管理改進才是管理信息化的本質

文｜陳登明 陳永斌

管理信息化在工程建設行業如火如荼開展建設，真抓實干的信息化建設已經凸顯出信息化的效益，然而仍有部分懵懵懂懂的工程企業由于未能真正透視管理信息化的實質，信息化的建設效果都不盡如人意。啟動管理信息化工作的初衷往往決定信息化建設的方向、目標和途徑等，比如有的建筑施工企業追求“升特”，這樣的信息化建設為了“升特”而升特，當目的達到后，信息化工作也會告一段落；有的企業進行管理信息化的初衷是對核心業務進行過程管控，夯實管理基礎，提升管理水平，這樣的信息化建設方向就會務實推進信息化的基礎管理工作，企業也會傾注更多的時間精力和資源到企業的基礎管理工作中去。

系統選型與管理信息化認識

管理信息化的理念已經推廣了很長時間，實際上，管理改進提升是信息化的本質已經成為眾多工程企業的共識，但真正能夠靜下心來務實提升管理的工程企業并不多見，大多數企業仍停留在局部改進和框架設計上，管理系統改進的綜合效益難以顯現。因此，現實中的眾多工程企業在信息化建設中，考慮到系統改進的資源能力不足以及信息化系統預算投入和風險權衡，大多選擇了一條成熟產品套用，局部二次開發、系統固化管理的路子。

信息系統的選型策略也凸顯了工程企業對管理信息化的認識和對自身資源能力的綜合評判。信息系統的選型策略有典型的三種模式，其中拿來主義直接就用屬于短期見效、理念推廣，可以提升管理信息化認識的過渡；而購買成熟產品，局部二次開發屬于務實主義，大部分管理模式是相通的，局部不同再投入資源進行二次開發，實施方法成熟，資源投入相對可控，風險小、見效快；定制開發模式則是工程企業對管理信息化的實質已經有了高度認識，對企業的業務體系、管理體系、變革推進和IT技術及其融合有了透視，對實現定制開發所需的資源能力有了充分的準備，是一種對信息化本質的系統思考過程。

由于對管理信息化的實質認識和實現程度不同，工程企業的管理信息化建設的效果呈現出一定差別。優秀的工程企業已經把管理信息化變成了一種先進生產力，實實在在產生了巨大的效益，同時借助管理信息化實現了企業的模式更新和管理的轉型升級，助推企業在競爭日趨激烈的市場中獲得馬太效應的領先優勢。

管理改進是信息化的本質

（一）流程優化是信息化的基礎工作

企業的本質就是流程運營，工程企業也不例外。IT系統也是通過流程運行來支持線下業務的開展，從某種意義上來說，IT系統只是把線下流程植入到IT工具中，從而能讓線下流程運營更便捷，讓管理看得見，讓管理看得早。如果線下流程運營本身出現問題，比如流程不規范，流程要素不健全，流程節點控制點設置不恰當等，都會給企業管理帶來成本、效率和風險方面的障礙。因此，不對線下流程進行優化并直接固化到系統中去的信息化建設方式，不僅沒有起到管理的提升作用，反而可能由于線上的運行，加速風險的積累并助長不規范的管理風氣，起不到管理改進作用。

流程優化至少要在幾個方面實現企業的管理改進目標。第一是流程環節數量的設置。流程環節數量的設置本質上是企業效率的考量，環節數越多，審批時間及流程流轉的時間越長；環節越少，意味著簡政放權，效率的提升。第二是流程環節內容的設置。每個流程環節需要知悉信息，一般都要通過表單和附件的形式反映出來，信息采集就是表單填寫、附件上傳或者條形碼、二維碼掃描等方式，實質上是要解決流程環節的信息獲取，通過表單字段的設置和屬性定義，可以使得企業獲取到的信息化標準規范、格式統一、界定清晰、方便統計等，同時在這個環節，可以設置文檔模板等，標準規范的格式和邏輯排序，節省環節工作人員的時間，大大提升工作效率和文檔信息的可讀性等。第三是風險點的設置。為了防控風險，在流程環節中植入風險控制點是管控的必然需要，比如不相容環節拆分，重大節點的多層知曉及高層決策等。第四是環節工作成果表現、質量標準和時限標準。每個流程環節必須有合乎要求的成果體現，才能流轉到下一個環節，成果的表現形式需要明確，質量如何控制及什么時間點提交等，都是流程下個環節關注的問題，也是信息監管的要求。

（二）模式定位是信息化的核心工作

信息化的目標是為管理服務，為了更有效的實現目標，企業應該設計恰當的商業模式和管理模式。企業的資源總是有限的，能力也是有別的，如何在資源和能力約束下更好的實現目標，模式設計則是繞不過的坎，哪怕是常規模式。不同的模式耗費的資源不同，實現的路徑不同，流程運轉不同，效果也就千差萬別。線下管理模式的梳理是管理信息化的前置工作，系統固化的是一種模式，模式的優劣會影響到信息化工作的優劣。

例如工程施工企業項目分包管理模式中，存在包工包料模式和擴大性分包模式。這兩種模式下，項目的標后預算編制中定額項目存在差異，對資源項目的管理方式也有所不同，同時，成本核算單元劃分及后續的歸集核算也存在不同，流程設計及運轉也不一樣。由此可見，企業如果不作區分，不結合企業自身的資源能力優化模式，信息化工作推進就會磕磕碰碰。

（三）組織建設是信息化的保障工作

信息化是一項隊伍培養工作。工程企業管理信息化本質是一項業務管理IT和變革四維一體的系統工程，對信息化本質的認識要在實踐中和樣板工程中學習和借鑒就需要一個專業互補、團結互助、學習力強的團隊共同完成，人才隊伍培養就是團隊建設的基本要求。組織建設要解決四大問題。第一是要有合適的專業人才和統籌人才，至少企業要能整合到相關人才為企業所用，否則在信息系統架構設計中可能存在短板。其次是要培養各專業人才站在系統角度發表專業意見和執行專業工作，這就需要各專業人才具有復合型人才特征，需要與其他專業有一定的知識和經驗的交集，提升各專業人才的勝任能力。再次，構建和優化各專業人才的合作機制，使得各專業人才愿意并主動進行合作，共同為信息化建設做出貢獻。最后，明確各專業人才和統籌人才的分工與權責，建立團隊工作的組織機構和崗位設置。

信息化也是一項文化塑造工程。機構和隊伍有了，如果沒有意愿，沒有堅持，管理信息化的變革終究會受到影響。以信息化為契機的管理變革如果缺乏核心的價值凝聚和有效的氛圍支持，缺乏機制和制度保障，執行力就會大打折扣，信息化推進也會變得異常艱難，甚至導向失控。企業文化與信息化落地必須有機融合，信息化工程中要體現企業核心價值觀，核心價值觀要能有效支撐信息化落地，二者相輔相成。

（四）戰略承接是信息化的終極目標

管理信息化以戰略為導向，以業務架構、管理架構、功能架構和IT架構融為一體，細化流程，優化表單，調整組織，完善機制，培育文化，承戰略之上，啟管理之下，最終為達成企業戰略目標服務。無論是項目管理信息化、人力資源管理信息化、OA協同辦公信息化還是全面預算管理信息化等，都從某個業務和職能領域入手為達成企業的目標服務，是利用信息系統這種高效的工具手段把對應領域的管理降本增效控風險，為達成企業總目標做基礎支撐。

從信息化實施推進過程來看，大量的工作聚焦在流程梳理、表單模板和實施推進的機制構建方面，而并非IT技術層面上。信息系統只是一種高效的監控和管理工具，但信息化是企業全方位的管理改進工程，包括基礎管理的夯實，比如業務流程的優化，操作規范的建立，管理標準、技術標準和其他工作標準的建立等。體制機制的構建，包括以流程為基礎的組織機構設置、權責利分配；以流程為核心的管控模式的搭建，與戰略密切相關的商業模式構建；以勝任素質為核心的人力資源管理體系構建；以價值觀為核心的企業文化培育等都是管理信息化的組成部分。