淺議行政事業單位檔案管理的創新思路

樊秀清

摘 要：隨著社會的不斷進步，行政事業單位的工作事項日益增多，檔案管理工作日益復雜。但當前檔案管理中還存在許多的缺陷，難以適應當前信息化社會的發展需求，為此，需加強檔案管理工作的創新，促使行政事業單位中檔案管理能夠逐漸實現信息化。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；創新思路

一、檔案管理的性質

檔案管理包含三個基本性質：第一是管理性；第二是服務性；第三是政治性。首先，檔案管理不能直接為單位帶來經濟效益，而是對各部門檔案信息進行專門管理的一項系統性工作；其次，檔案管理體系并非獨立存在，而是與其他管理體系相互依賴并且相互制約的，其通過信息化向其他管理體系提供有效的服務，最終目的在于為社會提供更優質的服務；最后，檔案管理在社會發展史中是階級關系以及階級利益的主要體現，其為相關統治階級所操控，為相關階級的經濟文化以及政治提供服務，由于某些檔案的內容與政治經濟利益有著緊密的聯系，其具備較強的機密性，因而對檔案管理也有著保密的要求，這也是政治性的主要體現。除此之外，檔案管理工作的開展，必須遵循以下兩個原則，第一、確保檔案的完整性以及安全性；第二、檔案資料能夠便于利用[1]。

二、檔案管理工作的主要缺陷

（一）缺乏足夠的重視

當前許多單位對檔案管理工作還存在錯誤的認識。由于檔案管理無法直接為單位帶來直接的經濟效益，因而遭到許多單位領導的忽視，無法將檔案管理的工作作為重要議事，在日常考核或者年終考核中也沒有將檔案管理納入考核的范疇，導致許多行政事業單位在檔案管理相關法規的學習以及貫徹方面執行力度普遍偏弱，單位領導對檔案管理工作的監督力度也較為薄弱，并且缺乏有力的管理措施。

（二）缺乏硬件設施

許多行政事業單位中，檔案管理工作無法得到應有的重視，致使單位在檔案管理方面投入的資金相對短缺，其相關硬件設施相對較為落后。部分單位并未設置專門的檔案室，而有些雖然設置了專門的檔案室，但空間較小且環境較為惡劣，導致檔案文件容易出現霉變的現象，檔案的完整性受到嚴重的影響。另外，相關硬件設施的缺失，導致單位檔案資料無法進行合理的分類，擺放也較為零亂，這對檔案的查閱造成不利的影響。

（三）缺乏健全的管理體系

部分單位雖已設立單獨的檔案管理部門，但從實際情況看來，還缺乏完善的檔案管理系統，其主要體現在以下幾方面[2]：第一、在檔案資料的保管方面缺乏規范性，導致檔案資料出現混亂的現象；第二、缺乏檔案資料鑒定的程序，對檔案資料的銷毀不能嚴格按照相關規定執行；第三、在檔案信息的管理上仍然采用傳統手工操作的形式，部分單位雖已采用計算機技術進行檔案管理，但由于缺乏完善的信息系統，致使信息化檔案的利用率普遍偏低。

（四）人員素質偏低

檔案管理是一項系統性的工作，須保證管理人員的專業性以及高效性。但從實際情況看來，大多數行政事業單位中檔案管理人員的專業水平相對較低，通常是身兼多職，無法將全部的時間與精力投入到檔案管理當中。而且大多數管理人員未能經過專業的系統培訓，對檔案管理相關知識以及先進的信息管理技術還缺乏一定的了解，致使其在日常工作中對檔案管理的各項工作缺乏準確的把握，進而造成檔案管理工作的質量相對較為薄弱。

三、創新思路與優化策略

（一）完善管理責任制

首先，單位應根據實際工作的需求，建立科學合理的管理制度。并且須確保規章制度能夠簡單實用；其次，確保制度約束的平等性。檔案管理規章制度既要對員工實行制約，也需對單位領導實行制約，如此一來，能夠加強單位領導的重視度，有效提升其監管力度；最后，建立管理考核體系。定期對檔案管理工作進行各方面的考核，并對表現較好的管理人員給與適當的獎勵，促使其能夠更加積極主動的投入到工作當中。

（二）加強建設信息化管理

隨著社會科技的不斷進步，行政事業單位中檔案管理工作必然走向信息化。為此，行政事業單位應根據實際情況，選擇與自身相符的信息化檔案管理系統，將傳統的紙質檔案全部錄入電子系統當中，實現紙質與信息化的并存，先進的管理設施以及科學技術，不僅能夠實現信息化檔案管理，還能有效提升單位檔案管理的工作質量以及工作效率[3]。

（三）強化管理隊伍建設

在日常檔案管理工作中，管理人員是主要執行者，管理人員的專業素質與檔案管理的工作質量有著直接的聯系。因此，強化管理人員的素質尤為重要。首先，應設立專門的管理團隊，保證管理人員的穩定性；其次，加強管理人員對專業知識與檔案管理技能的學習，促使其在日常工作中能夠熟練掌握各項操作；最后，有效提升管理人員自身的政治涵養[4]。行政事業單位中部分檔案文件具備一定的機密性，要求管理人員必須能夠堅持原則、嚴守機密。

四、結語

對于行政事業單位而言，檔案管理是一項較為重要的部分，科學合理的檔案管理工作是單位長效發展的有力保障。為使檔案管理逐漸實現信息化，必須及時轉變傳統的檔案管理形式，創新管理理念以及管理措施，并加強檔案管理建設，加大投入力度，促使行政事業單位中檔案管理工作能夠與當前信息化社會相適應。

參考文獻：

[1]楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討[J].科技資訊，2010，34：125+127.

[2]張長水.試論行政事業單位檔案管理的創新思路[J].辦公室業務，2012，05：79+85.

[3]蔡軍趁.行政事業單位檔案管理的創新思路[J].企業改革與管理，2015，04：188.

[4]于喜輝.淺談行政事業單位檔案管理的創新思路[J].辦公室業務，2016，01：137.