信息化背景下高校圖書館檔案共享模式研究

[摘 要]在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案管理需要革新技術(shù)手段，以適應(yīng)數(shù)字檔案存儲(chǔ)和利用的新變化。本文以高校圖書館檔案管理為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)數(shù)字檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行可行性分析，提出檔案管理的價(jià)值理念，建立高校圖書館檔案共享模式，為數(shù)字檔案管理提出新思路。

[關(guān)鍵詞]高校圖書館；檔案管理；檔案共享

[中圖分類號(hào)]G258.6 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼]B

[文章編號(hào)]1005-6041（2016）03-0021-04

在信息化時(shí)代背景下，檔案載體由傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橄葦?shù)字后紙質(zhì)的載體產(chǎn)生形式，因此需要科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行管理應(yīng)用。檔案利用過程中，會(huì)產(chǎn)生具有附加價(jià)值的新檔案，產(chǎn)生“二次歸檔”問題，如何保證數(shù)字檔案的原始性，如何對(duì)檔案“二次歸檔”，如何解決檔案保密與檔案利用的矛盾，是檔案管理領(lǐng)域需要探索的方向。數(shù)字檔案研究有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案等偏向保存的研究，重點(diǎn)在于如何確保檔案原始性和如何管理利用檔案。數(shù)字檔案無須過多考慮存放問題，而需考慮分級(jí)保密和存檔價(jià)值問題。在新的時(shí)代潮流面前，針對(duì)高校圖書館檔案管理混亂的現(xiàn)狀，本文提出高校圖書館數(shù)字檔案共享模式，試圖在高校圖書館特定領(lǐng)域挖掘數(shù)字檔案管理的新需求，使數(shù)字檔案的管理和利用能夠保障和推動(dòng)高校圖書館發(fā)展。

1 高校圖書館檔案管理研究現(xiàn)狀

1.1 檔案知識(shí)管理研究薄弱

檔案學(xué)研究已由檔案記錄的保存演進(jìn)至檔案記錄的管理[1]，這與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字存儲(chǔ)等高科技技術(shù)普及有關(guān)。但檔案學(xué)與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)在知識(shí)管理研究領(lǐng)域上仍存在著差距。在定量方面主要表現(xiàn)為文獻(xiàn)整體數(shù)量不足，期刊的集中程度不高，沒有形成核心作者群，得到資助的基金比較少；在定性方面，檔案學(xué)知識(shí)管理研究的關(guān)鍵詞和主題不如圖書館學(xué)豐富，沒有將知識(shí)管理的內(nèi)涵和外延進(jìn)行擴(kuò)展[2]。這種差距與檔案工作“重藏輕用”的特點(diǎn)和檔案學(xué)整體發(fā)展落后于圖書館學(xué)有關(guān)，檔案學(xué)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)管理研究的重視。作為圖書館學(xué)與檔案學(xué)的交叉領(lǐng)域的圖書館檔案管理，仍然停留在紙質(zhì)檔案回溯數(shù)字化、圖書檔案管理融合一體化階段。檔案管理要適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需求，應(yīng)吸取圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)研究理論和方法，通過知識(shí)管理應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“信息”向“知識(shí)”演變。

1.2 檔案管理手段單一

現(xiàn)有的高校圖書館檔案管理手段以檔案數(shù)字化、圖書檔案管理融合一體化為主，缺少檔案演變?yōu)椤爸R(shí)”的形式及手段。對(duì)檔案“信息”的評(píng)價(jià)、鑒定等行為僅限于檔案管理人員個(gè)人對(duì)制度化管理的理解，而由此造成對(duì)檔案留存價(jià)值評(píng)估處于封閉狀態(tài)下的經(jīng)驗(yàn)行為、制度行為。而制度和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)有時(shí)未能及時(shí)跟上科技發(fā)展的變化。當(dāng)單個(gè)檔案的部分缺失，檔案管理人員時(shí)常以檔案不全或該部分未達(dá)到留存價(jià)值等理由推諉，查閱檔案用戶很少就檔案缺失部分提出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)漠愖h。

1.3 高校圖書館檔案管理服務(wù)理念缺失

我國高校圖書館信息化設(shè)施的普及階段已基本結(jié)束，目前正朝著質(zhì)量提升的階段前進(jìn)[3]，然而高校圖書館檔案管理服務(wù)理念局限于被動(dòng)式查閱。高校圖書館側(cè)重于黨務(wù)、人事、設(shè)備、基建、財(cái)務(wù)等方面行文格式公事化的檔案歸檔保存，其目的是有需求時(shí)提供查閱。此類服務(wù)方式屬于檔案學(xué)最原始的基本的查閱功能。現(xiàn)有高校圖書館檔案管理在讀者檔案、新館建設(shè)檔案、人事檔案、圖書館歷史檔案等方面都有涉及，但都沒有提出“知識(shí)”化的服務(wù)概念。在一體化中進(jìn)程中，圖書、檔案、情報(bào)一體化數(shù)字網(wǎng)站必須能夠快速地接收、分析、處理新的信息，并將處理后的信息及時(shí)地傳遞給需要它的讀者[4]。這類著重網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)形式，忽視了服務(wù)的理念——“知識(shí)管理”主動(dòng)式服務(wù)，此管理狀態(tài)形成的原因是檔案管理服務(wù)理念與信息化環(huán)境脫節(jié)造成服務(wù)理念缺失。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化蓬勃發(fā)展，國家圖書館“十二五”規(guī)劃綱要中提出加快圖書館現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，開創(chuàng)國家圖書館事業(yè)發(fā)展新局面，強(qiáng)調(diào)為圖書館界提供主動(dòng)服務(wù)理念。高校圖書館檔案服務(wù)理念應(yīng)著重在主動(dòng)服務(wù)、合作共贏、引領(lǐng)業(yè)務(wù)、開放資源等方面進(jìn)行深化。建立檔案管理主動(dòng)服務(wù)理念，形成有效的共享機(jī)制，能夠加強(qiáng)館內(nèi)各部門粘連性、加強(qiáng)校內(nèi)職能部門之間的粘連性、強(qiáng)化館際之間交流學(xué)習(xí)的粘連性。通過從檔案管理演變成檔案的知識(shí)管理，使得圖書館檔案為圖書館發(fā)展提供有力的知識(shí)儲(chǔ)備及共享平臺(tái)。

2 高校圖書館檔案信息化共享模式策略

檔案學(xué)應(yīng)擴(kuò)大原有的研究領(lǐng)域，借鑒圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的信息組織研究方式，來滿足新技術(shù)環(huán)境下人們對(duì)檔案利用方式變革的需求[5]。高校可以利用檔案信息化共享模式建立檔案共享平臺(tái)，通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值評(píng)估，確保檔案的完整性和檔案管理的規(guī)范化。構(gòu)建檔案管理平臺(tái)以館內(nèi)共享為主，可推廣到校內(nèi)學(xué)科研究服務(wù)領(lǐng)域和館際之間交流服務(wù)領(lǐng)域（見圖1）。

2.1 高校圖書館檔案館內(nèi)共享模式

圖書館檔案館內(nèi)共享基于公平公正公開原則，是結(jié)合圖書館績效管理，推動(dòng)業(yè)務(wù)技術(shù)共享為核心的共享模式。館內(nèi)檔案的共享內(nèi)容包括：館內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的年度工作計(jì)劃，年度總結(jié)報(bào)告等量化數(shù)據(jù)，館內(nèi)不同業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)的服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)，館員素質(zhì)培訓(xùn)實(shí)踐效果，設(shè)備采購選擇參數(shù)等。通過共享模式加強(qiáng)全館館員的參與度，利用共享檔案價(jià)值評(píng)估，進(jìn)行有效的量化工作服務(wù)質(zhì)量評(píng)定，形成完善的服務(wù)檔案群。通過年度檔案的比較分析，使業(yè)務(wù)側(cè)重調(diào)整有據(jù)可依，館員業(yè)務(wù)培訓(xùn)流程有章可循，創(chuàng)新服務(wù)的效果有表可查，館員輪崗交接材料也能以檔案形式保留。

2.2 高校圖書館檔案校內(nèi)共享模式

高校圖書館檔案校內(nèi)共享模式策略是以科學(xué)數(shù)據(jù)服務(wù)[6]、學(xué)科服務(wù)、讀者特殊服務(wù)為指向的引導(dǎo)型共享模式。利用共享平臺(tái)讓校內(nèi)師生讀者充分了解圖書館的特色服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)效果，以達(dá)到宣傳、凝聚關(guān)聯(lián)讀者群體的目的。對(duì)高校新開專業(yè)，院系拆分或合并等行為進(jìn)行檔案存檔，根據(jù)相關(guān)教學(xué)需求通過檔案共享模式跟進(jìn)圖書資源配置，使得行政角度自上而下的執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)樽韵露系闹鲃?dòng)配合。

2.3 高校圖書館檔案館際共享模式

圖書館檔案館際共享模式策略是以打破高校圖書館間“貧富差距”，構(gòu)建海量分布式檔案資源庫群、統(tǒng)一的檔案知識(shí)型管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)圖書館館際間合作共贏的泛合作型共享模式。檔案館際共享模式能有效地進(jìn)行業(yè)務(wù)部門檔案交流、創(chuàng)新服務(wù)檔案的價(jià)值評(píng)估和圖書館學(xué)術(shù)交流。共享策略的目的是節(jié)約館際合作交流成本，提供館際合作成功案例，使區(qū)域的發(fā)展不平衡具體方面得以量化表現(xiàn)，采取“跟隨戰(zhàn)略”使落后的高校圖書館發(fā)展有所借鑒。特別是針對(duì)高校圖書館的評(píng)估要求可以有依據(jù)地適度調(diào)整，針對(duì)高效益低成本創(chuàng)新特色服務(wù)能迅速推廣，針對(duì)高效價(jià)值的服務(wù)體系由國家層面的統(tǒng)籌規(guī)劃投入從而縮小地域性差距。

3 高校圖書館檔案實(shí)現(xiàn)信息化共享的措施要求

3.1 檔案信息化共享的硬件設(shè)施要求

檔案共享硬件設(shè)施要求數(shù)據(jù)庫分布式管理存儲(chǔ)、有集中安全的異地備份。檔案雖然提供查閱功能，但并不是所有范疇的檔案都可以完成公開。分布管理存儲(chǔ)使數(shù)字檔案具有地域性的存放地點(diǎn)，可以有效地保護(hù)檔案安全性，有效防范系統(tǒng)維護(hù)人員登錄檔案存儲(chǔ)設(shè)備服務(wù)器，有效地保護(hù)檔案共享范圍。利用異地加密的備份手段，可以規(guī)避突發(fā)情況下檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫遭受災(zāi)難性打擊，加快重建修復(fù)進(jìn)度，確保檔案管理系統(tǒng)可靠運(yùn)行。

3.2 檔案信息化共享的技術(shù)平臺(tái)要求

本著節(jié)約成本，縮短開發(fā)周期出發(fā)，利用開源系統(tǒng)如Dspace等為基礎(chǔ)平臺(tái)，對(duì)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行配置和二次開發(fā)。技術(shù)平臺(tái)重點(diǎn)是優(yōu)化檢索方式，簡化檔案錄入提交的步驟，達(dá)到易錄優(yōu)檢的效果。通過爬蟲技術(shù)提取有效的關(guān)鍵詞，組合檔案錄入時(shí)設(shè)置的主題詞進(jìn)行爬蟲檢索。以明晰的（檔案前期的）需求分析進(jìn)行相關(guān)檢索，使檢索結(jié)果以完整的連續(xù)存檔顯示。當(dāng)存檔部分內(nèi)容有等級(jí)限制時(shí)，可通過用戶級(jí)別進(jìn)行隱性顯示，以方便用戶知曉并提出查考申請(qǐng)，經(jīng)核準(zhǔn)后，單獨(dú)進(jìn)行檔案傳遞推送。

3.3 檔案信息化共享的標(biāo)準(zhǔn)化要求

文檔、音頻、圖片的檔案存儲(chǔ)相對(duì)于目前存儲(chǔ)設(shè)備容量不構(gòu)成負(fù)擔(dān)，如何完整記錄保存才是關(guān)鍵之所在，因此，檔案信息化過程中需要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。真實(shí)地實(shí)時(shí)記錄檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤記錄，確保檔案的完整性以方便檔案的查考。引入“標(biāo)準(zhǔn)化”可以通過平臺(tái)設(shè)計(jì)來量化檔案錄入的元數(shù)據(jù)量。“標(biāo)準(zhǔn)化”過程是通過實(shí)踐讓“標(biāo)準(zhǔn)”不停修正的過程，并通過平臺(tái)管理應(yīng)用強(qiáng)制執(zhí)行的過程。在檔案分類、分級(jí)和鑒定等量化過程需要平臺(tái)以“標(biāo)準(zhǔn)化”的規(guī)范，在界面上設(shè)定簡單可視符合思維邏輯判定的布局。

3.4 檔案信息化共享對(duì)建檔館員的素質(zhì)要求

館員參與檔案信息化建檔的過程主要是把檔案信息知識(shí)化的過程。規(guī)范培訓(xùn)內(nèi)容及流程，加強(qiáng)歸檔工作的日常化、分類的規(guī)范化，適度放寬分布式參與程度，使館員在歸檔交流中以常態(tài)化進(jìn)行建檔管理。特別在檔案保密分級(jí)制度和對(duì)檔案完整性的概念理解上，對(duì)完整的檔案進(jìn)行合理拆分提交，并對(duì)拆分各部分進(jìn)行分級(jí)保護(hù)，達(dá)到檔案內(nèi)容分級(jí)保護(hù)的效果。館員參與檔案的建檔、管理及評(píng)價(jià)有利于館員自身業(yè)務(wù)服務(wù)水平的提高，有利于檔案價(jià)值的傳遞推廣。建檔共享過程也是館員相互學(xué)習(xí)促進(jìn)的過程，達(dá)到相互共贏的目的。

3.5 數(shù)字檔案原始性的存儲(chǔ)技術(shù)要求

確保數(shù)字檔案的原始性是檔案管理最為核心的保護(hù)技術(shù)之一。解決的辦法是依賴開放性Linux操作系統(tǒng)的用戶權(quán)限功能，在數(shù)字檔案在歸檔后，讓系統(tǒng)定時(shí)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行寫權(quán)限的提升，禁止用戶對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行修改增刪操作。通過分布式存儲(chǔ)技術(shù)，使存儲(chǔ)與系統(tǒng)平臺(tái)物理存放分離，并限定存儲(chǔ)服務(wù)器的Root用戶只能在存儲(chǔ)服務(wù)器上登錄，杜絕Root權(quán)限人員通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程操作對(duì)檔案進(jìn)行修改增刪。當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行修改增刪操作時(shí)，應(yīng)視為檔案進(jìn)行“二次歸檔”的相關(guān)活動(dòng)，應(yīng)保留記錄體現(xiàn)數(shù)字檔案原始性。

4 通過信息化共享構(gòu)建高校圖書館檔案價(jià)值體系

明確檔案管理的價(jià)值體系是執(zhí)行高校圖書館檔案管理共享理念前提。便利的獲取方式，檔案真實(shí)有效，數(shù)據(jù)原始且具有連續(xù)性，突顯檔案利用價(jià)值，并通過價(jià)值觀來確定服務(wù)觀。在圖書館數(shù)字化建設(shè)階段，傾向追求讀者服務(wù)為主的服務(wù)價(jià)值而忽視自身發(fā)展服務(wù)價(jià)值，目前應(yīng)考慮圖書館自身發(fā)展需要，使館員素質(zhì)及圖書館自身能夠穩(wěn)定均衡發(fā)展，再進(jìn)行下輪創(chuàng)新服務(wù)的發(fā)展。高校圖書館檔案價(jià)值可從權(quán)威、考核及監(jiān)督三個(gè)方面構(gòu)建價(jià)值體系。

4.1 通過網(wǎng)絡(luò)分布式數(shù)據(jù)庫管理構(gòu)建權(quán)威價(jià)值體系

高校圖書館檔案分布式數(shù)據(jù)元收集的完整性體現(xiàn)檔案考查核心價(jià)值。從歸檔的嚴(yán)謹(jǐn)角度，收集元數(shù)據(jù)不可修改只能追加，體現(xiàn)檔案原始性的同時(shí)，也繼承了檔案文件的記錄性，再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)理念。通過豐富原始性數(shù)據(jù)積累為檔案研究利用提供數(shù)據(jù)挖掘的條件。來源正統(tǒng)的權(quán)威性價(jià)值檔案，讓研究分析起點(diǎn)上建立在成功因子之上，使分布式數(shù)據(jù)檔案管理得以進(jìn)入良性發(fā)展。

4.2 通過網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境構(gòu)建考核價(jià)值體系

高校圖書館業(yè)務(wù)檔案有效記錄圖書館服務(wù)質(zhì)量和館員工作成績并進(jìn)行量化管理，并作為績效考核、高校教學(xué)評(píng)估圖書館考核的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來源、新服務(wù)立項(xiàng)和院系專業(yè)改革等跟蹤考核。在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下，構(gòu)建全面的參與評(píng)價(jià)考核機(jī)制，全面參與有利于考核價(jià)值的合理性和客觀性，讓考核價(jià)值體系在依托檔案管理下公正地產(chǎn)生合理激勵(lì)效果，考核價(jià)值體系也有利于指導(dǎo)檔案歸案細(xì)節(jié)。在檔案管理和考核相互作用下，使檔案管理制度及規(guī)范章程“標(biāo)準(zhǔn)化”，為“標(biāo)準(zhǔn)化”的可復(fù)制性創(chuàng)造條件。

4.3 通過網(wǎng)絡(luò)信息化公開構(gòu)建監(jiān)督價(jià)值體系

高校圖書館檔案共享平臺(tái)有效監(jiān)管高校圖書館投資、設(shè)備選購、新館建設(shè)等發(fā)展項(xiàng)目。利用檔案管理建立資金投入效益最大化為目的的監(jiān)督機(jī)制，有利于圖書館集思廣益、少犯錯(cuò)誤和節(jié)能減排規(guī)避浪費(fèi)。以自下而上的修正執(zhí)行監(jiān)督，能有效制約權(quán)力壟斷格局，推進(jìn)民主參與的進(jìn)程。在圖書館改革修正的道路上，起到保駕護(hù)航的監(jiān)管。明晰的檔案管理的監(jiān)督價(jià)值體系，讓圖書館在有序合理、與時(shí)俱進(jìn)的慣性下高速高效地發(fā)展。

5 結(jié) 語

利用分布式管理存儲(chǔ)方式，隱性擴(kuò)大檔案管理隊(duì)伍；利用評(píng)價(jià)鑒定功能，引入考核機(jī)制；利用共享服務(wù)特性，加強(qiáng)監(jiān)督，優(yōu)化硬件設(shè)備和人力資源配置，創(chuàng)建泛合作模式，從而實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理在信息化潮流中良性發(fā)展。檔案管理作為檔案學(xué)的實(shí)踐活動(dòng)中的一部分，如果孤立研究很難在應(yīng)用方面有所發(fā)展。高校信息化環(huán)境優(yōu)越，高校檔案館與圖書館為同級(jí)并列單位，使高校圖書館的檔案應(yīng)用可以在小范圍試驗(yàn)出更多的寶貴經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)檔案學(xué)在信息化管理領(lǐng)域的研究。

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[收稿日期]2016-03-16

[作者簡介]楊似海（1977—），男，館員，本科，廣西師范大學(xué)圖書館。