基于Outlook的現代共享

張娜娜　聶靜

引言

當前，協同工作極大地滿足了現代辦公和團隊協作的高需求。然而，協同的前提是共享，只有共享才能打破空間和時間的限制，滿足用戶隨時隨地享受協同，那么如何實現共享呢？Outlook 2016及其附件SharePoint、OneDrive和OneDrive for Business為我們解決了難題，同時，用戶還可以根據需求設置“編輯”和“僅查看”訪問權限。

Outlook 2016

1.Outlook 2016

Outlook 2016作為Office 2016的新成員之一，用戶通常用來管理和收發郵件、管理郵箱賬戶和個人日程，在第一次運行Outlook 2016時，會出現設置向導，但新用戶在使用的過程中，往往在設置向導時會遇到錯誤，正確的操作如下：①鼠標左鍵單擊“下一步”，選擇“是”，出現自動設置賬戶窗口；②自動設置賬戶容易出錯，如果出錯，選擇“手動設置或其他服務器類型（M）”；③鼠標左鍵單擊“下一步”，選擇“POP或IMAP（P）”，鼠標左鍵單擊“下一步”；④依次輸入信息，如果使用QQ郵箱，在“接收郵件服務器（I）”輸入“pop.qq.com”，在“發送郵件服務器（SMTP）”輸入“smtp.qq.com”；類似地，如果使用163郵箱，則“接收郵件服務器（I）”輸入“pop.163.com”，在“發送郵件服務器（SMTP）”輸入“smtp.163.com”；⑤鼠標左鍵單擊“下一步”，出現“測試成功”，即可“完成”。

2.共享日歷

張小美被同桌靜靜授權訪問日歷，靜靜邀請她在Outlook 2016中打開（兩人都有Microsoft Exchange賬戶）日歷，具體操作如下：①單擊導航欄底部“日歷”；②選擇“組織”選項卡，點擊“打開共享日歷”；③在“搜索”框中輸入“靜靜”，按下“Enter”，選擇靜靜，單擊“打開”按鈕。在左側導航窗格中上方顯示“共享日歷”，下方顯示“共享文件夾”，其標題下顯示所共享的姓名；④如果想把新創建的項目保存到共享日歷，則在導航窗格選中該日歷；⑤如果想刪除共享日歷，則右鍵單擊文件夾，選中“從視圖中刪除”的圖標。

3.解除鎖定

事實上，通過Outlook傳送和共享的郵件和文檔，有時會遇到下載后無法打開的問題，困擾了不少用戶，現可以通過以下方法來解決此問題。以“基于Bing的智能查找”為例：①在Office 2016和Windows 10操作系統環境中，如果系統提示“未成功打開”對話框，可點擊“確定”；②返回存放“基于Bing的智能查找”的位置，找到“基于Bing的智能查找”；③選中文檔，單擊鼠標右鍵“屬性”，然后打開；④在文檔上點擊右鍵，最下側找到“屬性”并點擊打開；⑤在最下方出現“安全”提示“此文件來自其他計算機，可能被阻止以幫助保護該計算機”；⑥在右下角有一個“解除鎖定”復選框，勾選復選框并單擊“確定”。此時，“基于Bing的智能查找”文檔就成功打開了。

4.共享附件

①運行Outlook，單擊“新建電子郵件”；②左鍵單擊“附加文件”（最近使用的項目都會按照時間順序顯示），這里選擇云存儲文件，把“協同編輯”文檔添加為附件作為共享內容，可以輔助Ctrl鍵添加多個共享內容；③云存儲會將文件上傳并轉換為可共享鏈接。

SharePoint

1.Microsoft SharePoint Server與Microsoft SharePoint Workspace

Microsoft SharePoint Server（簡稱SPS）作為微軟的具有強大功能的企業協同工作平臺，具備可靠、安全、可伸縮性，可以滿足用戶創建站點，創建搜搜中心，管理企業文檔，管理企業職工等需求，同時也支持企業或團隊訪問微軟云計算產品。為了豐富SPS的強大功能，微軟開發了配套使用工具，Microsoft SharePoint Workspace就是其中之一，這里簡稱為SPW。

SPW可以允許用戶離線操作，一旦接入互聯網，便可以同步到SPS。實驗中學張老師臨時接到學校通知去廣東某高校培訓，恰好與自己負責的學校辦公文件產生了沖突，張老師決定帶著筆記本在飛機上完成文檔，到培訓地點后接入互聯網同步到SPS，即可實現共享，培訓和工作都按照計劃進行。

2.新增功能

Microsoft SharePoint Server 2016在功能上進行了改良，目的是使用戶能更直觀、更熟悉、更適應，其中比較突出的有移動和觸摸、導航和命令、站點共享、文檔庫等。

（1）移動和觸摸

對不同的設備和屏幕站點，SPS 2016提供了一致的體驗，用戶可以使用移動設備訪問站點，可以通過觸摸視圖瀏覽站點和內容。如果在PC機上，則可以切換到完整的Web視圖查看站點頁面。

（2）導航和命令

SPS 2016具備更簡單的導航和命令。應用啟動器可以協助用戶從SharePoint中的任何位置對應用進行訪問，并可以快速瀏覽站點、啟動應用程序及訪問個人文檔。通過點擊應用啟動器圖標，用戶可以看到磁貼中的菜單和應用。此外，還有OneDrive for Business可供用戶創建新的Office文檔、上傳和共享文檔，新的站點庫可以固定頁面，用戶可以隨時固定站點上的頁面，并顯示在所關注的站點列表頂部。

（3）站點共享

SPS 2016增強了共享功能，用戶在所訪問的頁面右上角點擊“共享”按鈕，然后輸入共享人的信息，按下“Enter”鍵，共享人就會收到電子郵件邀請（包含站點鏈接）。點擊頁面的右上角“設置”菜單，點擊“共享的人員”，可以查看訪問站點的用戶姓名和照片。站點所有者之外的用戶也可以授權共享。

（4）文檔庫功能

為了簡化文檔庫的工作，可利用快捷方式代替功能區，對用戶而言，既快捷又方便。

OneDrive for Business與OneDrive

OneDrive for Business是企業聯機存儲空間，是由企業進行組織管理，用戶授權與同事共享和協同辦公，由指定管理員控制執行操作。在云端提供用來共享、存儲和同步文檔的位置，方便用戶隨時隨地創建文檔、上傳文檔、共享和更新文檔，以便協助用戶實現協同辦公和協同編輯。而OneDrive與OneDrive for Business不同，它是個人聯機存儲空間，用戶可以通過“Outlook.com”或者“Microsoft賬戶”獲得，OneDrive可以方便用戶自己在云中存儲文檔和圖片，并可授權給好友共享和協同。

如果想實現OneDrive for Business和個人OneDrive之間的文件復制和移動，需遵循以下步驟：①將OneDrive for Business和個人OneDrive同步到用戶的本地PC；②在PC上同時打開兩個文件夾，將其中一個文件夾復制或者拖動到另外一個文件夾；③重新把這兩個文件夾與OneDrive同步。實際上，在使用過程中，OneDrive for Business用來存儲辦公或同事的文檔，OneDrive存儲個人專用文檔或者與朋友、親人共享的文檔，如果日常工作、學習和生活文檔全都在同一臺PC機，也可以存儲到PC機的文件夾中。

在高速發展的信息時代，用戶不再局限于傳統的辦公和個人日程的管理，只需要打開Outlook，便可以管理和收發郵件、管理郵箱賬戶和個人日程，最主要的是可以通過共享，隨時隨地完成團隊協同工作，實現朋友和親人間信息共享以及個人生活、工作和學習的共享。