信息技術在檔案資源整合中的應用實踐

楊麗萍

摘 要：隨著科學技術的飛速發展，信息化浪潮已席卷了各個行業領域，各檔案管理部門作為數據資源的集散地，傳統的檔案管理方式顯然已不再適應社會各界對檔案資源的開發與利用。因此，檔案管理部門應順應信息時代的潮流，抓住這一發展機遇，學習和應用新的管理工具和方法，積極應對社會發展的變化和需求，積極探索收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，進而充分開發檔案數據的價值，以更好地發揮檔案信息的功能和作用，滿足經濟社會發展對檔案信息資源日益增長的需求。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；資源整合；作用

檔案資源作為一種服務經濟和社會發展的重要公共資源，已日漸受到社會各界的重視，以實現檔案資源開發、應用效益最大化為目的的檔案資源整合也逐漸成為檔案界關注的熱點問題。檔案資源整合不僅是對現有檔案資源進行集中統一管理的過程，也是適應我國經濟社會發展要求，全面優化國家檔案資源配置結構，構建“統一領導，分級管理”的檔案綜合性服務體系的過程。在信息化社會大趨勢與背景下，通過檔案資源整合實現各類檔案信息資源的社會共享已經成為擺在各級檔案工作者面前的重要任務。

1 信息技術對檔案資源整合的重要作用

（一）為檔案工作發展提供了有力支撐。傳統的檔案管理工作方式主要依靠人工對檔案進行收集、整理、保管和應用。而通過使用信息技術手段來整合檔案資源，特別是檔案信息數字化處理，徹底改變了傳統檔案管理方式，極大地提升了檔案資源的存儲數量，顯著節約了人力、物力，在實現資源合理利用的同時也提高了檔案管理工作效率。

（二）是實現檔案資源共享的重要前提。檔案資源共享是檔案信息資源整合的核心目標，網絡技術、信息技術、多媒體技術等現代化信息技術手段的迅速發展，使得海量數據采集、傳送、查閱的效率得以極速提升，換言之，信息技術下的檔案資源應用打破了檔案信息與使用者之間的時間和空間壁壘，實現了真正意義上的資源共享。

（三）為檔案事業發展注入了新的動力。立足于信息化社會的大背景之下，檔案工作的內部需求和外部條件都發生了深刻變化，以檔案資源整合為契機，信息化技術在檔案工作中的普遍應用必將推動傳統檔案工作實現根本性變革，進一步推動社會經濟發展。

2 信息技術在檔案資源整合中的應用路徑

（一）建立統一的行業標準，實現檔案資源整合的標準化。檔案信息整合系統實質上是一個信息資源整合與共享的虛擬網絡平臺，在這一平臺之上，各個實體機構需要通過分工合作完成既定工作目標。因此，完成檔案資源整合的前提，就是要實現資源整合標準化，統一技術標準，實現檔案信息資源標識、描述、存儲、傳輸、查詢、管理、使用、檢索等各個方面的規范化，為檔案信息資源的開發、使用和管理提供可參照依據。由于歷史的原因，我國檔案信息管理的標準化程度較低，檔案信息收集、管理和軟件開發各個層面都缺乏統一的標準，導致檔案數字化進程緩慢，嚴重制約了檔案資源整合的進程。對此，要從檔案工作特點和現實工作需要出發，從包括術語標準在內的綜合標準到包括數據庫建設標準和網絡設備設施標準在內的技術標準，從檔案資源整合的管理標準到包括服務標準規范和工作流程在內的工作標準，全面建立切實可行的檔案資源數字標準化體系，為實現檔案信息資源的有效整合奠定堅實的基礎。

（二）堅持高標準，加大對技術設備和基礎設施的投入度。近年來，我國檔案事業在以信息技術為核心的現代科學技術發展的推動下取得了顯著的進步，以磁帶、磁盤、光盤等材料為載體的檔案信息使用、保護修復工作，以互聯網為媒介的電子政務網絡平臺，以文字、圖像、影像、聲音等為內容的檔案數字化技術， 以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理手段，開始廣泛應用于檔案工作的各個領域。在檔案資源整合中，現代化信息化技術的應用更是至關重要，直接關系到檔案資源整合的最終效果。現實中由于多種條件的限制，檔案資源整合中現代化信息化技術應用的廣度與深度遠遠落后于其他系統。對此，我們必須要充分認識到檔案管理現代化的必要性和緊迫性，通過先進技術在檔案資源整合中的應用，推動檔案管理實現科學化、信息化和現代化；其次，要加強硬件環境建設，加大對檔案資源整合的技術設備和基礎設施投入力度，堅持“高起點、高標準”原則，爭取一步到位，為檔案資源整合創造必要的物質基礎；再者，要加強軟件環境建設，以切實提高檔案資源整合管理軟件設計的專業化程度，努力開發出既符合檔案資源整合需要，又符合檔案工作人員使用習慣的高水平管理軟件；此外，還要加強網絡環境建設，堅持長遠規劃、全面兼容的理念，為檔案資源整合提供互聯互通、安全高效的網絡技術支撐。

（三）培養復合型管理人才，以實現檔案資源整合專業化。知識經濟時代，人才成為了發展的第一資源。對于檔案管理事業來講，人才也是其工作穩定開展、有序發展的基礎，缺乏人才就將喪失發展的動力之源。但是，知識經濟時代也是競爭人才的時代。實事求是地講，與其他領域的工作相比，枯燥、繁瑣、缺乏發展空間的檔案工作對優秀人才缺乏吸引力，“招人難、留人難、用人難”已經成為檔案人才隊伍建設必須面對的現實問題。而利用信息技術提高檔案資源整合工作的有效性，更是離不開高素質的人才隊伍，而這支隊伍的個體不僅要具備扎實的業務能力，還要有與時俱進的新觀念，能夠及時適應檔案管理模式的轉變；不僅要具備較好的語言文字能力、歷史文化知識和外語知識，還要熟練掌握網絡信息操作技術，具備運用數字化手段進行檔案管理軟件開發、設計維護網站以及建設數字檔案館等方面的能力。因此，必須把提高檔案管理工作隊伍整體素質作為一項戰略性工作，努力培養和造就一支高素質的檔案工作隊伍，以此為檔案資源整合工作的優質、高效進行提供強有力的支持。

3 結語

除前文所述，信息技術與檔案信息資源整合的融合，還需要依靠相關法規政策的保障，以實現物質上和制度上的雙重保障。具體地說，通過立法和制定相關政策法規實現檔案信息資源管理的制度化，為檔案信息資源整合創造良好的外部環境，從而有效地應對檔案信息資源整合過程中可能出現的新情況、新問題，是推動檔案信息資源整合工作有序開展的必要之舉。而由于我國整體法制化進程的落后，與西方發達國家相比，我國現行檔案法律法規還存在著較明顯的缺陷，可操作性不強，且與其他部門法不協調，非國有檔案資源立法還存在空白，等等。對此，今后必須切實加快和完善與檔案管理工作相關的立法規制，在深入研究我國檔案管理工作現狀基礎上，積極吸收借鑒其他國家的先進經驗，確保新的法律法規符合客觀規律，能夠切實解決我國檔案管理事業的實際問題，增強《檔案法》及其相關法律的可操作性，賦予各級檔案部門在檔案資源整合中更多收集檔案的權力，以全面保障和發揮檔案管理工作的職能作用。

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