當下中學人事檔案管理之芻議

摘 要：當下大多數中學人事檔案管理工作相對滯后，嚴重影響了新時代檔案事業的發展。本文主要討論了我國目前中學人事檔案管理的現狀及其存在的問題，并根據問題談談個人的一些看法并給出了幾點建議。

關鍵詞：中學；人事檔案；管理

目前我國中學人事檔案管理還相對比較滯后，存在各種各樣的問題。大都采用傳統分散式管理方式，導致效率低、信息不流通、部門繁亂，出現問題各部門之間找不到具體的負責人。因此，分析我國中學人事管理中存在的問題并根據問題找出合理的解決方法對中學人事檔案管理有一定的必要性。

1 中學人事檔案管理的模式與現狀分析

1、管理模式分類的標準

中小學人事檔案的管理模式不是固定的，常見的有學生的教務處檔案、教師的員工人事檔案、其他工作人員的工人人事檔案等。每個學校的檔案管理模式也不盡相同，因此，探索出符合中學自己的人事檔案管理模式對學校人事管理及發展很重要。

2、當前中學人事檔案管理模式

當前中學人事檔案的管理模式主要分為兩種。一種是不同部門和人員的檔案由不同的部門檔案處管理，比如學生、教師、員工等分別管理；還有一種是集中進行，建立專門的綜合檔案管理處，對所有人員的檔案進行統一管理。這兩種管理模式各有利弊，不能籠統地說哪種模式好哪種模式不好，具體要看學校的情況，通常規模比較大的學校采用統一管理的模式，而規模較小的學校出于人員和資金的考慮一般是對檔案進行分別管理。

3、我國中學人事檔案管理現狀的概括性分析

我國中學人事檔案管理現狀可以概括為兩句話，一是大都采用傳統分散式管理方式，導致效率低、信息不流通、部門繁亂，出現問題各部門間找不到具體的負責人；二是現階段我國中學人事檔案改革起來比較困難，來自各方的阻力比較大。

2 我國中學人事檔案管理中存在的問題

1、檔案的損壞與丟失

目前很多學校檔案的保存還在采用紙質的方式，時間一長，“八防”不到位，紙質檔案很容易損壞，而且在保存期間很少對檔案進行檢查，一旦要用到檔案或檔案進行移交時，給檔案者造成嚴重的影響；這次市里要求黨員檔案規范整理時發現一部分黨員找不到黨組織關系，找原單位補上費了好些時日和周折。還有一些檔案管理人員，由于專業水平和個人素質的原因，對檔案隨意擺放，最終導致檔案丟失。比如，我在接手檔案管理后整理黨員民主評議登記表時發現已經找不齊2012年的所有黨員民主評議登記表。這些檔案一旦丟失補起來非常麻煩，有些重要的檔案根本無法彌補。

2、管理手段相對落后

一方面，學校的檔案管理工作者有不少都是教師的親屬或退休員工，也有不少是教師兼職的，沒用受過專門的檔案管理培訓，缺乏相關的管理經驗和技能，更不用說專業的檔案知識了；另一方面還受制于學校的軟硬件條件和資金限制，檔案管理的配套設施跟不上。比如目前我校只有庫房，沒有借閱室，也沒有獨立的工作室，甚至連獨立專用的復印機、掃描儀都沒有，更不用說高級的管理軟件了。所有這些因素加起來就導致了現階段中學檔案管理手段的相對落后。

3、人事檔案材料收集不及時、不規范

中學人事檔案管理人員在在收集檔案材料時不積極、不主動。例如中學新生在移交檔案時存在收集不齊的情況，一旦漏交，學生檔案的審核工作就會出現問題，以后再補交，其流程更加繁瑣。這種現象很大程度上是檔案管理人員的督促不到位造成的。因此，檔案管理人員應該盡職盡責，積極收集相關人員的檔案材料。個人認為，尤其是學校里的綜合檔案員要在每一學年開始時就布置任務，最好給每個部門提供每一學年要移交的清單，甚至是一些模式、樣板，方便了自己也方便了別人，這樣在各個部門移交檔案給綜合檔案室時有條不紊，也不會缺東少西。

4、人事檔案材料字跡不規范，手續不完整

我國組織部出臺的《干部檔案管理條例》中明確規定了，“收集歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。但是在現實中，中學檔案管理人員在處理檔案移交歸檔時看到簽字就批準，不管簽字清不清楚，也不看蓋章是否完整，這給檔案弄虛作假提供了可能。

3 中學人事檔案管理的幾點思考

1、 黨員檔案與人事檔案合并管理

很多中學對檔案管理不夠重視，一些學校甚至沒有庫房。尤其忽視黨員檔案，把黨員檔案單獨隨意管理，有的學校甚至沒有黨員檔案存放的地方。我校采取的是相對獨立又兼容的方式，一個黨員有兩個檔案盒，其中一個是有關黨員的各種資料證明。一些學校管理分散，黨員檔案丟失的現象時有發生，同時也造成了黨員檔案移交時的困難。有的學校對黨員檔案的保密性做的不夠，有的甚至隨意對外公布黨員檔案資料，對黨員的安全造成了威脅。把黨員檔案與人事檔案合并在一起管理，既可以節省人力資源，不需要單獨的黨員檔案管理部門，又可以充分利用人事檔案管理的軟硬件，確保黨員檔案的安全保存。

2、人事檔案管理工作的規范化

人事檔案的規范化要努力做到四個方面，一是檔移交的程序化，既在檔案移交時一定要按照規定的流程走，例如有關部門的蓋章一定不可缺少；二是檔案鑒別的規范化，既對檔案的真實性、完整性要做認真的鑒定，檔案信息不真實、不完整的不給予歸檔；三是檔案基礎設施的標準化，例如配套電腦的落實，文件處理工具的完備，檔案管理軟件的日常維護等；四是檔案管理工作的制度化，例如檔案管理的上下班時間，市場檔案維護事項的規范等，只有工作的制度化才能確保管理工作的有序進行。

3、加強中學人事檔案管理的信息化、數字化建設

一方面要充分利用網絡信息化帶來的便利，把中學檔案的管理逐步完成向信息化、自動化和數字化的過度；二是要對中學檔案的信息進行時時更新，確保檔案信息的及時性和準確性。信息化、數字化的檔案管理能使中學檔案管理起來更加高效和便捷，同時也對管理人員的專業素質和技能提出了更高的要求。

同時，信息化、數字化的管理對計算機的軟硬件提出了更高的要求。在硬件方面，計算機相比傳統人事檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于人事檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于人事檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定地實現人事檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。目前，我校綜合檔案室已上報高級檔案管理軟件預算。

4、提高檔案管理人員素質

雖然現階段檔案的管理已經趨于信息化，但是管理的基礎工作和日常維護還是要靠管理人員。但是中學的檔案管理人員專業技能和素質普遍不高，所以要著力提升管理人員的素質。具體可以通過三個方面來實現，一是在檔案管理人員的招聘時要進行嚴格的篩選，有條件的話盡量選拔專業的檔案人員，避免因靠關系走進來的員工，對新員工的專業技能要提出要求；二是對已經招聘的檔案管理人員可以進行培訓學習，如由學校補貼來供他們進行相關專業學習培訓，條件允許的情況下提供一定名額出國學習交流等。一學年來，本人已經多次參加省、市級各類檔案培訓，獲益匪淺。此外，作為檔案管理人員也要與時俱進，不能用老眼光（一份報紙一份清茶）來看待當下大趨勢下的檔案員這個職位，要有緊迫意識，要有現代檔案數字化的理念，并逐漸用數字化來管理檔案。通過這幾個方面的努力，相信中學檔案管理人員的素質一定會有所提高。

4 總結

以上僅是從當下新背景中學人事檔按管理的角度談了個人的看法并給出四點建議，以供參考，以期與同行一起探討，交流經驗，共同進步。

參考文獻

[1]倪麗娟，信息化背景下的檔案信息資源的開發[[J]，檔案學通訊2003

[2]陳二祥，加強我國流動人員人事檔案管理的必要性分析[J]，理論月刊2014

作者簡介

何敏（1968-），女，浙江溫州平陽人，大學本科，華東師范大學，中學高級語文教師，研究方向：現階段研究檔案管理。