減少電子文件丟失量

張鈺

隨著近年來辦公數字化、智能化程度的不斷深入，公司的電子文件量飛速上升，充斥公司生產、經營、管理的各個方面，其總數量十分驚人。因而如何保證這些電子文件的安全性就成了一個亟待解決的課題。

所謂電子文件，其實指的就是公司在生產、經營、管理等各項公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸，并存儲在個人辦公計算機上的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。那么電子文件丟失量指的就是電子文件因設備、環境、人員等各種因素遺失或損壞，且不能從公司信息內、外網及相關業務應用系統中找回的數量。

一、現狀分析

2015年3月，小組為掌握公司當前電子文件丟失的具體情況，針對公司機關及各部門班組的重要崗位設計了調查問卷，從電子文件的丟失量、丟失類型、丟失原因等多個角度展開了詳細的調研，并對回收的數據進行了統計、分析和處理，調查問卷的具體格式內容如下：

1.1 電子文件丟失情況

首先就2014年8月至2015年1月的電子文件丟失量進行了統計。結果顯示，公司各部門都發生過電子文件丟失，各個月份電子文件丟失量從52個至152個不等，丟失量不穩定。平均電子文件丟失量為119個/月。

1.2電子文件丟失類型

根據問卷調查結果，并按照業務系統導出歷史文件、應用程序日志文件、技術管理文件、個人信息文件和其他文件五個丟失的文件類型進行了分類統計。統計后發現，各丟失類型在電子文件的丟失量中占的比例不盡相同，技術管理文件的丟失量為90個/月，數量上占絕大多數，丟失情況最嚴重，占總丟失量的75.6%，是影響電子文件丟失量的主要問題。

根據活動目標公式：

活動目標=現有水平（電子文件丟失量）-潛力（電子文件丟失量×主要問題所占的累計百分比×預計可解決主要問題的百分率）

故若能將技術管理文件丟失量下降80%，則可以得到：活動目標=119-119×75.6%×80% =47個/月，且2014年10月電子文件丟失量曾達到過52個/月，故課題組認為將目標值設定在47個/月是切實可行的。

二、方法及實現

2.1“云存儲”硬件環境搭建

課題組于2015年8月開始收集相關資料和意見，利用退役的磁盤陳列等存儲介質，根據 “云存儲”的物理架構和邏輯架構，利用已退役的信息主機設備的存儲介質，整理出2TB的磁盤硬件存儲空間，將磁盤存儲介質的網絡口與“局大樓13F”接入交換機相連，以此為接入點，并入公司信息通信網絡，后硬件連接示意圖，如圖1所示。

2.2“云存儲”軟件需求分析

課題組成員仔細查閱了當前已有的云存儲管理平臺，進行了功能、性能的綜合比較，選擇了具有影響力的聯想云存儲平臺進行了合作，并針對電力企業的實際需求進行了個性化定制。

通過對云存儲平臺的整體測試，發現聯想的云存儲平臺在部門劃分、部門共享以方面十分方便，但在文件在線互動編輯方面相對功能較弱，因而提出了如下的設計改進思路：

易用性。云存儲平臺面向全部科室及一線班組，考慮到用戶水平參差不齊，因而改進的設計應特別注意易用性，最好以簡單的客戶端程序或虛擬盤符的形式體現，簡單易學。

互動性。新的存儲系統應能方便的進行技術管理文件共享和歸檔，重點解決傳統存儲方式存在的大文件共享困難等問題。

課題組成員與聯想技術開發人員一道，對提出的個性化要求進行了整合，并對整個的軟件功能架構進行劃分和調整，并對整體功能進行了梳理，確立了整體框架。

2.3“云存儲”桌面個人終端接入

步驟一：升級安全策略

本次“云存儲”采用網絡存儲的方式，故保證技術管理文件在網絡中的安全性就成了一個至關重要的工作。因而，在實施過程中采用了AES-256算法等高強度加密和嚴格的權限管理。對FTP、Samba等以明文進行文件管理的網絡共享方式，進行了安全方面有針對性的改進。

使用 128、192 或 256 位密鑰，并且用 128 位數據塊分組對數據進行加密和解密，極大程度上提高了技術管理文件網絡共享存儲的安全性和可靠性。

步驟二：桌面客戶端接入

根據軟件整體架構，完成桌面客戶端軟件編寫和測試，經公司運檢部審批通過，向公司的相關崗位進行推廣，指定管理員進行存儲空間和權限管理，對試運行期間發現的問題和不足進行反饋。

“云存儲”可以十分便捷地對個人和公共存儲界面進行訪問。菜單欄上有一系列的上傳、下載、分享、新建等按鈕，方便用戶對相關文件進行一鍵式操作。

2.4設置同步和備份

步驟一：備份準備

在“云存儲”桌面客戶端上和計算機本機上各新建一個文件夾，分別命名為“云端文件夾”和“本地文件夾”（可自定義），將需要備份的技術管理文件放置在計算機本機上的“本地文件夾”中。

步驟二：同步綁定

打開“云存儲”桌面客戶端進行同步綁定，將桌面客戶端上和計算機本機上的“云端文件夾”和“本地文件夾”兩者進行關聯，互作備份使用，其設置界面如下：

同時還可以按需求對備份的方式進行選擇。“雙向同步”為“云存儲”與計算機的實時文件同步；“單向上傳”為“云存儲”向計算機取數據；“單向下載”為計算機向“云存儲”取數據；其舉例如下：

步驟三：備份設置

綁定完成后，在“本地同步”界面中還可對“云端文件夾”進行設置。可以對備份的時間進行選擇，也可以就指定技術管理文件類型，如word、Excel、PowerPoint等，其中的一種或幾種格式進行定向備份。

計算機終端用戶通過合理的使用“云存儲”進行網絡定期備份，有效的避免了因計算機本地存儲介質故障造成的辦公重要文件丟失。

2.5班組部門技術管理文件實時共享

“云存儲”為個人提供16GB的存儲空間，同時根據公司組織機構圖，為各個部門班組提供了32G的共享存儲空間，方便員工之間的技術管理文件交流、交互，形成技術管理資源共享存儲。

在共享平臺上，可以存放員工學習培訓資料、專業要求標準、安全工作規范、歸檔案例資料等技術管理文件。優化了公共文件存儲機制，使新員工可以快速適應崗位，也可以讓老員工進一步溫故知新，提升素質素養，形成開放、共享、互通的工作氛圍。

2.6 技術管理文件在線互動修改

用戶可以在“云存儲”平臺上，對班組專業基礎臺賬進行實時更新修改，解決技術管理文件本地存儲時可能出現的“人人都有帳，帳同數不同”尷尬問題，并對技術管理文件修改的歷史版本及其相應的編輯人和編輯時間進行記錄，保障技術管理文件的可追溯性。

同時考慮到技術管理文件維護可能需要多位成員共同完成，“云存儲”為多人次的協同文件處理提供了平臺。

在文件處理中如果遇到困難，可以附上相應的文字說明，將文件鏈接分享給某個人或某幾個人一起協作處理，且可以對鏈接文件進行相應的訪問權限、保護密碼和有效期等安全設置，提高技術管理文件的安全性，增強辦公信息的互動性，提升辦公的智能化水平。

三、結果及其分析

2015年9月至2015年10月課題組檢查了實施后的效果，對電子文件丟失量進行了回訪調查，結果如下：

表1 電子文件丟失量調查表

制表人：韋方正 制表日期：2015年10月30日

由調查結果統計可以發現，2015年9月電子文件丟失量為16個/月，2015年10月電子文件丟失量為14個/月。平均電子文件丟失量為15個/月，電子文件丟失情況大有好轉。

若按照電子文件的丟失的類型進行了統計，可以發現技術管理文件丟失量為0個/月，有效地解決了公司電子文件丟失量大的主要問題，達到了47個/月的既定目標，對比之前的119個/月，有了明顯的減少。

經濟效益：

2015年9月至2015年10月，公司IT服務管理系統中關于存儲介質損壞造成電子文件丟失的月工單數量從原先的9條下降為0條，顯著減少了信息運維專業工作量。

存儲介質損壞造成的數據恢復需尋求專業機構的幫助，數據恢復費用約為4000元/次，費用高、耗時久且存在信息泄露的風險。通過本次課題活動，不僅節約了不菲的維修費，更確保了企業信息安全。

無形成果：

1、安全效益

本次課題成果填補了公司在電子文件存儲方面的管理空白，將原本零散存儲在個人計算機的電子文件集中起來，匯聚成了公司電子文件的“保險庫”，大大提升了數據安全性和可靠性。在“大數據”背景下，數據就是財富的概念已深入人心，企業中長期以來積累的班組管理、技術資料等辦公數據也是我們企業生產經營和持續生產發展的重要財富

2、精細化管理

實現的電子文件共享存儲、在線修改等功能為提高了辦公效率、提升了精細化管理水平，為班組管理、學習培訓等方面提供了有力的技術支持，增強了企業學習氛圍。

四、結束語

本次課題組成員來自通信運維、信息運維、行政管理三個不同的專業領域，不同的觀點想法相互碰撞激發，大家精益求精、通力合作，達到的效果遠遠超出了預期。課題組將繼續觀察本次課題對公司信息桌面運維帶來的積極作用和后續影響，對于其確有成效的一面，我們將積極推廣；對于其中還存在的缺陷，我們將會持續地改進和關注，進一步提高其可靠性和可用性；同時，不斷鉆研和發現信息桌面終端運維中任何一個值得進行研究的部分和問題，不斷完善網絡構架，加強其的功能性和可操作性，更好和更有效地為公司的信息數據工作服務。