信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

梁曉龍+孫芳+王衛(wèi)國

[摘要]在人類的歷史進程中，不斷產生著聲音、文字和圖像等各種信息，而檔案就是對信息資源的有效記錄，檔案針對各個領域的發(fā)展、創(chuàng)新都具有重要的應用價值，因此，如何采取有效措施提升檔案管理質量已經引起人們的高度重視。與此同時，近年來信息技術以日新月異的速度飛快發(fā)展，人類文明進入信息時代。各行各業(yè)在積極提升自身競爭力的過程中，都加大了對信息技術的應用。文章以信息時代為背景，展開了對檔案管理工作的創(chuàng)新探索。

[關鍵詞]信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.29.239

近年來，信息技術飛速發(fā)展，給人們日常工作及生活中的方方面面都帶來了極大的轉變。檔案管理信息化建設，促使存檔、記錄等工作更加快捷、精確。因此我國應及時轉變傳統(tǒng)檔案管理模式，構建自動化和信息化平臺，為促進我國檔案管理工作的進步奠定良好的基礎。本文首先對信息時代下的檔案管理進行了簡要概述，并對我國傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足進行了探討，最后有針對性地提出了信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

1 信息時代下檔案管理概述

檔案管理工作中，包含大量的信息資源，在信息時代背景下，相關工作人員在采集、保存以及傳遞相關信息資源的過程中，可以加大對信息技術的應用力度，通過信息技術，促使檔案信息資源更加充分的利用具有重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作開展過程中，信息資源的記錄、保存等工作都是人為操作的，而信息時代背景下，信息技術和數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，極大地提升了工作效率，同時工作中的誤差現(xiàn)象減少。[1]值得注意的是，在應用信息技術和數(shù)字技術進行檔案管理的過程中，必須統(tǒng)一由行政部門監(jiān)督和規(guī)劃下展開。

在信息時代背景下，檔案管理工作主要呈現(xiàn)出以下特點：首先，信息時代背景下，我國在積極進行檔案管理工作的過程中，相關部門應針對相關工作內容以及性質，制定健全的法律法規(guī)，對檔案管理工作流程以及內容進行明確的規(guī)范；其次，信息時代背景下，信息技術在檔案管理工作中的應用，促使電子檔案取代了傳統(tǒng)的實物檔案，這成為各個領域在進行檔案管理信息化建設過程中的一個重要標志；最后，同傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化和網絡化的檔案管理極大地提升了工作效率。[2]

2 傳統(tǒng)檔案管理中的不足

檔案管理工作是一項復雜性和系統(tǒng)性的工作，在對檔案進行全面搜集的基礎上，進行詳細的整理，工作人員針對整理以后的檔案應當進行專業(yè)的鑒定，將具有價值和應用意義的檔案進行妥善的保管，接下來是對大量的檔案進行編目和檢索處理，在充分的統(tǒng)計基礎上，針對檔案不同的用途對其進行編輯，最后提供給相關部門和工作人員進行利用。收集到的全部檔案是檔案管理工作開展的主體，而利用檔案展開工作的人員是檔案管理的服務對象。[3]

然而，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存在很多的不足：首先，運輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質，這導致檔案在運輸過程中，如果產生碰撞等現(xiàn)象將造成其發(fā)生嚴重的損傷。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法對運輸提出了較高的要求。其次，保存困難。針對傳統(tǒng)的檔案管理工作來講，對信息資源的保持常應用紙質檔案的方式，少數(shù)檔案在保存的過程中，需要對影響、照片、絲織品等方式進行利用，這些材質對存放環(huán)境的要求較高，如果將其長期存放于潮濕或者陽光過于充足的地點，將造成其發(fā)生氧化和腐爛現(xiàn)象，從而導致信息資源的缺失。與此同時，在應用這種方式進行檔案管理的過程中，工作人員需要定期的對其進行護理，而護理的過程也是非常復雜的，需要耗費大量的人力和物力。最后，利用難度高。檔案管理過程中，需要面對較多的信息資源，工作人員對其進行整理以及編輯的過程中，雖然耗費了大量的時間，然而也不可能將其完全進行分類，因此使用者在對其進行利用的過程中，通常也需要花費大量的時間進行查找。[4]同時，還有很多檔案在保存過程中是孤本，只有在謄寫以后才能夠進行利用等，這一過程中耗費了大量的時間，同時檔案資源的利用率嚴重降低。

3 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1 管理方面

在信息時代背景下，信息技術以日新月異的速度飛速發(fā)展，能夠滿足人們日常工作及生活中各個領域的不同需求。因此，現(xiàn)階段針對我國檔案信息化管理相對分散的現(xiàn)狀，在進行檔案管理信息化建設的過程中，應當從檔案管理的需求出發(fā)，積極構建專門的檔案管理系統(tǒng)。更重要的是，促使檔案信息化管理能夠實現(xiàn)集中統(tǒng)一性。在這一管理模式當中，必須全面登記造冊全部的檔案，將所有的信息資源規(guī)范記錄到總系統(tǒng)當中，提升檔案整體利用效率。同時，這一過程中，如果個別單位在運行過程中，因技術或自然環(huán)境等客觀因素導致信息系統(tǒng)發(fā)生故障或者信息文件發(fā)生損壞和丟失的現(xiàn)象，也可以利用總系統(tǒng)當中的文件繼續(xù)開展各項工作，不會造成更加嚴重的損失。[5]在實現(xiàn)統(tǒng)一集中化檔案管理的過程中，應保證各個相關部門能夠應用統(tǒng)一的軟件和技術進行檔案管理，促使檔案管理更加具有規(guī)范性，同時對于有效保護各項信息資源具有重要意義。

3.2 信息共享方面

信息技術應用過程中，最大的優(yōu)勢就是拉近了人與人、部門與部門之間的距離，能夠進行更加快速的信息傳遞和共享。針對檔案管理工作來講，由于我國始終存在各部門分散管理的特點，因此信息的交流和應用程度也相對較低，信息資源的利用程度低，不利于相關領域提升工作效率，并實現(xiàn)快速發(fā)展。在這種情況下，新時期我國在積極進行檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，不僅要構建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還應當創(chuàng)建獨立的平臺，促使檔案信息資源實現(xiàn)高度的共享。該平臺運行過程中，工作人員應對各種資源進行分類，平臺使用者可以及時找到有助于自身工作的信息，有條理的選取和應用資料。在這種情況下，檔案管理總部門在運行過程中，應積極制定相關措施，鼓勵下屬各部門在日常工作中加大交流力度，各部門在明確自身工作重心的基礎上，加大合作力度，提升對資源的利用率，從而為各項工作更加高效的開展奠定良好的基礎。同時，各部門在日常上傳資料的過程中，也應當對資料的名稱、來源等進行清晰的標注，從而為使用者的查詢提供便利。

3.3 工作人員方面

在信息時代的背景下，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，最基礎的因素就是檔案管理工作人員。因此，現(xiàn)階段只有不斷提升相關工作人員的創(chuàng)新精神，才能夠在檔案管理各個環(huán)節(jié)當中不斷進行創(chuàng)新，并提升檔案管理工作效率。事實上，工作人員對現(xiàn)有檔案管理工作流程以及缺陷的體會是最為深刻的，因此提升工作人員的創(chuàng)新精神，促使其在日常工作中，對檔案管理工作的缺陷進行完善至關重要。[6]與此同時，各個部門檔案管理工作人員在日常工作中，還應當加大交流力度，通過合作的方式共同為提升檔案管理工作質量做出貢獻。上級部門應針對能夠發(fā)揮創(chuàng)新精神的職工進行鼓勵，逐漸引導工作人員意識到創(chuàng)新精神的重要性。

4 結 論

近年來，信息技術的飛速發(fā)展，極大地提升了人們的生活質量以及工作效率，人類文明正式進入信息時代。在這一時代背景下，各行各業(yè)必須順應時代發(fā)展潮流，加強信息化建設，才能夠得到持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作是各個領域長期發(fā)展中產生的關鍵信息資料，是未來中的重要基礎，然而檔案內容具有復雜性，新時期要想有效提升檔案管理工作效率，必須加大檔案管理信息化建設，并在傳統(tǒng)檔案管理模式下進行工作的創(chuàng)新，為提升檔案管理工作效率奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].黑龍江科技信息，2015（34）：129.

[2]申品磊.淺談信息時代高校檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].中國集體經濟，2014（6）：79.

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[4]楊群英.新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索[J].勞動保障世界，2015（S1）：37-38.

[5]朱喬芙.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析[J].科技傳播，2015（19）：104-105.

[6]付于利，王寶安.淺議如何適應和滿足信息時代下的檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2014（9）：276.