淺談檔案管理信息化

何巍

【摘要】當前我國社會信息化發展迅速，檔案管理信息化也已是必然趨勢，深入研究如何推進檔案管理信息化，分析工作中所面臨的困難和問題，探索解決問題的方法和對策，對提高檔案管理工作效率和服務水平、充分發揮檔案的作用和價值，促進檔案事業發展，具有重要意義。

【關鍵詞】檔案；管理；信息化

一、引言

當前我國社會已進入信息時代，對信息資源的需求日益增長，檔案作為一種原始記錄、基礎信息資源，具有巨大價值。推進檔案信息化發展，對于提高檔案管理工作效率和質量、整合檔案信息資源、挖掘檔案潛在價值、充分發揮檔案的作用，進而促進檔案工作創新發展等具有重要意義，有助于提高政府社會管理和公共服務水平。我國在“十一五”和“十二五”規劃中都把政務信息化列為工作重點，檔案領域也著力推進信息化建設。2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，強調要加快推進檔案數字化和利用網絡化。2016年4月，國家檔案局發布《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，提出要加快檔案管理信息化進程。檔案管理信息化已是大勢所趨，作為檔案工作者，需要正確認識檔案管理信息化的重要意義，結合實踐，研究如何做好檔案管理信息化。

二、檔案管理信息化概述

檔案管理是由檔案管理部門（檔案館、室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的工作，具體包括：收集、整理、鑒定、保管、檔案編目和檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案利用等。檔案管理信息化，是應用現代化信息技術，來進行檔案管理。目的是提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用和價值，提供更為優質高效的檔案信息服務。與傳統的手工操作紙質檔案管理相比，檔案管理信息化，可使檔案的收集、分類、存儲、統計、檢索和查閱更為便捷，使檔案管理工作的效率和質量大幅提高，便于檔案信息傳遞和共享，促進檔案信息資源的綜合開發和利用。推進檔案管理信息化，是順應時代發展的必然選擇，也是提高檔案管理工作和服務水平的客觀要求。現代信息技術發展日新月異，檔案管理工作要能及時跟上步伐，如在掃描識別原始檔案、處理文字或圖像音頻資料、數字檔案存儲、檔案信息分類檢索、信息安全、檔案信息數據統計、信息開發利用、交換和共享等方面積極應用新型技術，建立電子檔案數據庫、檔案管理信息系統、網絡平臺等。信息化大大提高了檔案管理工作水平，同時也對檔案管理工作提出了更高要求。我們必須認識到，信息化是檔案事業發展的必經之路，傳統的工作模式已必須變革，需要在實踐中分析所面臨的困難和問題，探索解決的方法和措施，使檔案管理工作能夠適應時代發展的需要。

三、推進檔案管理信息化面臨的困難和問題

檔案管理信息化是對傳統工作模式的變革，在推進的過程中，也面臨著困難和問題。

（一）制度體系尚需完善。目前我國檔案管理工作制度體系主要依據《中華人民共和國檔案法》及《檔案法實施辦法》。《檔案法》于1987年發布，1996年修正，《檔案法實施辦法》于1990年發布，1999年修訂，從法律層面上為檔案工作提供制度支撐，對檔案管理相關工作做了規范，但其中未體現檔案管理信息化的內容。當前社會信息化發展迅速，缺乏完善的制度體系來規范管理，檔案管理信息化的推進水平參差不齊。

（二）缺乏頂層設計。檔案管理信息化是應用信息技術來提高檔案管理水平。如果沒有頂層設計來形成統一的技術標準體系，應用技術指標和數據標準不統一、業務流程不規范，各自發展的信息系統難以互聯和共享，存在重復建設和信息孤島。

（三）資金投入不足。檔案管理信息化需要應用現代化技術，配置網絡、設備等，需要大量的資金。而檔案工作長期處于社會管理領域的邊緣，與加快改革、促進經濟發展等中心工作相比，對檔案工作的重視程度不夠高，對檔案管理信息化的資金投入不足，制約了信息化的推進。

（四）人才隊伍匱乏。發展檔案管理信息化，需要把檔案管理業務和信息技術相結合。檔案管理信息化是一項創新的工作，原有的檔案工作人員掌握信息技術的較少，適應檔案管理信息化工作所需要的復合型管理人才更少。

四、推進檔案管理信息化的措施建議

（一）提高對檔案管理信息化的重視，加快制度體系建設，加大資金投入。一是要充分認識到檔案資源的價值和作用、發展檔案管理信息化的必要性，提高重視程度。二是政府主管部門要加快完善制度體系建設，使檔案管理信息化發展更加規范。三是加大資金投入，加快檔案管理信息化的進程。

（二）強化頂層設計，統一檔案管理信息化相關技術標準。檔案管理信息化建設的頂層設計，需要國家檔案主管部門來主導，制定有關技術指標的統一標準和規范。一是對推進檔案管理信息化制定合理規劃。二是在業務工作流程、信息系統研發、網絡化管理平臺建設等多方面制定統一的標準體系。二是對已經發布的配套技術標準和規范，進行梳理和完善，使其形成統一體系，便于實際工作應用。

（三）加強隊伍建設，提高工作人員專業素質。一方面加強現有檔案管理工作人員的信息化培訓，提高專業技術素質；一方面引進信息專業技術人才，并對其進行檔案管理業務培訓，促進其提高業務管理素質。培養既懂業務又懂技術的復合型專業人才，整體提高檔案管理信息化工作隊伍素質。

（四）注重信息安全，加強安全保障。檔案作為原始記錄憑證，具有其特殊性，一些檔案記錄有涉密信息，在推進檔案管理信息化的進程時，要明確界定信息密級，嚴格遵守保密規定，同時在技術手段上加強安全保障措施，確保信息安全。

五、結語

推進檔案管理信息化是必然趨勢，但也不能盲目冒進，需要合理規劃、統一規范、穩步推進，需要我們正確認識，處理好可能面對的困難和問題，使檔案管理在信息化的支撐下，提高工作效率和服務水平，推進檔案事業的健康、可持續發展。

參考文獻

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