淺析產權交易檔案信息化建設工作

馬麗榮

【摘要】隨著計算機的發展及普及，各行業都加快了信息化建設的步伐，產權交易中心也加快了信息化管理的進程。特別是在產權交易檔案數量不斷增加的新形勢下，為了能夠更好的提高產權交易檔案管理的質量，產權交易檔案信息化建設已成為必然的趨勢。文中分析了產權交易檔案的特征，并進一步對產權交易檔案信息化建設規范化、標準化、信息化內容進行了具體的闡述。

【關鍵詞】產權交易檔案；信息化建設；特征；內容；注意事項

一、產權交易檔案的特征

產權交易檔案作為一種專門檔案，其具有自身顯著的個性，因此需要對產權交易檔案的特征進行深入認識，從而為產權交易檔案信息化管理工作奠定良好的基礎。

（一）檔案文件來源的廣泛性。產權交易檔案文件形成主體具有多元性的特點，這也決定了產權交易檔案文件來源的廣泛性。在一宗產權交易過程中，其文件多來自于外單位的轉讓方或受讓方，產權交易機構形成的文件數量較少，多是受理轉讓申請、發布轉讓信息、登記受讓意向、組織交易簽約、結算交易資金、出具交易憑證等普遍性程序形成的檔案。盡管產權交易文件來源十分廣泛，但對于這些外來文件的收集難度并不大，由于在產權交易過程中這些文件是產權進場交易必然要提交的，因此交易機構只需要嚴格執行文件流程管理制度即能夠完成這些文件的收集工作。

（二）檔案文件作用的法律憑證性。產權交易是一項十分嚴肅的法律行為，這也使產權交易文件具有較高的法律憑證性，故收集的文件材料要符合真實性、完整性和有效性，從而保證交易行為的合法性和規范性。在對產權交易文件收集時，要保證文件齊全的基礎上，還要對文件的合法合規性進行審核，這樣交易過程中才能以這些合法文件作為憑證，并要擔負相應的法律責任，避免損害國家及交易雙方權益的行為發生，一旦出現國家資產流失情況時，要對導致該行為的機構及人員追究法律責任。

（三）檔案內容構成的成套性。產權交易中心在產權交易過程中是一個服務平臺，通常是以一宗具體產權交易作為單位，這也使產權交易過程中形成的文件具有較強的關聯性，即一宗產權交易活動會形成一套產權交易檔案，因此也決定了當前產權交易檔案管理的基本形式，即按套地收集、整理和保存。

二、產權交易檔案信息化建設的內容

（一）建立和完善產權交易檔案檢索數據庫。建立產權交易檔案檢索數據庫這一項系統的工程，需要有計劃有組織的進行。在具體實施過程中，在建立目錄級檢索數據庫的基礎上，要進一步對文件級檢索數據庫進行完善，從而打造一個高效、快速及準確的產權交易檔案檢索數據庫。目前在信息技術快速發展的新形勢下，各地產權交易中心都加快了產權交易檔案信息數據庫系統的建設步伐，而且將檢索性數據與文件性數據有效的結合在一起，對產權交易相關的信息進行錄入計算機，利用智能化信息檢索技術來構建出完善的產權交易檔案檢索數據庫系統。這樣只需要鍵入幾個關鍵詞即可以完成搜索工作，有效的提高檢索速度。

（二）逐步實現產權檔案的全文數字化。目前各產權交易中心檔案數量十分龐大，而且呈現出逐年增加的態勢，在當前產權交易檔案信息化建設工作中，這些海量的交易檔案需要加快實現全文數字化。這樣即可以通過信息平臺來為各職能部門及利用者提供檔案信息服務。而且充分的利用各種縮微技術、掃描技術及光盤技術，可以有效的增加檔案信息的存儲量，利用較小的空間即可以完成產權交易檔案信息的存儲工作，而且所存儲的信息更為直觀，具有較強的可操作性，為開發帶來諸多便利。目前我中心已開始有計劃有步驟的開始實施產權檔案全文數字化工程，力爭在短時間內實現產權交易檔案全部數字化，并實現網絡化。因此在當前辦理產權登記過程中，相關資料和數據都開始直接進行數據化處理，利用網絡進行存儲。對于歷史檔案信息，利用數據信息錄入來對原始檔案信息進行處理和存儲，加快實現歷史檔案資料的網絡化利用。

（三）推進產權交易檔案信息資源的二次開發。應用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平，積極利用現有的產權交易檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環境，實現產權交易檔案資源的合理配置，以自己獨特的利用服務方式，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質量的檔案信息產品，不斷滿足社會對產權交易檔案信息的需求，實現產權交易檔案資源的社會共享。

（四）電子數據安全性管理。產權交易檔案信息化建設中會遇到檔案信息的安全、保密等敏感問題。如網絡鏈接、數據轉換、網絡維護等問題。因此，要認真制訂工作方案，嚴格執行國家有關產權檔案利用范圍的規定，做到嚴謹周密、萬無一失，確保檔案信息的安全。同時，要制訂嚴密的工作制度，采取物理隔離、防火墻、電子密鑰、下載銷毀裝置等技術及完善備份的措施，確保產權檔案信息數據庫的安全運行和檔案信息安全傳輸。

（五）檔案信息管理人才隊伍的培養。檔案數字化及數字化檔案信息管理涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，這就要求檔案信息化建設人才不僅要具有深厚的檔案學理論、計算機技術、還應具有與時俱進、超前創新的意識和主動踏實的工作作風以及豐富的工作經驗，具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識以適應信息化建設的需要。因此，培養綜合人才已成為檔案信息化建設能否順利進行的重要因素。

三、結束語

產權交易檔案信息化建設是一項系統工程，近年來我國產權交易中心在檔案信息化建設方面也取得了一定的成效，為全面實現產權交易檔案信息化建設打下了堅實基礎。目前運行的產權交易檔案信息數據庫系統，信息容量大、檢索方式多、查詢速度快、調檔時間短、服務范圍廣、安全系數高以其便利、快捷、準確、資料齊全突顯出優勢，在產權管理、服務市場經濟建設中發揮了極其重要的作用。在當前數字化工程的新形勢下，各產權交易中心必須加快和有力推動產權交易檔案信息化建設的進程，促進產權交易檔案信息資源的開發與利用，使產權交易檔案更好地為經濟社會發展服務。

參考文獻

[1]李錚.不容忽視的產權交易統計和檔案管理工作——淺談參加統計和檔案管理專題培訓班的心得體會[J].產權導刊，2013-06-01.