論如何實現“一鍵”生成部門決算報表

文/劉琳 陳燕 張耀月

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論如何實現“一鍵”生成部門決算報表

文/劉琳 陳燕 張耀月

摘要：通過創建行政事業單位財務內控信息化管理平臺，創新母表設計，使平臺上聯國庫支付管理系統，下接報賬平臺。該平臺日常利用報賬、記賬等電子信息化流程收集整理部門決算報表所需的基礎數據，再通過電子信息化手段，連接部門決算報表軟件，“一鍵”生成部門決算報表基礎財務數據表。

關鍵詞：“一鍵”生成；決算報表；基礎數據；信息化管理；母表創新

一、行政事業單位編制部門決算的重要性

部門決算是指行政事業單位按照相關編審要求向財政部門報送的，用以反映本部門、單位財務收支、資金、人員及資產管理等狀況，是各單位預算執行的綜合反映，是政府宏觀決策的重要參考，也是編制預算、實施科學收支管理的基本依據。主要包括基礎數據表，填報說明，和分析報告等。

（一）部門決算用來真實反映行政事業單位預算執行情況

《行政單位財務規則》規定：“行政單位應當科學、合理編制預算，嚴格預算執行，完整、準確、及時編制決算，真實反映單位財務狀況。”因此，行政事業單位向財政部門、主管預算單位和其他有關部門提交部門決算報告，用來真實反映年度預算的執行情況，為財政部門進行資金的撥付和審批以及下年度的預算編制提供參考依據，充分發揮部門決算在財政管理工作中的作用。

（二）部門決算可以全面反映行政事業單位財務收支狀況

部門決算報表可以全面反映行政事業單位的資金運作和財務收支狀況。通過部門決算報表，可以讓財政部門全面掌握行政事業單位的收支情況和預算執行情況，并有利于加強宏觀監督和管理，為國家財政資金未來的投入方向和投入規模等方面提供重要參考依據。

（三）部門決算能夠綜合監管行政事業單位預算執行情況

財政部門決算是行政事業單位預算執行情況的綜合反映和監督，是政府宏觀經濟決策的重要參考，也是編制部門預算、實施科學收支管理的基本依據。行政事業單位依法接受主管預算單位和財政、審計部門的監督，部門決算是單位預算執行的總結，這就意味著行政事業單位需加強決算的審核和分析工作，保證決算數據的真實性、完整性和準確性。

二、部門決算基礎數據編制現狀及存在的問題

（一）決算與預算脫節

部門決算是部門預算執行情況的綜合反映，部門預算和部門決算共同構成部門資金分配使用運行的全過程，是不可分割的兩個方面，二者相輔相成、密不可分。然而目前行政事業單位仍然存在“重預算，輕決算”、“重分配，輕管理”的觀念和意識。不少人員認為部門決算僅僅是事后用來總結財務狀況以及資金使用情況的一種年末總體財務決算，對單位發展沒有重要意義。導致行政事業單位決算編制與預算編制的銜接，存在技術與管理嚴重脫節的情況。直接影響了決算與預算的嚴格對應關系，影響了利用部門決算資料檢查、檢驗部門預算的執行情況，影響了部門決算資料的分析、應用，進而影響了部門決算作用的充分發揮。

（二）部門決算報表數據失真

鑒于財務、財政軟件和財政總決算報表系統不能兼容，所有部門決算報表系統中的財務數據都要手工錄入。在錄入過程中，由于數據繁多、歷時較長、人員素質參差不齊、上報時間緊等現實情況，加之財政部門一般對行政事業單位填報部門決算報表系統硬性要求較低，存在基層會計填報財政總決算報表時“湊數”現象，對部門決算報表審核公式的出錯提示，大多數情況下，單位都采取對決算數據進行修改，機械式地使數據符合各項審核公式的要求即可。使決算數據失去真實性，從而影響了部門決算報表信息質量。

另外，在單位會計基礎核算方面，一是在單位會計核算中，對關于預算科目未嚴格按照分類要求使用，支出經濟分類核算不準確，影響預算定額體系建設和財政決策的正確性。二是會計人員責任心不強，決算報表中有關“數量”指標漏報、錯報的概率比較高，影響決算對比分析結果的真實性。從而導致賬表不符；脫離賬面數據，人為調整決算數據，少報或多報支出和隨意調整支出細項。財務基礎數據不清和編報口徑錯誤等，導致報表編報不準確或不完整。

（三）會計編制決算報表費時、費力、費財

部門決算報表相較于其他會計報表，編制難度較大，有些單位甚至談之色變，其主要原因在于單位會計編制決算報表極其費時、費力、費財。

1.結構復雜

部門決算報表結構包括主表、附表、補充表三類，每類中又包含數目不等的單個表樣，如2015年決算報表中，主表有21張，附表有5張，各類補充表9張。表間有諸多的審核公式，關系復雜，與會計報表相比，表式過多，過于復雜。另外，決算報表還需填報分析報告、填報說明、橫向過錄等數據，因此，編制決算耗時極長。

2.容易報錯

所有部門決算報表系統中的財務數據都要手工錄入，不能自動取數，增加編制難度。當前多數會計報表都已實現自動取數，而部門決算報表還需手工填報，增加出錯概率，降低工作效率。另外，部門決算報表適用單位包括行政單位、事業單位、經費自理單位及其他單位等，適用范圍廣泛，包涵的內容也多，在實際編制中容易填錯，且表間關系復雜，導致一處出錯，多張表同時報錯，增加會計人員的工作量，浪費人力。

3.修正困難

另外，一旦部門決算報表報錯，修正難度較大。一個數據的修改，就會引起一連串數據的調整，有時用于修改調整報表所花的時間，比整套決算報表重新編制所花的時間還要多，耗時費力，勞民傷財。報表數據頻繁的滯后修改，不僅給部門決算報表編審工作帶來大量重復勞動，而且影響了部門決算報表的質量。

4.耗資巨大

由于編制部門決算報表純手工錄入，編制難度大，人工成本高，并且由于時間緊任務重，報表參數也在不斷修改，加大了編制難度，對此，大多行政事業單位及核算中心將部門決算外包給專業公司編制，會審，耗資巨大。

（四）填報人員能力要求較高

由于報表系統中設置了邏輯性審核公式、核實性審核公式、與上年數據核對等各種審核模板，所以在編制報表過程中，大多能較快的發現錯誤。但是有些審核公式只是發現數據填報不合理，如“應核實情況，有錯改正，無錯保留并說明原因”，這時就需要填報人員不僅懂得表間關系，而且能發現錯誤修正錯誤，還需要具備結合單位實際情況分析報表的能力。部門決算報表與其他會計報表相比，編制難度較大，因此，對填報人員的能力要求也較高。

三、通過“一鍵”生成部門決算報表，解決“決算難”的窘狀

針對上述問題，深圳市光明新區國庫支付中心首創行政事業單位財務內控信息化管理平臺，該平臺已實現與部門決算軟件的銜接，從而實現“一鍵”生成部門決算報表基礎財務數據表（除人員、車輛）。

行政事業單位財務內控信息化管理平臺將前臺報賬系統、核算系統、國庫支付管理系統3大系統整合為一體，涵蓋會計模塊、出納模塊、固定資產模塊、決算模塊、指標模塊、報表模塊、和稽核模塊，外接實時查詢平臺和短信通知平臺兩大平臺，包括前臺報賬、指紋登錄、短信通知等創新功能，尤其是“一鍵”生成部門決算報表基礎財務數據表功能。

該平臺從以下幾方面逐步鋪墊，進而實現“一鍵”生成決算報表基礎數據表。

（一）通過信息化手段創建財務“大數據”平臺

1.通過報賬環節收集基礎數據

目前，行政事業單位財務內控信息化管理平臺經過創新“母表”設計，上聯國庫支付管理系統，下接報賬平臺。深圳市光明新區各集中核算單位已安裝該平臺并已開通單位賬套，可以通過指紋登錄直接在本單位電腦上通過查詢“母表”等途徑獲悉單位項目結余、支付進度、在途資金、往來資金、及其他資金收支情況等操作。

各單位報賬員直接登錄平臺錄入各類費用報銷單，如普通費用報銷單、差旅費報銷單、車輛費用報銷單、入固定資產費用報銷單、暫存款費用報銷單、銀行預付款申請書等單據，平臺上點擊“送審”至國庫支付中心，并打印成紙質（含二維碼）報銷單，找單位領導簽字后，將紙質單據送至國庫支付中心報賬，信息化電子數據已通過平臺送審至國庫會計賬套后，留存于平臺內，形成基礎數據。

另外，行政事業單位財務內控信息化管理平臺通過配備高拍儀、二維碼掃描器、指紋識別器、滾動顯示屏等現代硬件設備，提高工作效率及安全性。該平臺還增加機打二維碼報銷單功能，通過掃描機打報銷單二維碼，快速掃描匹配，可確認單據的保管單位及交接時間，避免單據丟失或支付不及時的責任不清晰現象。

2.通過記賬環節收集會計數據

該平臺可提供“實時數據”反饋，突破了傳統會計分期理論的制約，將“先支付，后記賬”流程改為“先記賬，后支付”管理模式。國庫支付中心初審會計收到各行政事業單位報賬員報送的紙質報銷單據及平臺內信息化電子數據，初步審核相關單據。通過初審后，首先在平臺內“一鍵”生成記賬憑證，其次將貼有記賬頁的紙質單據及系統內的信息化電子數據一并送審至復審會計。 復審會計審核通過后，再將相關紙質單據及信息化電子數據一并送至支付崗（出納）支付，最終支付崗支付完成后在平臺內點擊“支付確認”，電子化報銷流程即在三個工作日內完成相關報銷單據支付，相關信息化電子數據已存入平臺，形成財政大數據。

3. 3個“一鍵”生成，保證所有數據的一致性

記賬“一鍵”生成，平臺設置記賬憑證頁模板，會計初審通過費用報銷單，只需“一鍵”即可生成記賬憑證，甚至，多張費用報銷單，不同種類報銷單均可“一鍵”生成記賬憑證。另外，還增加“設置”鍵，會計可自由選擇單筆費用報銷單生成一張記賬憑證或者多筆費用報銷單生成一張記賬憑證，提高平臺使用靈活性，確保記賬憑證數據與費用報銷單數據一致。

報表“一鍵”生成，工程師根據會計制度對會計報表的要求設置會計報表模版及取數公式，根據決算報表樣表設置決算報表模版及取數公式。會計結賬后，點“生成”鍵，選擇需要生成的會計報表，系統自動生成，確保會計報表與賬務數據的一致性。

決算“一鍵”生成，通過日常基礎數據的積累，先“一鍵”生成每月會計報表及年報表，再進行賬務結轉，即可“一鍵”生成部門決算報表基礎財務數據表。由于各類會計報表的數據均為系統自動生成，均是從賬務系統中取數，保證了報表與賬務的一致性及各類報表數據之間的一致性。

4.涵蓋部門決算報表全部財務信息

該平臺涵蓋全部會計信息，包括會計科目、項目分類、預算項目、功能分類、經濟分類、往來科目、預算單位、支付方式、資金性質、支出類型、數量單位、單位賬戶、支付銀行、收款賬戶、結算方式、政府投資項目、財務年度、待攤投資明細、資產大類、賬戶等數據，甚至包括經辦人、證明人、收款單位等信息。通過日常報賬、記賬等賬務的壯大和發展，平臺本身也會變大，逐步成為一種大型數據倉庫。

（二）與決算軟件對接，實現決算基礎數據的上傳

經與部門決算軟件公司溝通，平臺開通一個端口，操作界面增加一個“數據上傳”鍵，點“數據上傳”鍵選擇“內控平臺報表”，實現在內控平臺生成的“決算報表”基礎數據直接上傳至部門決算軟件。

“一鍵”生成決算報表基礎數據并直接上傳至部門決算軟件解決了以往工作量大、數據失真、部門決算報表質量欠佳等問題。

（三）實現“一鍵”生成部門決算報表

年底封賬后，會計先與財政對賬，確認無誤，再進行賬務結轉，并“一鍵”生成年報表。基礎工作全部完成則會計直接在系統點擊“生成決算報表”鍵，“一鍵”生成部門決算報表基礎財務數據表。

四、“一鍵”生成部門決算報表的優點

（一）“一鍵”生成部門決算報表，杜絕信息失真

系統“一鍵”生成部門決算報表，數據均來源于系統內日常數據的收集整理，杜絕人工編制決算報表隨意修改數據，確保部門決算報表基礎表數據真實可靠，為財政決策提供正確的參考依據，實現財政部門對各預算單位基礎數據的動態管理。

（二）“一鍵”生成部門決算報表，確保信息一致

系統“一鍵”生成部門決算報表，從一個數據源獲得數據，有利于保證與實時會計報表數據一致性，保證賬表一致，賬實一致，賬賬一致。另外，“一鍵”生成部門決算報表，可以減少數據混亂和報表錯誤問題。可以優化交流，確保各單位信息一致，并且，隨著單位日常賬務的增長和發展，平臺本身也會變大，成為一種大型數據倉庫。

（三）“一鍵”生成部門決算報表，提高工作效率

系統“一鍵”生成部門決算報表，極大地簡化了部門決算報表編制流程，極大地提高了部門決算報表質量和效率。“一鍵”生成部門決算報表解決了過去“決算難”的窘況，讓各預算單位不再對部門決算報表編制“談之色變”。另外，“一鍵”生成部門決算報表不僅節省了會計工作時間，而且提升了會計工作效率，更是節約了相關經費的開支。

（四）“一鍵”生成部門決算報表，降低編制成本

系統“一鍵”生成部門決算報表，簡化部門決算報表編制流程，極大地節省了編制時間。過去部分預算單位外包給企業編制部門決算報表，企業配備技術人員駐點協助完成部門決算報表編制，耗資巨大，且耗時。現在只需要行政事業單位主管會計在系統“一鍵”點擊即可生成部門決算報表，極大地降低了人員成本。同時從平臺這個單一數據源獲取數據，有利于簡化“一鍵”生成部門決算報表創建過程和降低其成本。

通過行政事業單位財務內控信息化管理平臺“一鍵”生成部門決算報表基礎表，簡化了部門決算流程，提高了會計工作效率，優化了服務財政管理，提升了財政工作水平，并貫徹落實財政部關于推進財政科學化、精細化管理的決策部署。讓部門決算充分發揮在財政管理工作重點作用，并有利于加強財政宏觀監督和管理，為國家財政資金未來的投入方向和投入規模等方面提供重要參考依據。

上接（第18頁）的體系也一定是形式主義或者執行不到位。如前所述，預算管理的開展對于培訓行業來說是有重要意義的。企業首先從高層要認識到相關的問題，要把預算管理的開展重視起來。進而要開展全員的培訓，讓預算管理的意識深入到每一位員工。只有全員上下都首先從思想上重視了這件事情，預算管理才有開展下去的土壤。

（二）加強人員隊伍建設以及預算管控力度

任何事情歸根結底都是由人來做的，重視人員的使用，發揮不同人員在企業管理中的能動性有時會收到意想不到的良好效果。當企業中的骨干人員都能夠較好的使用預算管理這個工具，能夠用它來幫助企業發展，預算管理的骨架也就搭好了。進一步通過現在企業內部都會用到的一些信息技術手段，可以快速的傳遞構建某些數據、信息［4］。當某些指標觸碰了紅線的時候，要啟動相應的機制來處理。全員要重視預算的執行，在一定程度上要保證預算執行的剛性。

（三）針對行業中某些發展較快的企業開展預算管理的措施

培訓業中一些企業發展較快，在一年當中為了抓住稍縱即逝的商機有可能在年中臨時研究決定開展新的培訓項目。這樣就打破了原先制訂的年度預算方案。也正是因為這個原因導致行業中一些企業認為計劃趕不上變化，預算管理無用。筆者認為，預算是為了服務企業管理的，是為了給企業發展探路的，考慮到相關情況應當將年度預算和中期預算結合使用，尤其重視中期預算的編制。比如一個季度做一次預算［5］。通常來講預期要開展一個新的項目是需要前期籌劃的，季度預算應該已經能夠預期出相關的問題了。而且季度預算雖然增加了預算編制的次數，但每一次的編制數據量少了，因此不會增加太多工作量。總之，應該結合企業自身的情況，找出更好的使用方法。

六、結論

隨著經濟的發展，培訓行業已經成為了社會中不可或缺的一支隊伍。然而目前培訓行業經營的無序令人堪憂。認識到預算管理對培訓業的重要性，找到培訓業執行企業預算管理問題的解決方法是目前亟待解決的問題。綜上所述，企業只有加強預算管理意識，增強預算管控的力度，找到適合自身的方法才能夠更好地發揮預算管理的作用，才能夠使培訓行業在社會中更壯大，發揮出更大的效用。

參考文獻：

［1］郭永強.化工企業費用預算管理與控制存在的問題及對策［J］.財會學習，2016，1.

［2］趙美圣.企業加強預算管理與評價研究［J］.中國商貿，2014，23.

［3］陳德照.企業加強預算管理與評價研究［J］.當代會計，2014，11.

［4］吳燕.關于全面預算管理在企業中的應用思考［J］.經濟師，2014，3.

［5］魏璐.我國工業企業全面預算管理體系研究［J］.財會通訊，2012，10.

作者單位：（深圳市光明新區國庫支付中心） （北京對啊網教育科技有限公司）