淺談疾控中心檔案管理工作

王茜

摘 要：疾病預防控制中心是國家行政機關中的重要職能部分，它承擔著群體預防工作，其工作效果好壞直接關系到老百姓的身體健康。而疾控中心在開展各種疾病的監測、分析、防治等工作時，需要有大量的檔案資料，如果沒有完備的檔案管理，那么就會給其日常工作帶來嚴重的困擾，不利于疾控中心做好衛生防疫工作。檔案資料中有記錄大量的珍貴歷史資料，可以給疾病研究提供重要的數據資料，促進疾病防治工作的順利進行。本文就當前我國疾控中心檔案管理中存在的問題進行分析，并提出幾點提高檔案管理水平的措施。

關鍵詞：檔案管理；疾控中心；問題；對策

疾控中心的檔案具有種類多、內容多、范圍廣、周期長、不可復得性等特點，做好檔案的收集、整理、歸類工作，有利于提高檔案的利用率，促進疾病的監控、分析、防治工作的順利進行。經過對我國各級各地疾控中心的檔案管理進行調查發現，各級各地的疾控中心檔案管理方法不一，管理標準不一致。有的疾控中心沒有設置專門的檔案管理部門，檔案分散在各個科室中或是個人手中，幾乎不存在檔案管理的影子。有的疾控中心采用中心存目錄、科室存檔案的方式進行檔案管理，檔案管理效率低，經常出現檔案的丟失、破損情況，這不利于疾控中心充分利用檔案資料，做好衛生防疫工作。

一、疾控中心檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識薄弱。檔案管理工作是一項非常復雜又繁瑣的工作，它要求工作人員要有默默無聞的無私奉獻精神，工作人員細致、耐心的做好每一天的基礎工作，做到當日事當日畢。疾控中心為廣大人民群眾提供衛生防疫服務，是公益性機構，其檔案管理工作做得再好也無法創造一定的社會效益。這種情況就導致疾控中心的領導忽視了檔案管理工作，檔案管理意識薄弱。許多疾控中心的領導只是將檔案管理工作作為各個科室的一項基本工作任務，沒有設置專門的檔案管理部門，聘請專業能力強的檔案管理人員進行系統性的檔案管理，進而也就導致了檔案管理效率低下的問題，檔案丟失、破損已不鮮見。

2.檔案管理能力弱化。有的疾控中心檔案管理制度落后，不能適應新時期檔案業務的發展要求。有的疾控中心缺乏對檔案的整體把握能力，沒能將檔案集中起來管理，檔案分散在各個科室中，許多檔案沒能及時歸檔整理，檔案管理能力低，檔案利用率低，檔案的作用沒能充分發揮出來。

3.檔案管理規范性不強。檔案管理缺乏規范性和科學性，疾控中心沒有為檔案管理制定出完善的工作制度和標準，沒有明確規定各個類型檔案的收集整理標準，這樣就使得檔案管理的規范性差。當需要查找檔案資料或利用檔案資料時，往往需要翻箱倒柜找很久，這樣就降低了檔案資料的利用率，檔案資料的作用沒有被充分發揮出來。

另外，檔案的制作不規范。比如說，采用十六開的辦公室用紙來進行規范的書寫，并留出裝訂線，如果沒有留出裝訂線，那么就給檔案的裝訂帶來一定的麻煩，不利于檔案管理工作效率的提高。

4.檔案管理信息化程度低。信息技術給人類社會帶來了翻天覆地的變化，它也可以運用于疾控中心的檔案管理中。運用信息技術可以提高檔案利用率，可以更好的保存檔案。雖然說許多疾控中心努力建立檔案管理信息化系統，但是，系統的功能少、實用性不強，不利于檔案利用率的提高，許多工作人員還是習慣性的查閱紙質的檔案資料。所以說，還必須加緊檔案管理信息系統的研究，提高檔案管理的信息化水平。

二、提高疾控中心檔案管理水平的對策

1.建立檔案管理工作制度。疾控中心的檔案具有不可復制性的特點，必須做好檔案的收集整理工作，提高檔案管理的規范性，從而有效提高檔案的利用率。各地各級疾控中心應根據《檔案法》的有關規定和本單位檔案的特點建立完善的檔案管理工作制度，明確檔案收集、整理、歸檔標準。就拿檔案的收集來說，應將隨時收集、定時收集、跟蹤收集和重點收集結合起來，確保檔案、資料齊全、完整。同時，檔案管理人員不僅要做好職責范圍內檔案的收集、整理、保管工作，還應定期、不定期指導督查本單位所屬各科室檔案資料的收集、整理，建立各類檔案管理制度，提高檔案管理的科學化和規范化水平。

2.優先聘用高素質人才從事檔案管理工作。疾控中心首先要提高思想認識，設置專門的檔案管理部門，并聘用高素質人員從事檔案管理崗位工作。同時，還應在實際工作中加強檔案人員的素質培訓，加強復合型人才的培養，從而提高檔案人員的業務素質和職業道德素養。

由于疾控中心的檔案管理工作具有保密性和服務性的特點，所以說，應開展政治素養培訓，提高檔案人員的政治覺悟，使其以高度責任心面對每一天的工作。強化檔案管理及相關業務知識培訓，提高自身綜合技能，創造性的開展檔案管理工作，不斷提升檔案管理水平，為本地區衛生防疫工作做出積極貢獻。

3.提高檔案管理的信息化水平。檔案管理信息化系統建設是提高檔案管理水平的重要措施，是減少檔案管理工作量的重要方法，是提高檔案利用率的重要方法。疾控中心將檔案信息化建設納入本單位信息工作中，統籌規劃，完善檔案信息化管理系統，充分利用室藏檔案資源，提高信息化系統的實用性，增加功能，增加檔案資料的查詢功能，將模糊查詢、綜合查詢、分類查詢等有機結合起來，提高檔案利用率。

4.實行檔案兩級管理。實行檔案的兩級管理就是說：將檔案管理工作分成中心級和科級的兩級管理。中心級的檔案具有綜合性、學術性的特點，比如說：檔案管理工作標準、年度衛生檢測報告、疫情流行病因分析報告等就屬于中心級檔案。而科級的檔案則是在日常工作中產生的，這些檔案資料要根據其服務對象的發展情況而變化，具有易變性，如疫情調查處理材料、工作人員的體檢報告、公共衛生監測報告等就屬于科級檔案。

疾控中心可以根據自身業務的特點制定出明確的檔案兩級管理工作標準，明確區分中心級檔案和科級檔案。成立中心級檔案管理部門和科級檔案管理小組，由專業人員做好檔案管理工作，逐步提高檔案管理水平。

三、結語

疾控中心檔案管理效果的好壞直接關系到其衛生防疫水平，關系到老百姓的身心健康。其檔案具有種類多、內容多、范圍廣、周期長、不可復得性等特點，檔案管理工作難度大，這要求各級疾控中心認識到檔案管理的重要性，加大資金投入，進行檔案管理信息系統建設；創新管理體制，采用職責權清晰的兩級管理體制；加強培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質和職業道德修養；學習《檔案法》，健全檔案管理工作制度。

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