公路部門辦公室檔案管理信息化

陳婕予

摘 要：管理辦公室檔案對于公路部門的日常運作起著記錄和憑證的作用，因而辦公室檔案的妥善管理與保存就有著重要的意義。隨著各單位之間的協作不斷緊密，各種來往文件也隨之增多，對此，信息化的檔案管理將起到重要作用。本文旨在結合本人在公路部門的實際工作情況，對檔案管理信息化在公路部門檔案管理中的應用進行分析，并提出相應的對策。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；信息化

辦公室作為一個單位的核心組成部分，它猶如人類的大腦，起著處理日常業務和信息處理，協調溝通的作用，是各部門之間溝通聯系的橋梁。辦公室文書檔案工作是單位的檔案管理中的不可或缺的部分，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有保密性、專業性、規范性的工作。只有對文書檔案進行科學管理， 確保檔案資料的質量和完整， 實現文書檔案管理工作的規范與標準， 才能提高辦公室文書檔案的利用率，才能提高單位的工作效率，通過真實的信息數據與資料， 為單位的發展提供信息的支撐，為社會提供更好的服務。

1 檔案管理的現狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經開展了檔案管理信息化建設，但普及不全面，發展不深入，特別是經濟欠發達的山區縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調出，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質構成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。

2.2 檔案管理信息化能優化資源配置

大多數單位對檔案的管理還停留在紙質的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關部門通知等都是通過紙質的形式表現出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現資源的合理優化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發專門檔案管理的電子系統，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3 信息化檔案管理應用

3.1 建立檔案信息庫，實現檔案信息化

檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數字化改革與建設。不僅要將現有的書面紙質檔案掃描轉存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統，按照級別分類建立檔案數據庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發件管理，按照發件的文號，編制《發文匯集》，建立年度發件文件信息庫。

3.2 檔案系統無縫連接，提高工作效率

傳統的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統和OA辦公系統的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當辦公人員對檔案查閱時，檔案管理員通過檔案管理系統直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統傳輸給查閱者，同時OA辦公系統會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數據庫。這樣的方式，不但在面對多人查閱同一文件時得到了極大的方便，能夠同時滿足多人查閱，而且不會造成檔案文件的損壞、丟失等現象。

4 結束語

總而言之，在社會新常態下，對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求。這就需要與時俱時的檔案管理工作，建立檔案信息化管理體系，著實提升檔案管理人員的素質，才能跟上時代發展的步伐，確保文檔能得到完善快速的保存和利用，促進檔案管理工作的發展。

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