人事檔案管理存在的問題及對策淺析

王文麗

摘 要：人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據?？茖W的人事檔案管理，能促進人力資源的開發和使用。本文淺析了目前我縣人事檔案管理工作中存在的問題，并針對存在的具體問題提出相應的對策。

關鍵詞：人事檔案；管理問題；對策淺析

1 前言

人事檔案是組織部門、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的、記錄和反映人員社會經歷及其德、能、勤、績等方面數據和信息的，以個人為單位集中起來的，具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄，做好人力資源檔案工作，最終 目的是為準確全面地考察了解和高效選拔使用好人才，選賢舉能，知人善任，建設好職工隊伍，優化人力資源配置，為不斷提高履職水平和經濟效益發揮應有作用。人事檔案管理必須適應現代管理化管理的要求，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障。

2 人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

2.1有助于最大限度地發揮組織內人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現在，從而預測其發展潛力，及時發現人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發揮人才效力。

2.2促進人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的特長，促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現象產生，為機關事業的發展迅速、合理地配置人力資源。

2.3有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內部，有效的人事檔案對分析組織內部人力資源狀況是否適應組織的變革與發展要求，制定科學的人力資源計劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。

3 人事檔案管理工作存在的問題

長期以來，由于部分單位對檔案工作重視程度不夠，忽視了對人事檔案管理工作的重要性。本人自2013年底接觸人事檔案管理工作以來，經過近三年的工作實踐及對人事檔案管理業務知識的不斷學習，發現了人事檔案管理工作中存在以下問題。

3.1因單位辦公環境、條件、經費等因素的限制，人事檔案硬件設施不夠健全，無法達到“三室分開”，即：專用檔案庫房、閱檔室、檔案管理人員辦公室分開。

3.2人事檔案正本內容不完整。在2013年以來的干部人事檔案標準化整理過程中發現，很大一部分人事檔案，特別是一些老干部的人事檔案更為突出，出現學習經歷、工作經歷脫節，沒有連續性證明材料，如：知青下鄉、入伍、代課等早期材料遺失。

3.3對是否需要存檔材料甄別不夠準確，出現該存檔的不存、不該存檔的存檔，造成檔案內容缺失或資源浪費。比如：畢業論文正文、入黨思想匯報、應交由紀檢部門管理的處分調查旁證材料、手續不完備（沒有審批機關審批蓋章）的無效材料等。

3.4人事檔案管理人員業務知識不精，管理水平不高，管理手段落后，責任心不強，管理人員身兼數職。這些對檔案的收集、整理、歸檔工作造成一定影響。特別是積壓過多檔案不及時歸檔，極易造成檔案材料遺失，對今后人事檔案的查閱、利用，尤其是人才招錄帶來嚴重影響。這些問題在今年的退休人員納入養老保險工作中凸顯出來。

4 人事檔案管理的對策建議

4.1加大投入，強化設施。要切實加大資金投入力度，進一步強化檔案管理硬件設施建設。同時要將人事檔案管理工作列入單位重要議事日程。積極向上級相關部門爭取檔案管理專項經費，加強人事檔案管理工作的基礎建設，逐步改善檔案室硬件條件，達到全國統一標準“三室分開”，做好庫房設施安全做到“六防”即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。

4.2切實提高檔案管理人員的素質。在知識經濟時代，隨著現代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現有人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能夠適應新形勢下的新要求；要讓他們端正思想，擺正位置，增強服務意識，改變過去坐等上門的被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關心檔案的局面。

4.3甄別收集，完善歸檔。加強檔案材料收集工作，對招收、錄用人員的人事檔案，按照中組部、國家檔案局《關于印發〈干部檔案工作條例〉的通知》組通字〔1991〕13號文件要求，以個人為單位建立健全人事檔案正本，正本內容分十大類：一類 履歷材料；二類 自傳材料；三類 鑒定考核、考察材料 ；四類 學歷和評聘專業技術職務材料；五類 政審材料；六類 入黨團及民主黨派材料；七類 獎勵材料；八類 處分材料；九類 錄用、任免、聘用、轉業、工資待遇、出國、離（退）休、退職、各種代表會代表登記表材料；十類 其它可供組織參考的材料。按照人事檔案正本內容要求標準化收集、整理，查缺補漏，以便更好為組織人事部門“選人用人”提供服務。

4.4建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規章制度。

4.5加快人事檔案工作科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業的發展做出貢獻。