革，信息技術(shù)的進(jìn)步，使財務(wù)報銷業(yè)務(wù)處理能及時更上改革的步伐，如政府部門相繼推行零余額賬戶、國庫集中支付、公務(wù)卡結(jié)算等都有賴于信息技術(shù)的支持，既優(yōu)化了報銷手續(xù)，又確保了報銷資金支付的安全。另外，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也為高校財務(wù)管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化提供了重要支撐，為高校財務(wù)報銷模式的選擇奠定了基礎(chǔ)。

（四）信息溝通機(jī)制

可以說經(jīng)費(fèi)報銷就是財務(wù)人員與報銷人員溝通的過程，在報銷業(yè)務(wù)辦理過程中雙方所處的立場不同，對經(jīng)費(fèi)的使用、辦理流程和審批制度等理解存在偏差，容易導(dǎo)致雙方出現(xiàn)沖突和隔閡，造成報銷效率的低下，因此，要緩解報銷雙方的矛盾，提高報銷的效率就必須建立有效的信息溝通機(jī)制，減少雙方信息的不對稱性，具體來說，財務(wù)報銷的信息溝通機(jī)制包括最新財經(jīng)法規(guī)知識和報銷指南的傳遞以及報銷人員業(yè)務(wù)辦理過程中存在的難點(diǎn)問題的反饋，財務(wù)報銷信息溝通越順暢，越能減少雙方之間的摩擦，有利于構(gòu)建和諧的財務(wù)報銷環(huán)境。

三、高校財務(wù)報銷體系的構(gòu)建

為進(jìn)一步提升高校財務(wù)報銷的效率，現(xiàn)結(jié)合高校財經(jīng)環(huán)境的變化，綜合考慮影響高校經(jīng)費(fèi)報銷各因素之間的聯(lián)系，構(gòu)建完善高校財務(wù)報銷體系，從整體的視角提升高校經(jīng)費(fèi)報銷效率。

本文構(gòu)建的高校財務(wù)報銷體系，分為三個環(huán)節(jié)，分別是促成要素環(huán)節(jié)、過程要素作用和結(jié)果形成環(huán)節(jié)（圖1），其中促成要素包括財務(wù)人員和以師生員工為代表的報銷人員，他們既是報銷業(yè)務(wù)辦理主要人員，也是目前高校經(jīng)費(fèi)“報銷難”的問題矛盾根源所在；過程要素包括信息技術(shù)的變革、財務(wù)報銷模式以及報銷的流程；結(jié)果要素則是財務(wù)人員與報銷人員對高校財務(wù)報銷體系效率的直接感受，因此，該體系是以促成要素作用環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)，過程要素作用環(huán)節(jié)是核心，結(jié)果要素作用環(huán)節(jié)為終點(diǎn)。

圖1 高校財務(wù)報銷體系

首先，促成要素作用環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)。該環(huán)節(jié)以高校的外部體制、制度環(huán)境變革為誘因，外部體制、制度環(huán)境變化包括經(jīng)費(fèi)來源的多元性、外部監(jiān)管的持續(xù)壓力以及經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理要求等，這些信息變化以不同渠道傳導(dǎo)給財務(wù)人員與報銷人員，為他們的工作內(nèi)容與業(yè)務(wù)量帶來新的挑戰(zhàn)，調(diào)節(jié)雙方對外部環(huán)境的適應(yīng)能力顯得至關(guān)重要，具體措施可通過加強(qiáng)財務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)交流學(xué)習(xí)，主動適應(yīng)外部制度環(huán)境變化，破解經(jīng)費(fèi)管理的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，進(jìn)而提升財務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理能力，同時，協(xié)助經(jīng)費(fèi)報銷人熟悉經(jīng)費(fèi)最新報銷流程和經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，緩和報銷人對外部經(jīng)費(fèi)管理環(huán)境發(fā)生變化的抵觸情緒，積極提升報銷服務(wù)質(zhì)量。此外，該環(huán)節(jié)的主要矛盾還在于信息傳遞的不對稱性容易造成雙方的誤解，因此該環(huán)節(jié)報銷效率優(yōu)化的重點(diǎn)也在于雙方之間建立有效地溝通交流機(jī)制，減少信息的不對稱，即要求財務(wù)部門摒棄被動接受的傳統(tǒng)報銷理念，主動適應(yīng)報銷新常態(tài)的發(fā)展，包括深入學(xué)院部門主動宣講最新財務(wù)報銷知識，獲取經(jīng)費(fèi)“報銷難”的反饋意見、通過校園網(wǎng)傳播最新制度管理要求及報銷注意事項(xiàng)，并開通留言板塊獲取報銷人員反饋信息、以及利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊工具建立QQ、微信群及時解答教工報銷疑難等方式拓寬財務(wù)知識傳播途徑，有效接受反饋信息，實(shí)現(xiàn)多渠道雙向溝通機(jī)制。

其次，過程要素作用環(huán)節(jié)是核心。過程要素包括信息技術(shù)、報銷模式以及報銷流程，由于會計核算真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性要求，客觀上財務(wù)報銷存在多個流程，每個流程的不順暢，都會影響到報銷的效率，而能從根本上對經(jīng)費(fèi)報銷流程產(chǎn)生影響的則是信息技術(shù)的變革和學(xué)校報銷模式的選擇，信息技術(shù)的變革一直是推動財務(wù)報銷業(yè)務(wù)不斷向前發(fā)展的動力，它也不斷推動著我國報銷模式的不斷演進(jìn)，從取號系統(tǒng)模式、投遞式報銷模式到報賬員預(yù)審模式和網(wǎng)上報銷模式，不同報銷模式的選擇都是對報銷流程的一種再造，因此該環(huán)節(jié)以信息技術(shù)要素為依托，報銷模式的選擇為根本，最終決定報銷流程的繁簡。也就是說，該環(huán)節(jié)作為經(jīng)費(fèi)報銷體系的核心環(huán)節(jié)要求學(xué)校根據(jù)結(jié)合自身的技術(shù)環(huán)境、報銷氛圍、報銷的業(yè)務(wù)量等因素，選擇合適的報銷模式至關(guān)重要，往往來說財務(wù)報銷模式的選擇并不是唯一的，通常組合的方式可以更具效率，如財務(wù)部門可以針對借款、醫(yī)藥費(fèi)報銷等部分簡單業(yè)務(wù)設(shè)立綠色通道保留傳統(tǒng)的排隊(duì)取號模式，其他的報銷業(yè)務(wù)可以采取網(wǎng)上報賬的模式，同時，為保證報銷人填報準(zhǔn)確性可以輔以報賬員預(yù)審模式［2］。

最后，結(jié)果要素形成環(huán)節(jié)是終點(diǎn)。該環(huán)節(jié)主要是績效的反饋，為使財務(wù)報銷體系形成良好的輪動發(fā)展態(tài)勢，財務(wù)部門應(yīng)該定期組織財務(wù)人員與報銷人對財務(wù)報銷體系進(jìn)行績效評價，評價內(nèi)容包括前面環(huán)節(jié)所采取的信息溝通、報銷模式和報銷流程的選擇等措施的實(shí)施效果，以此判斷“高校財務(wù)報銷體系”的完善程度。前面環(huán)節(jié)各影響要素的共同作用最終影響經(jīng)費(fèi)報銷效率高低的評價結(jié)果，如績效反饋財務(wù)人員工作量大大減少、財務(wù)管理體制機(jī)制進(jìn)一步優(yōu)化、報銷人員經(jīng)費(fèi)規(guī)范管理意識得到提升及辦事效率大大提高，則表明“高校財務(wù)報銷體系”是高效的，反之則容易陷入“報銷難”的困境，此時，財務(wù)部門必須根據(jù)績效反饋內(nèi)容對之前環(huán)節(jié)各影響因素進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，形成經(jīng)費(fèi)報銷體系良性的輪動。

綜上，高校經(jīng)費(fèi)報銷體系作為一個整體，由不同影響因素環(huán)環(huán)緊扣，其動態(tài)調(diào)整的要求，也決定了財務(wù)人員的創(chuàng)新與學(xué)習(xí)必須貫穿經(jīng)費(fèi)報銷體系的全過程，從而實(shí)現(xiàn)高效的財務(wù)報銷體系的構(gòu)建。

四、結(jié)語

高校財務(wù)報銷體系的構(gòu)建，注重財務(wù)人員與報銷人員的能動性，以雙方業(yè)務(wù)辦理過程中的矛盾關(guān)系為切入點(diǎn)，從整體的視角綜合考慮影響報銷效率的各具體因素，為高校提升財務(wù)報銷的效率找準(zhǔn)了著力點(diǎn)，有利于緩解高校經(jīng)費(fèi)“報銷難”的現(xiàn)狀，提升高校財務(wù)的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

［1］林琴珍， 孫思惟. 高校財務(wù)報賬模式發(fā)展轉(zhuǎn)變與對策［J］.會計之友，2015（3）：87-89.

［2］仲云珍.網(wǎng)上預(yù)約報賬模式對高校財務(wù)管理的影響探討［J］.會計之友，2013 （10）：121-123.

基金項(xiàng)目：1.中國教育會計學(xué)會地方工科院校分會2015-2017課題“基于信息化手段下的高校財務(wù)報賬業(yè)務(wù)流程構(gòu)建研究”資助；2.廣東工業(yè)大學(xué)“創(chuàng)新強(qiáng)校工程”體制機(jī)制改革項(xiàng)目“高校財務(wù)監(jiān)督機(jī)制創(chuàng)新研究”資助。

作者單位：（廣東工業(yè)大學(xué)財務(wù)處）