檔案信息網絡共享服務平臺建設初探

林志銘

檔案是人類在社會歷史生活中形成的具有查考使用價值、經過立卷歸檔集中保管起來的各種文件材料。檔案信息服務過程是檔案部門提供檔案信息給利用者，實現檔案的社會經濟價值的過程，是衡量檔案工作好壞與人民族群眾是否滿意的重要標準。隨著時代的發展，以web、數據庫、云計算、移動互聯為代表的網絡技術正悄然的改變著我們的生活方式，本文從網絡時代的背景出發，探討網絡信息技術對檔案信息服務的影響以及檔案信息網絡共享服務平臺的建設。

1 傳統檔案服務工作的現狀

（一）檔案管理方式陳舊。

傳統的檔案管理任務繁重，檔案人員需要對眾多的紙質檔案進行收集、整理、編目、裝訂等一系列機械操。檔案“重管輕用”的現象比較普遍，檔案管理方式相對封閉，與其他部門難以做到資源共享。以至于很多人認為檔案工作只是一件簡單的重復勞動，毫無技術含量。

（二）檔案服務方式被動。

多數檔案部門的服務方式仍停留在“你過來查檔，我給你開證明”這種守攤、調卷式的傳統模式，缺乏服務和溝通渠道，工作效率不高。隨著社會經濟的發展，人們對于檔案信息的需求量不斷增多，對檔案服務的效率要求不斷提高，但是往往由于時間（比如休息日），空間（跨地域）的種種限制，很多時候還是較難得到及時，高效的服務。

（三）檔案人員創新意識不足。

在舊觀念、舊模式下工作的檔案人員，常常會認為檔案工作做得再好也難有什么大作為，相比其他工作永遠處于配角的地位。他們在工作上就會按部就班、求穩怕亂，思想上難免會不思進取，缺乏學習現代化檔案管理和服務知識的動力。

2 網絡信息技術將對檔案服務產生哪些影響

（一）檔案信息管理方式的改變。

檔案信息管理的數字化，讓管理方式告別了傳統的手工整理、體力搬運、翻卷查閱，實現了檔案信息采集、管理和服務的自動化、共享化，使檔案管理者從繁重的重復勞動中解放出來。[1]

網絡時代的檔案信息服務工作，檔案信息的數字化是重要基礎和前提。一是通過錄入、掃描、音視頻轉換等數字化手段，將原本儲存于紙質、圖片、膠卷等載體內的檔案信息轉化為計算機可以識別處理的數據信息。二是對轉換來的零碎的數據信息進行數據層面的組織整理，應使用目前主流的數據庫標準（如SQL、Oracle數據庫等），建立規范統一的數據格式標準，使得檔案移交單位和檔案館之間傳遞的數據兼容性保持一致，能夠方便的管理和共享。

（二）檔案信息服務方式的改變。

相對于以往被動的“守攤”服務模式，我們可以利用網絡傳輸快捷，跨越時空，信息共享的優勢，拓展服務渠道，提高服務效率，最終實現檔案信息服務從被動向主動、從封閉向共享的轉變。

檔案信息資源網絡共享服務模式主要是以后臺的檔案信息數據庫為基礎，根據實際需要開發不同的網絡前臺，比如建立網站檢索模塊、設立微信公眾服務號、開發檔案查詢手機軟件等，將檔案館的檔案信息資源在網絡上整合發布或提供利用，并通過這種形式來達到共享檔案信息資源的目的。這些服務方式不受時間空間的限制，具有高效智能，方便快捷等優點，查檔者能擁有比傳統被動的服務方式更好的服務體驗。

（三）對檔案人員自身素質要求的改變。

在信息時代，檔案信息服務的方式、手段都發生了很大的變化，不再是傳統觀念中簡單機械的重復勞動。計算機技術、網絡技術、數據庫技術廣泛應用于檔案信息收集、整理、存儲、傳輸、檢索的各個環節，檔案人員業務水平的高低，直接影響著檔案信息服務的效果，這對從事檔案工作的人員的知識水平、業務素質提出了更高的要求，檔案人員只有增強危機意識、創新意識、競爭意識，在努力學習檔案業務知識的同時，通過繼續教育、技能培訓、自主學習等方式，不斷更新自身知識結構，掌握先進的計算機技術、網絡技術、數據庫技術，用新型的知識結構充實自己的頭腦，才能使自身能力素質跟得上信息時代檔案工作的發展。[2]

3 檔案信息網絡共享服務平臺

（一）檔案信息網絡共享服務平臺的建設。

1. 基本結構

檔案信息網絡共享服務平臺應當具有數據存儲、數據傳輸、數據檢索、數據交互的基本功能。在此我們的共享服務平臺參考了c/s結構（客戶機和服務器結構），這是一種歷史悠久且技術非常成熟的架構。通過它可以充分利用兩端硬件環境的優勢，將任務合理分配到Client端（客戶機）和Server端（服務器）來實現，降低了系統的通訊開銷。我們的檔案信息網絡共享服務平臺模型主要由以下幾部分組成：傳輸網絡，服務器，客戶機。

2.網絡拓撲結構的選擇

網絡拓撲是指網絡形狀，或是它在物理上的聯通性。拓撲結構的選擇往往與傳輸媒體的選擇及媒體訪問控制方法的確定緊密相關。在選擇網絡拓撲結構時，應考慮的主要因素有下列幾點：

（1）可靠性。盡可能提高可靠性，以保證所有數據流能準確接收；還要考慮系統的可維護性，使故障檢測和故障隔離較為方便。

（2）靈活性。需要考慮系統在今后擴展或改動時，能容易地重新配置網絡拓撲結構，能方便的處理原有站點的刪除和新站點的加入。[3]

圖2為總線型網絡示意圖。總線型網絡是指，利用一條總線（Bus）作為所有節點的共同信道，總線好像公共汽車線路，連接到總線上的節點好像是公共汽車站，傳輸的數據好像是在總線上來回穿梭的公共汽車。它的優點是任一節點發生故障，不會影響到整個網絡的運作；同時新增節點容易，當要新增節點時，只要將節點接到最近的總線上即可。[4]所以我們在網絡拓撲結構選擇上建議使用總線型結構。

3.傳輸媒體

傳輸媒體是鏈接各個實體網絡服務器或工作站間的纜線。在傳輸媒體的選擇上，我們依然要考慮以下幾個要素：

（1）網絡拓撲的結構。

（2）要支持實際需要所提出的通信速率。

（3）滿足可靠性要求。

（4）能承受的價格范圍。

雙絞線是由一對外面包有絕緣外皮的銅線交纏結合而成，它具有價格便宜，安裝簡便的優點，但是易受電器干擾，傳輸速率不快。[4]因此我們建議在總線與服務器，總線與工作站之間采用雙絞線連接。

光纖的材質是玻璃纖維，是級細小和易扭曲的傳輸媒體，用來引導光波信號，其特點是傳輸速率快，不受電磁干擾，保密性較高，然而造價很高。[4]所以在總線與互聯網之間采用光纖連接是較好的選擇。

4.傳輸網絡

根據所承載的業務和服務對象的不同，在邏輯上，應當把傳輸網絡劃分為內網和外網。

內網的服務對象主要是檔案館和各機關單位，各單位可以通過內網向檔案館上報檔案數據，檔案館可通過內網傳輸、管理數字化的檔案數據庫，同時各單位也能通過內網查詢檔案信息，實現檔案信息的內部共享。

福建省政務信息網作為數字福建的重點工程，2001年建成并投入使用，經過多年的發展，網絡聯通了218個省直機關單位、9個設區市940個單位、84個縣（市、區）和1105個鄉鎮。[5]福建省政務信息網與互聯網物理隔離，提供了更高的安全性，保密性，能使信息傳輸更加穩定可靠，同時也較為成熟，避免了重復建設的資源浪費。基于上述優點，建議采用福建省政務網作為該平臺的內網。

外網（互聯網）的服務對象主要是公眾，那些通過政府信息公開審查的，允許開放的信息，則應放置到外網（互聯網）上方便群眾查詢。

5.服務器

數據庫應用和web應用占據了檔案信息資源共享平臺應用的主要部分，服務器是檔案數據庫存放的物理容器，同時作為web站點的宿主機，通過網絡提供7*24小時web訪問服務，是檔案信息網絡共享服務平臺的核心。在服務器的選擇時首先應當重點考察其是否具備數據庫服務器和web服務器所需的基本能力：

（1）較高的并行與異步處理能力；

（2）高速的I/O吞吐量，具體體現在磁盤的讀寫速率和高速的網絡適配器上；

（3）較大的磁盤容量，可以配置磁盤陣列；

（4）4.配置數據備份設備，如磁帶機，配置備份策略；

（5）實時性要求，處理延時較短；

（6）較高的安全性，擁有防火墻等安全防護措施；

部門級服務器一般具備比較完全的硬件配置，除了具有數據庫和web服務器的全部特點外，還集成了大量的監測及管理電路，具有全面的服務器管理能力，可監測如溫度、電壓、風扇等的狀態與參數，結合服務器管理軟件，使管理人員能夠及時了解和管理服務器的工作狀況。因此市場上主流品牌（IBM、Dell、華為、聯想等）旗下的部門級服務器將會是不錯的選擇。[6]

6.客戶機

傳統的客戶機又稱為用戶工作站，是用戶與網絡打交道的設備，一般由用戶PC擔任，每一個客戶機都運行在它自己的、并為服務器所認可的操作系統環境中。客戶機主要通過服務器享受網絡上提供的各種資源。嚴格說來，客戶機/服務器模型并不是從物理分布的角度來定義，它所體現的是一種網絡數據訪問的實現方式。隨著觸摸技術和無線技術的發展，客戶機的定義可以擴展到任何具有有計算處理能力的智能設備，比如智能手機，平板電腦，它為利用者提供了更多的查閱途徑和渠道，甚至讓人們隨時隨地、足不出戶就能利用公開的檔案信息，提高了檔案信息服務與共享的效率。[7]

（二）、檔案信息網絡共享服務平臺工作流程

1.確定檔案信息可公開共享的范圍

各地檔案館應當依據《福建省政府信息公開辦法》，《福建省檔案條例》等法律法規，依照維護國家利益安全，提高政府工作透明度，促進依法行政，保障公民、法人和其他組織的合法權益的原則，確定檔案信息共享目錄，明確檔案信息可公開的內容，范圍。

2.檔案信息數字化，建立檔案信息數據庫。

依照確定的檔案信息共享目錄，各機關單位通過福建省政務信息網上報確定共享的檔案信息案卷目錄、卷內文件目錄，并移交檔案實物，由檔案館統一進行檔案信息數字化，建立相應的檔案信息數據庫。

3.網上共享檔案信息資源，提供檢索利用

檔案館將整合完畢的檔案數據上網，根據服務對象的不同，對機關單位和公眾提供相應的訪問渠道。機關單位可以通過福建省政務信息網訪問共享的內部檔案信息資源；如果是涉及民生的檔案信息資源如婚姻、房產檔案等可以向公眾開放的，則通過檔案館internet網站統一提供檢索。[8]

2015年1月26日，福建省委辦公廳、省政府辦公廳印發《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（以下簡稱《實施意見》），在建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系方面，《實施意見》提出，要繼續實施檔案數字化戰略，加快推進檔案信息資源建設，到2020年，全省縣級以上國家綜合檔案館館藏傳統載體檔案數字化率達到80%以上，縣級以上各部門各單位檔案室傳統載體檔案數字化率達到100%。在建立方便人民群眾的檔案利用體系方面，《實施意見》提出，支持檔案部門充分利用現代信息技術手段，支持檔案館室之間、館際之間進行資源整合，建立區域性檔案目錄信息查詢系統；全省各級國家綜合檔案館要推進福建省公共檔案共享服務平臺建設，推動實現全省開放檔案信息“一站式”服務與共享。[9]

積極運用以共享化、信息化為標志的現代網絡技術，逐步建立覆蓋全省的檔案信息網絡共享服務平臺，是加快提升新形勢下檔案服務能力的有力舉措。在網絡時代的新起點上實現檔案信息共享服務平臺建設的新發展，要以服務民生為根本目的，以推進區域共享為戰略基點，以提升公共服務能力為主線，加快推進檔案信息共享服務平臺建設，促進檔案信息資源廣泛共享，為我省的經濟、社會建設作出更大貢獻。[10]

參考文獻

1.鄭清梅.淺談信息時代檔案管理創新和發展.福建檔案，2015：（2）。

2.張軍生.檔案信息資源共建共享建設中存在的主要問題及基本措施.新學術論叢，2013：（3）。

3.吳功宜.計算機網絡（第二版），2007。

4.蕭文龍，林松儒.計算機網絡技術與應用，2009。

5.福建省經濟信息建設中心.福建省政務信息網簡介.福建省經濟信息建設中心網站，2016-06-11。http：//www.fjic.gov.cn/bmzy/wltxc/cjxm/fjszwxxw/201406/t20140611_747064.htm

6.“科普中國”百科科學詞條編寫與應用工作項目.服務器.百度百科網站，2015-11-29。

http：//baike.baidu.com/view/899.htm

7.“科普中國”百科科學詞條編寫與應用工作項目.客戶機.百度百科網站，2016-04-04。http：//baike.baidu.com/view/285153.htm

8.百度文庫.檔案信息資源共享模式與運行機制.百度文庫網站，2010-11-24。http：//wenku.baidu.com/view/15684623482fb4daa58d4b36.html？from=search

9.葉建強.福建出臺《實施意見》 著力加快推進“三個體系”建設.中國檔案報，2015：（2737）。

10.王良成.檔案信息資源共享服務機制的戰略構建.中國檔案，2013：（1）。