自來(lái)水公司檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

李文杰

摘 要：自來(lái)水公司的檔案管理是公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要記錄和公司精神面貌的集中寫(xiě)照。為了更好地做好檔案管理工作，使其適應(yīng)科學(xué)化管理和開(kāi)放利用的時(shí)代發(fā)展要求，并與城市建設(shè)同步發(fā)展，滿足廣大居民的用水需求，檔案管理工作需創(chuàng)新管理手段和管理辦法。文章論述了自來(lái)水公司檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了可行性解決措施，特別指出檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案使用效率，發(fā)揮檔案價(jià)值的重要手段。

關(guān)鍵詞：自來(lái)水公司；檔案管理

一、自來(lái)水公司檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案資料內(nèi)容不全甚至弄虛作假。現(xiàn)有的檔案資料多數(shù)來(lái)源于基層部門(mén)，很多基層操作者為了圖方便，在工作中不按照公司要求填寫(xiě)工作記錄，形成原始檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失。例如，施工階段的工程監(jiān)理資料包括項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則、技術(shù)交底與會(huì)審紀(jì)要、施工組織計(jì)劃表、工程開(kāi)工（復(fù)工）審報(bào)表及工程暫停令、設(shè)備核驗(yàn)資料、工程進(jìn)度計(jì)劃、施工階段質(zhì)量評(píng)估等專(zhuān)題報(bào)告、工作總結(jié)等方面的資料，由于相關(guān)責(zé)任人責(zé)任意識(shí)淡薄和檔案管理意識(shí)淡薄，不能及時(shí)的填寫(xiě)和收集檔案，造成很多工作雖然完成，但是沒(méi)有參考依據(jù)，一旦當(dāng)事人離開(kāi)后新的工作人員接手還要重頭開(kāi)始，給工作造成極大不便，甚至有部分人員在檔案中勾勾抹抹，亂涂亂改，編造數(shù)據(jù)，掩蓋質(zhì)量問(wèn)題，嚴(yán)重的甚至給公司造成巨額損失。

2.檔案管理信息化程度低。自來(lái)水公司業(yè)務(wù)繁雜，事無(wú)巨細(xì)，管理著全市范圍內(nèi)縱橫交錯(cuò)的地下管網(wǎng)和大量設(shè)備，關(guān)系著著千家萬(wàn)戶的用水需求，檔案管理必須要以為用戶服務(wù)為宗旨，提高管理效率和服務(wù)水平。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟繁瑣，檔案管理部門(mén)很難對(duì)其進(jìn)行歸納總結(jié)和加工，提取重要要素，很多檔案資源被束之高閣，沒(méi)有得到充分利用。有些自來(lái)水公司有大量的紙質(zhì)檔案，有些資料具有較高的使用價(jià)值，如給水管道施工圖、竣工圖等，受當(dāng)時(shí)技術(shù)條件限制，圖紙資料大部份由手工繪制，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)資料正在慢慢老化，保管越來(lái)越難，保管成本越來(lái)越高，同時(shí)隨著地形變化，其使用效率越來(lái)越低。如供水企業(yè)管網(wǎng)資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時(shí)間，其修訂往往要數(shù)年時(shí)間，更新較慢，而現(xiàn)在城市發(fā)展日新月異，待管網(wǎng)圖檔修訂后，實(shí)際管網(wǎng)已發(fā)生了變化，造成管線資料現(xiàn)勢(shì)性較差，因而管網(wǎng)圖檔的修訂往往跟不上生產(chǎn)的需要。這就要求自來(lái)水公司必須以整體信息化為出發(fā)點(diǎn)，提高檔案管理水平。

3.檔案管理多個(gè)歸口缺少統(tǒng)一管理平臺(tái)。現(xiàn)有的自來(lái)水公司檔案多分散管理，會(huì)議等資料多集中在行政部門(mén)，工程文件多集中在施工部門(mén)，這些部門(mén)信息的處理和流轉(zhuǎn)只局限于本部門(mén)和本地區(qū)，不能在整個(gè)公司進(jìn)行很好的共享，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。公司要將重要數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，統(tǒng)一規(guī)劃，構(gòu)建生產(chǎn)調(diào)度、管網(wǎng)運(yùn)行、營(yíng)業(yè)收費(fèi)、用戶服務(wù)等專(zhuān)業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)，形成自來(lái)水綜合管理信息平臺(tái)。

二、加強(qiáng)自來(lái)水公司檔案管理的措施

1.加強(qiáng)對(duì)自來(lái)水公司檔案管理的重視程度。自來(lái)水公司領(lǐng)導(dǎo)和員工要高度重視檔案管理工作，制定檔案管理責(zé)任制，明確實(shí)施步驟、工作任務(wù)、責(zé)任分工、同時(shí)要加大檔案管理的投入，實(shí)現(xiàn)軟件、硬件雙重保障。在軟件方面，運(yùn)用電子文檔管理系統(tǒng)軟件，完善目錄檢索體系，建立總目錄、全引目錄、案卷目錄、分類(lèi)目錄和卷內(nèi)目錄，確保檔案借閱的快速、準(zhǔn)確。在硬件方面，公司按照標(biāo)準(zhǔn)管理要求，對(duì)現(xiàn)有檔案管理設(shè)備進(jìn)行清理，配置掃描儀、防磁柜、電腦等檔案管理設(shè)備，還對(duì)檔案庫(kù)房管理實(shí)施防火、防水、防潮措施，強(qiáng)化了檔案室硬件建設(shè)。保管紙質(zhì)檔案時(shí)采用新型材料，包括新型千部檔案夾、千部檔案盒、人事檔案盒、科技檔案盒、檔案袋、照片檔案、光盤(pán)檔案、期刊夾和各種PP料檔案盒、文件夾及塑料證件等，所有產(chǎn)品均采用國(guó)產(chǎn)無(wú)酸紙和進(jìn)口紙等優(yōu)質(zhì)材料，使檔案能在長(zhǎng)期保存中，不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲(chóng)、防霉等特點(diǎn)。

2.加強(qiáng)檔案信息化管理。檔案的信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。自來(lái)水公司檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路較先進(jìn)，功能基本齊全，性能穩(wěn)定，界面友好，操作方便，經(jīng)過(guò)對(duì)科技檔案整理入庫(kù)的實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化辦公的目的，提高了檔案管理工作效率。例如，公司可以為每臺(tái)供水機(jī)電設(shè)備建立一份電子檔案，將其運(yùn)行狀況、技術(shù)參數(shù)、換油保養(yǎng)情況等常規(guī)資料登記后輸入電腦，以電子檔案的形式方便資料查閱和長(zhǎng)久保存，讓設(shè)備的“健康狀況”一目了然，為檢修、技改提供有效依據(jù)。

3.提高檔案管理的使用效率管好基建檔案發(fā)揮職能作用。城市自來(lái)水廠和供水管網(wǎng)是供水企業(yè)基建科技檔案的主體，對(duì)指導(dǎo)和管理供水生產(chǎn)具有特殊的重要意義。隨著城市的不斷發(fā)展，面積的擴(kuò)大，人口的增長(zhǎng)，相應(yīng)的城市供水規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，檔案管理工作也發(fā)揮了極其重要的作用。某些典型工程積累了完整全面的檔案資料，在城市供水規(guī)模擴(kuò)大再生產(chǎn)中發(fā)揮了積極的作用。這些可靠的技術(shù)參數(shù)在工程中得到擴(kuò)展性應(yīng)用.縮短了工期，提高了工效，充分體現(xiàn)了公司歸檔資料的價(jià)值。這些都得益于多年來(lái)檔案工作的不斷積累和扎實(shí)的基礎(chǔ)以及檔案管理人員的辛勤付出。

4.加強(qiáng)自來(lái)水公司的檔案安全管理。提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性，網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中產(chǎn)生的規(guī)劃，實(shí)施方案，網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)拓?fù)鋱D，設(shè)備配置清單，軟件需求設(shè)計(jì)書(shū)，流程圖，源程序，數(shù)據(jù)庫(kù)配置與權(quán)限設(shè)置，用戶登錄名冊(cè)與權(quán)限設(shè)置等文檔必須按內(nèi)部文件資料進(jìn)行歸檔，公司的業(yè)務(wù)如果對(duì)外實(shí)行外包，項(xiàng)目承建單位應(yīng)按安全協(xié)議規(guī)定.系統(tǒng)驗(yàn)收后移交清理.不得對(duì)第三方泄露，為提高檔案信息系統(tǒng)總數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，檔案數(shù)字化成果必須先通過(guò)技術(shù)檢驗(yàn)，確定無(wú)病毒與數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性后.才能進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)接收模塊的數(shù)據(jù)處理.合格數(shù)據(jù)才能并入檔案信息系統(tǒng)總庫(kù)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)日常維護(hù)管理與安全檢查備份制度，采取數(shù)據(jù)庫(kù)加密，存取控制，備份恢復(fù)與數(shù)據(jù)庫(kù)審計(jì)日志等相應(yīng)的安全保護(hù)措施.嚴(yán)禁非數(shù)據(jù)庫(kù)管理員繞過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)操作.

5.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整理和挖掘程。現(xiàn)有的檔案管理側(cè)重點(diǎn)在數(shù)據(jù)收集整理，對(duì)于數(shù)據(jù)的歸納和分析有限，這在一定程度上影響了信息的使用，對(duì)于檔案管理人員而言，由于受專(zhuān)業(yè)的限制，多數(shù)只能收集整理數(shù)據(jù)，而檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。公司有必要對(duì)檔案從業(yè)人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)，理順檔案管理工作流程，確保檔案管理人員進(jìn)行檔案整理時(shí)能夠科學(xué)分類(lèi)和保管。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，自來(lái)水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會(huì)人民生活質(zhì)量的提高，居民對(duì)用水的需求也不斷提高，因此，自來(lái)水公司應(yīng)重視檔案管理工作，采用現(xiàn)代電子信息管理手段，提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案應(yīng)用價(jià)值。

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