探究檔案管理的發展趨勢

摘 要：我國的社會經濟、文化、科技不斷的發展，城市規模不斷擴大，人口數量不斷增加。社會的科技不斷發展，給我們生活、學習、工作都帶來了非常多的便利，但是城市的規模擴大和人口的增加都使得檔案管理的難度不斷增大，人工進行檔案管理已經無法滿足數量龐大的檔案管理需求，信息化管理檔案成為了未來的檔案管理的主流趨勢，本文對檔案館信息化發展進行了分析，根據現狀分析信息化管理的必然性和局限性，并提出一些建議，望與業內同仁交流學習。

關鍵詞：檔案管理；信息化；專業設備；統一標準

人類的各項領域發展都離不開檔案，各個單位組織都需要做檔案記錄保存的工作，這是為未來進行調查、研究的信息憑證，在人事領域、科學領域和歷史領域上都有舉足輕重的地位。檔案工作的效率與質量就顯得非常的重要。時代、科技的發展，傳統的人工檔案處理方式已經遠遠滿足不了當今社會數量龐大、內容復雜的檔案處理需求，全球都在信息化發展，信息處理技術在各個領域不斷深入，計算機信息處理技術能滿足當今社會數量龐大、內容復雜的檔案處理需求，未來檔案信息化處理必然成為檔案處理的主流方式與發展方向。

1 檔案管理的信息化概念

檔案管理的信息化就是指檔案信息不再以紙張為載體，檔案信息內容轉化為計算機信息，這就需要引用的現代的信息技術，比如說文本數據化技術、網絡通信技術、網盤技術等，這些技術將檔案信息轉化保存為計算機數據信息，利用計算進行保存、處理，通過網絡通訊技術實現檔案共享，這便于檔案信息的管理、分類、保存、配置并能高效的實現遠程檔案共享，這是傳統檔案管理的一次革新，并不是說紙質檔案就將會被淘汰，計算機檔案信息管理成為檔案保存、管理、分享一個新渠道，互存互利，也能不斷提高檔案保存的安全性，提升檔案共享的便利性，也能減少檔案管理的人力支出，并提高管理的工作效率，更好的為廣大人民群眾服務，這也是時代、科技發展的必然趨勢。

2 檔案管理信息化發展的必然性

（一）檔案管理信息化具有軟硬件基礎

檔案管理需要硬件為計算機、打印機、掃描儀、復印機、數碼相機等，這些硬件設施在各行各業都較為普及，檔案部門也具備的這些硬件。檔案工作人員的文化水平有很大的提高，對于電腦操作有了深入的了解，office word、excel等辦公軟件的熟練運用。軟件方面，目前各個單位已經配有了相應的檔案管理軟件，這為檔案的收集、錄入、保管、分享等都提供了很大的方便。在此基礎上，檔案管理向信息化發展就有了充足的且完善的條件。

（二）檔案管理信息化是保管保護傳統檔案的必然要求

我國各單位已經逐漸進入人員的更替階段，而老一輩的檔案保存工作人員的檔案記錄、保存方式的弊端也逐漸顯現出來，紙質檔案的老化損壞，檔案分類保存方法不科學都使得檔案的原件破壞嚴重，檔案丟失率增加，年久檔案查詢不便。檔案信息化改革能更好的保存、備份檔案信息，延長檔案的保存壽命，降低檔案丟失率，查詢方便。

（三）檔案管理信息化的優勢

傳統紙質檔案儲存空間消耗大、整理與保存維護工作量大，不便于查找和共享。而檔案管理信息化在這幾方面有明顯的優勢。數字信息技術可以優化館藏檔案結構，節約出可觀的檔存空間，一個硬盤就可以收納整個單位組織的所有檔案，現在城市發展寸土寸金，信息化節約的辦公空間可以節約很多的場地支出。數字檔案可以同時準備幾個備份，這對于保存檔案有著非常的優勢，能降低檔案損壞丟失的概率。信息化檔案管理可以大大的降低工作人員的工作量，維護工作也變的簡單、便捷。網絡信息技術，使得各相關部門或單位在調動、查閱檔案時，更加簡單快速。

3 推動檔案管理信息化的措施

（一）增強檔案管理人員素質建設

這要從心理素質和思想素質入手，提高工作人員的責任心，立足本職工作，加強工作人員學習新技術的自我提升意識，提高專業能力，可以邀請檔案分類、管理專業人員、計算機技術專業人員來給工作人員上課，提高業務能力，增加知識儲備。

（二）配備統一、專業的軟硬件設備

現在一些單位內部各自為政，使用的計算機系統、設備、軟件五花八門。這也導致很多檔案數據格式不統一、數據不兼容。這就需要統一配置設備，利用這些設備可實現字符識別，自動編目、自動化、檢索、自動全文存儲和自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，統一設備的類型與型號，統一計算機硬件設備與系統軟件，就能為檔案管理信息化改革提供保障。

（三）進一步規范管理機制，統一管理標準

在檔案信息化管理改革中，具備的了軟硬件基礎后，就需要制定統一的管理機制和管理標準。在信息化檔案結構中，存在一定的邏輯關系，這些邏輯關系是維系數據與程序、數據與數據庫之間聯系。這需要統一制定邏輯標準，才能統一管理標準，這才能保證數據庫的安全性和完整性，因此，規范的制定管理機制和統一制定管理標準就成檔案信息化管理中為必不可少的條件。這樣進行信息化檔案信息處理能為未來其信息內容利用、服務提供很大的方便。否則就會造成一些不良后果，如果說單位的檔案部門不進行規范的制度制定，沒有按照統一的標準來處理檔案數據，反而各自為政，自成體系，各搞一套，那么單位之間的檔案信息就通過網絡進行傳輸，那么資源共享就更不可能實現。

4 結語

時代、技術的發展，檔案管理信息化發展是未來的必然趨勢，這也就要求檔案管理人員需要與時俱進，提高自身的素質和技能。這不僅需要責任心也需要技術支持，我們檔案管理隊伍，也要提高自身的網絡安全維護技能。在享受的網絡、計算技術帶來便利的同時，也做好檔案安全維護工作，保證檔案信息不會被惡意修改、盜取。掌握必要計算機系統操作和網絡安全防護知識是必須的，這才能確保管整理檔案的各項操作與活動能完整的記錄下來，不斷提高檔案數字信息的安全性能。

參考文獻

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作者簡介

高照麗（1963-），女，四川成都，成都建筑工程集團總公司，館員。