如何做好藝術(shù)檔案管理工作

黃璐璐

【摘 要】提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】藝術(shù)檔案；管理；思考

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1007-0125（2016）08-0247-01

對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享。

一、提高對(duì)藝術(shù)檔案的思想認(rèn)識(shí)

藝術(shù)檔案工作，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)十分重視，加強(qiáng)檔案法制教育，建立規(guī)范的規(guī)章制度，配有專職檔案人員，制定藝術(shù)檔案管理辦法和規(guī)定，開展藝術(shù)檔案的收集、整理工作，實(shí)行藝術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，積極為本單位藝術(shù)生產(chǎn)服務(wù)，積極創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案管理現(xiàn)代化，以保證日后的檔案質(zhì)量。同時(shí)，還要清楚認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化的管理是信息時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，不應(yīng)該也不可能逃避、退縮，只有克服畏難情緒，才能夠適應(yīng)高速發(fā)展的社會(huì)需求。

二、加強(qiáng)檔案統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理才能夠繼承其結(jié)果，順利展開。如果文件管理無(wú)章可循，混亂不堪，將直接導(dǎo)致檔案管理各環(huán)節(jié)陷入忙亂無(wú)序狀態(tài)，影響整個(gè)綜合管理系統(tǒng)整體功能的發(fā)揮。因此，強(qiáng)化文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格規(guī)范解釋文件內(nèi)部特征和外部特征信息的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為推行現(xiàn)代化管理服務(wù)。社會(huì)的進(jìn)步、時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)成果的日新月異，無(wú)時(shí)不鞭策和鼓勵(lì)整個(gè)檔案工作全面推進(jìn)改革。文化館藝術(shù)檔案工作如何在這一歷史發(fā)展階段中注重自身的特色，并及早融入現(xiàn)代管理之中，既需要社會(huì)的關(guān)注、領(lǐng)導(dǎo)的重視、上級(jí)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，又需要具體從事本行業(yè)工作的同志加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，以高度的敬業(yè)精神和腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)做好本職工作。

三、對(duì)藝術(shù)檔案管理工作的思考

藝術(shù)檔案是從搜集工作開始的，搜集是做好藝術(shù)檔案工作的基礎(chǔ)和前提。群眾文化工作五花八門，千姿百態(tài)，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，要把不同載體的檔案材料搜集齊全，的確不是一件容易的事情。在日常工作中，檔案員搜集材料可分直接搜集和間接搜集兩種方式，直接搜集就是檔案員在活動(dòng)中親自搜集材料；間接搜集就是他人搜集的材料，在活動(dòng)結(jié)束后一定時(shí)間內(nèi)交到檔案室。由于人們的檔案意識(shí)還比較淡薄，靠間接搜集往往搜集不全，或是搜集了不及時(shí)交給檔案室，時(shí)間長(zhǎng)了出現(xiàn)丟失現(xiàn)象；或是為了自用方便，根本不交；或是責(zé)任心不強(qiáng)，搜集一點(diǎn)應(yīng)付了事；或是干脆沒(méi)有認(rèn)識(shí)，沒(méi)有行動(dòng)。以上無(wú)論哪種情況，都不利于藝術(shù)檔案的正常建設(shè)，難免揀一漏十，顧此失彼，使搜集工作極為困難，所以，對(duì)檔案的搜集工作，建立嚴(yán)格的制度和科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)是非常必要的。

藝術(shù)檔案搜集材料的范圍很廣，僅就匯演或各種比賽活動(dòng)來(lái)說(shuō)，要搜集的材料包括：各代表隊(duì)情況，演職人員情況，演出節(jié)目單，創(chuàng)編節(jié)目，獲獎(jiǎng)情況以及各類照片、音響、文書資料等等。在這些材料中，誰(shuí)負(fù)責(zé)哪部分材料的搜集，于活動(dòng)前要有明確分工，不用檔案員盲目地到處搜集。對(duì)這些項(xiàng)目有明確分工，誰(shuí)分工抓哪項(xiàng)工作，誰(shuí)就是這部分材料的負(fù)責(zé)搜集人。工作結(jié)束后，材料很快集中到部主任手里，進(jìn)行審閱、撿索、小結(jié)，然后將應(yīng)存材料直接交給檔案員，整理存檔。以此類推，館內(nèi)各部都這樣做，從而體現(xiàn)搜集工作的及時(shí)性、完整性和可靠性。

事實(shí)上，即使上述環(huán)節(jié)都能做到，某些活動(dòng)的最原始材料還是無(wú)法保證全部歸檔。為了避免出現(xiàn)這種情況，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，明確各自職責(zé)范圍，采取相應(yīng)的強(qiáng)制措施，是使其有效運(yùn)行的關(guān)鍵所在。為了避免各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人和檔案員相互依賴，可以把檔案材料的完整搜集、歸檔作為一項(xiàng)內(nèi)容列入業(yè)務(wù)考核和年終評(píng)比，實(shí)行獎(jiǎng)罰辦法。這樣，檔案員就會(huì)積極催促交接藝術(shù)材料，各部負(fù)責(zé)人也會(huì)積極主動(dòng)地與檔案員聯(lián)系。各部負(fù)責(zé)人，有權(quán)定期查閱材料是否齊全、完整，并作為對(duì)檔案員獎(jiǎng)懲的依據(jù)，而檔案員也可以根據(jù)各部檔案搜集的情況對(duì)各部負(fù)責(zé)人提出獎(jiǎng)懲的依據(jù)。

最后，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組是實(shí)施檔案搜集網(wǎng)絡(luò)體系有效運(yùn)行的組織保證。業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室或檔案室主任、檔案員組成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極監(jiān)督、檢查檔案工作的各方面情況。這樣，檔案搜集網(wǎng)絡(luò)就有了一個(gè)動(dòng)力系統(tǒng)，以啟動(dòng)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)并正常運(yùn)行。

以上所談，是筆者的一些體會(huì)。文化藝術(shù)檔案管理還需要一套成型的理論體系來(lái)指導(dǎo)，因此，檔案員的開拓意識(shí)將成為這項(xiàng)事業(yè)前進(jìn)的動(dòng)力和基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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