淺析中小企業ERP實施中的數據問題及效果研究

煤炭科學技術研究院有限公司 劉坦

淺析中小企業ERP實施中的數據問題及效果研究

煤炭科學技術研究院有限公司 劉坦

本文依據中小企業實施ERP過程中的數據特點、分類狀況，簡要分析了中小企業數據準備過程中的數據整理及收集、系統運行過程中的各項數據存儲周期管理、系統上線過程中的數據檢查和整合錄入，進而探究ERP實施后的效果。

中小型企業 數據處理 ERP 效果研究

隨著國內各中小企業市場競爭壓力的日益增大，信息化建設也隨之加大。建立企業ERP系統并不難，而真正面臨的問題是如何使該系統充分發揮其作用，有效的提升企業競爭力。相關研究顯示，數據質量是影響信息系統利用率的決定性因素，系統效率的高低和數據的及時性與可靠性有關，而粗放型的管理模式以及發展速度過快造成的中小企業的數據現狀將直接決定該企業的ERP系統數據特點。因此，從數據的角度分析，將ERP系統實施的整個過程合理的分成數據收集的準備階段、數據整理的系統上線階段以及數據管理的系統運行階段。

1 數據分類和特點

1.1 數據分類

中小企業的數據常被分為靜態數據和動態數據。靜態數據一般指展開業務活動前所需要的基本數據，比如客戶供應商的信息、原輔材料的信息等。動態數據則指業務開展的過程中，隨時出現的需即刻處理的事務信息，比如生產安排及銷售訂單等。靜態數據是動態數據的基礎，它在數據運行的整個過程中能夠保持基本不變，可通過調動靜態數據保持該數據的唯一性。動態數據隨時間變化而改變，其變化頻率較高。按切換點來劃分，可將動態數據分成日常數據與初始數據。

1.2 中小企業數據的特點

中小企業的數據現狀主要有兩方面：一是，企業原本就存在的“個案項目”構成的異構數據，致使數據在集中處理時無法共享；二是，因為管理水平跟不上，存在著大量的手工數據；一些數據存在口徑差異、冗余且統計不規范，還易發生相同數據在相同時間、不同部門中、以不同的表述出現的現象。尤其在中小企業的日常運行中，很少對數據進行合理的整理及匯總，極易造成局面混亂。因此，為避免以上問題，應及時做好相應階段的數據收集及整合管理。

靜態數據具備較大的準備難度，它涵蓋了企業中所有可見及不可見的信息，可見信息如成品資料、客戶供應商的信息、會計科目等，該種信息與手工作業相似，獲取與理解都比較容易。而不可見信息如倉庫性質、單據類型等在手工作業過程中是不會涉及的，但對將來數據的匯總與統計會有影響，該種數據更不易于收集及整理。此外，靜態數據準備的工作量大，各種信息的記錄可從幾個至幾十萬個不等，每條記錄又包含幾十乃至上百個字段。所以，由于數量大，準備時間長，在開始時就應安排專人著手準備，同時注意合理統籌，提高效率。

動態數據準備的基礎是不同模塊上線過程中的切點數據。因此，其數據準備的方式也不盡相同，例如計劃企業7月份的原料管理子模塊上線，要以6月末帳目的余額為準；通過較全面的數據盤點后所得的準確數據明確企業材料庫存數量。所以，動態數據的準備時間較短，但所需人力較多。

2 收集準備過程中的企業數據

2.1 確定收集數據的工作范圍和組織形式

成立專門的職能部門與數據小組，各職能部門人員均參與，并選出專人負責，保證數據準備工作的順利進行，避免所得數據不實延誤工作。靜態數據的要求與范圍確定好后，數據小組應明確數據準備的重難點、分析數據的搜集來源，確定數據準備工作的進度與分工。

2.2 確定收集數據的模式和方法

數據小組需根據業務特點將收集的數據進行分類，準備好合適的收集模板，可利用工具軟件如Access、MS Excel、SQL Server等輔助收集與整理，這些工具軟件不但可以提高工作效率，還能用于查錯。為確保及時完成數據收集工作，企業應引導不同部門一起進行，然后交叉傳遞各自已完成的任務；或者將數據收集工作分成幾個部分，由不同部門各自負責。該模式對數據傳遞路徑的要求比較高，尤其應注意表格發出時要統一編號，部門間要做好交接工作，既要保證進度，又要避免失誤。

2.3 編碼規則的制定

對數據進行特定的編碼，能確保它在ERP系統運行中的唯一性，可以避免產生混亂。因而，制定相關編碼原則是完成數據準備的基礎性內容。編碼可以為龐大的數據確立唯一的識別標識，能夠快速有效的完成查詢工作。一個完善的編碼體系需多部門反復研討，不同數據的編碼結構存在差異，但它們需遵循共同的原則即標準化原則、唯一性原則、同樣的編碼結構；同時還需要考慮編碼的可處理性及實用性等特點。建立完整的編碼體系在考慮中小企業的發展對信息編碼要求的同時，還要注意企業現狀，符合數據處理需求，便于使用計算機處理。編碼不僅屬于技術問題，或是ERP系統的開發組及數據小組的內容，還涉及到不同部門乃至整個行業的特點，應考慮多方原因。

2.4 轉換與導入數據

數據中既存在手工作業的原始數據，還有“個案項目”的異構數據?？山M織專人將手工原始數據直接輸入，而異構數據的數據量比較大，使用直接輸入的方法不現實，可使用數據轉換系統或專門開發數據轉換程序。

2.5 數據的核對與校驗

保證數據正確是整個工作過程的核心內容，若任意一組數據出現錯誤，所有的工作將毫無意義。這就要求數據小組在收集整理數據的過程中，要對其不斷地進行核對與校驗，保證數據質量。若發現錯誤就要與具體部門及時溝通并解決，避免大量積壓，影響工作進程。數據的檢查一般從三方面著手：（1）完整性檢查，主要是數據的記錄數量完整性、字段完整性以及類型完整性。（2）正確性檢查，針對不同行業或部門需制定相應的檢查原則與范圍。（3）唯一性檢查，一是考慮到是否存在多物一碼的情況，該情況可在ERP軟件運行時被發現；還要考慮到是否有一物多碼的情況，這種情況無法使用軟件檢測，要堅決杜絕，以免出現嚴重錯誤。

3 整理系統上線過程的數據

3.1 初始數據的準備

系統上線過程中的一個重要問題是切換點數據。點數據主要指系統的初始數據，也就是系統最初時間點上所顯示的中小企業的實際動態數據狀況。初始數據的準備可分為下列幾步：（1）確定上線的時間；（2）對庫存進行較為全面的盤點工作，盤點時依據的是編碼規則；（3）盡可能在ERP系統上線之前處理好尚未完結的業務，從而降低系統與手工切換之間的難度，盡可能減少對賬工作量；（4）組織專人將靜態數據集中導入系統中；（5）在上線之后短期內，對手工帳及食物進行核對，檢查數據是否正確，查出差異并及時調整，找出差異原因。

3.2 保障數據的實時性與有效性

系統實現不同于手工作業，在上線前后，其業務處理的方式有所不同。導致差異的因素除了帳帳不符以及帳實不符外，管理口徑的不一致和前后統計的差異也是一個因素。中小企業應該以ERP系統的邏輯關系為入手點，處理上述數據，進而確保數據的平衡性。為確保數據的有效性，可借鑒以下方法：（1）上線前，確定數據表格樣式。如果所涉及數據量相對較少，可以借助Excel模板構建表格，以方便后續的數據排序及數據匯總。若數據量比較大，可編制新的程序來自動控制數據，同步查錯。（2）上線時，通過相應的管理措施降低初始的數據量。（3）上線后，要及時對帳，對帳過晚可能會導致數據差異增大。因而，中小企業必須做好企業管理工作，確保數據錄入及數據處理工作同步進行，避免數據積壓問題的出現。

4 系統運行時的數據管理

即使系統已經上線，但仍會有大量的數據需要不斷補充，針對該問題，需建立一個合理的數據收集及審批機制，形成科學的制度與流程。作為一個完整ERP實施系統，上線還只是開始；從數據的產生直至消亡的整個過程中，必須保持數據的時效性、準確性與穩定性。

所以，在系統運行過程中，應做到：（1）組織專業人員成立編碼維護部門，將所有數據進行合理編碼；（2）上線后，調整各部門的業務流程及操作規程，以便適應系統內各數據的流動；（3）對已存數據定期進行備份，保證數據完整，當數據發生缺失時，能夠恢復，最大程度的降低損失。企業應及時處理ERP系統出現的已經失效數據、異常數據，并清理垃圾數據；（4）依據企業實際管理需求及各項業務要求，添加新數據或者改變已有數據等。在ERP設計實施的每一個階段都存在著數據處理，且不同階段對數據的管理要求也不盡相同。

所以，針對中小企業發展的特點，制定出一套科學有效的管理制度保證數據質量是企業健康發展過程中必不可少的。例如數據小組可制作一個“數據的收集整理與錄入檢查文檔”，該文檔中需要明確數據處理時間與范圍，即明確什么時間完成、收集與整理錄入檢查的數據以及哪些數據。明確建立數據和維護數據的具體單位，構建科學、規范、合理的工作流程；還可建立獎懲機制，通過適當的獎賞和懲罰措施，督促工作人員認真負責的完成相關任務，進而確保數據的準確性。同時，還能使用數據質量評估的方法，在系統運行過程中，每隔一段時間，進行一次數據評估，從而發現一些管理問題，及時進行調整，以充分體現企業實施ERP的真實效益。

5 中小企業實施ERP后的效果分析

5.1 企業管理更加規范

ERP的實施，促使企業管理流程變的更加流暢、規范，將管理的規范化與制度化按一定的形式系統的固定下來，若未按照系統規程操作，就無法完成整個流程，不能按時完成工作，這就有效的避免了工作人員的失誤。并能促使企業成功轉型，從過去的人為管理轉變成機器管理，有效的規避了企業管理中的各種風險。

5.2 提升企業管理效率

保證企業ERP系統完全運行到企業經營過程的各個環節中，全程跟蹤調查企業的采購環節、生產環節及銷售情況等，記錄相關數據幫助管理人員判斷和分析。利用ERP系統，實際參與到各經營項目中，可實時管理產品生產的整個過程即從訂單到產品設計到生產運輸以及銷售。ERP系統具有提前預警的作用，可使企業及時規避風險，做到各項目的動態控制，各部門相互協作，促使公司管理更加高效，反應更加敏捷。

6 結語

綜上所述，數據直接關系ERP能否在中小企業順利實施和實施效果。所以，企業首先應明確數據處在不同階段具有的特點后，選取合適的數據收集、整理以及管理的方式。同時，針對ERP實施過程中數據的處理還需要有周密的計劃與科學合理的組織。企業管理人員能夠清楚的意識到ERP所帶來的企業效益，并且認識到自身發展的限制因素是成功實施ERP的前提，以期為中小企業科學、合理地實施內部數據的信息化管理提供一定依據。

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F272

A

2096-0298（2016）07（b）-078-02

劉坦（1986-），男，蒙古族，內蒙古赤峰人，助理工程師，現就職于煤炭科學技術研究院有限公司北京分公司，主要從事企業管理、供應鏈管理方面的研究。