文書檔案信息化管理探討

劉 芳

蓬萊閣管理處

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文書檔案信息化管理探討

劉 芳

蓬萊閣管理處

摘 要：文書檔案信息化管理具備傳統管理方式所不具備的優點，本文對現代文書檔案管理的結構設計及功能進行介紹。

關鍵詞：檔案管理；問題探討； 信息化管理

1應用辦公自動化的文書檔案管理優點

1.1辦公效率大幅度提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整。齊全，避免漏寫﹑漏抄；用筆規范﹑耐用，字跡工整﹑清楚；分類﹑統計準確無誤，結果有費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集﹑儲存﹑分類。統計和查閱等環節變的十分方便﹑有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫﹑高濕﹑酸﹑酶﹑氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存﹑讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD﹑DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存﹑讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

1.3提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

2檔案管理中存在的不足

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫不一。“三齡一歷”（年齡﹑工齡﹑黨齡﹑學歷）記載多樣，二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。

2.1普遍檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分領導對檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調﹑查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽視檔案管理工作，未把檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所﹑經費﹑人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

2.2 硬件設施解決落實差

檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準﹑不規范。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄﹑潮濕﹑“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變﹑蟲蛀，影響檔案的美觀整潔﹑完整。

2.3 檔案管理人員管理手段落后

由于檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性﹑管檔要求﹑檔案材料的收集﹑整理﹑歸檔﹑裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

3文書檔案方法和幾點措施

文書檔案的信息化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

3.1信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效﹑最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進﹑出網絡的數據；管理進﹑出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

3.2提高檔案管理人員的素質

《干部檔案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠﹑作風正派﹑責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作﹑生活﹑充分發揮他們的積極性和創造性。建議主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。配置專（兼（職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。

3.3加大投入，進一步夯實檔案工作基礎

各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護﹑檔案保護和搶救﹑檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；各單位要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風﹑采光﹑防盜﹑防蟲﹑防潮﹑防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調﹑電腦﹑掃描儀﹑監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失﹑不損壞，又保證檔案信息不失密﹑不泄密。

4結束語

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。

參考文獻：

［1］王英.探討檔案管理工作的創新工作［J］.科技致富向導，2011（12）.

［2］于雅萍.淺析新形勢下如何做好檔案管理工作［J］.才智，2011（19）.

［3］崔穗旭.檔案信息化建設進程中應注意的幾個問題［J］.廣東檔案，2013，（01）.