淺談企業檔案信息化建設思路與框架

摘 要：檔案信息化建設是新時期企業檔案工作水平全面提升的重要支撐手段，是企業發展和檔案管理工作的必然要求。文章提出了“統籌規劃、需求導向、分步建設、安全保障”的建設思路，基于OAIS模型構建了企業檔案信息化框架，提出了兩個階段建設內容及相關保障措施，將“沉睡”的檔案最終轉變為企業重要的知識寶庫，為企業的業務發展和能力提升發揮重要支撐作用。

關鍵詞：檔案信息化；建設思路；建設框架；建設內容

1 引言

國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出：到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系。由此可見，檔案信息化建設是新時期企業檔案工作水平全面提升的重要支撐手段。隨著企業辦公自動化（OA）、項目管理（PM）及產品數據管理（PDM）等信息化系統的上線與推廣使用，傳統以紙質為主體的企業檔案管理模式已越來越不適應企業發展和檔案管理工作的需要，檔案信息化建設已迫在眉睫。

2 建設目標

企業檔案信息化建設應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化為總目標，讓沉淀的檔案信息資源更好地為科研生產及運營管理服務，實現檔案信息資源服務及利用價值的最大化，進一步提升本企業的核心競爭力。

2.1 優化檔案業務流程，實現業務自動化處理

在檔案目錄電子化的基礎之上，將傳統手工處理的檔案歸檔、整理、組卷、統計及利用等業務轉變為半自動化或全自動化的計算機處理方式。一方面提高檔案工作人員的工作效率和服務水平，另一方面節約業務人員在檔案收集、交接及查閱等方面的時間成本。

2.2 整合檔案信息資源，完善檔案資源體系

存量檔案數字化、增量檔案電子化是企業檔案信息化建設的核心內容，由此可以將傳統的紙質檔案、音像檔案及新增的電子檔案集中到統一的數字檔案資源庫中，將檔案資源由過去分散管理轉變為數字化、電子化式的集中管理，形成較為完善的檔案資源體系，為后續檔案利用奠定資源基礎。

2.3 促進檔案資源共享，提升檔案利用水平

檔案數字資源和信息系統建成后將實現桌面或移動終端式的檔案利用方式，通過可信網絡通道在線利用檔案，徹底轉變以往到檔案部門人工查閱檔案的傳統方式，大幅提高利用效率；檔案檢索方式更加豐富，基于電子目錄和檔案全文的智能檢索可以快速為用戶定位到所需要的檔案；此外，基于大數據的檔案資源挖掘手段將提供更加智能的檔案利用服務。

3 建設思路與框架

3.1 建設思路

企業檔案信息化建設應采用“統籌規劃、需求導向、分步建設、安全保障”的建設思路，將檔案信息化工作統一納入企業信息化工作規劃，以檔案利用及日常管理需求為導向，根據企業信息化發展成熟水平分步開展建設工作，充分保障實體檔案物理安全與電子檔案信息安全。具體可分為兩個階段來建設：

第一階段：在信息化發展初期，由于OA等業務系統尚處于啟動或建設狀態，只能對檔案目錄進行電子化處理，此時各項業務產生的檔案基本上只有紙質文件，無法實現電子化歸檔。檔案目錄電子化后，檔案移交、借閱及統計等業務可以通過網絡流程辦理，能夠節省檔案業務辦理時間，提高檔案業務工作效率。

第二階段：在信息化高度發展及成熟時期，企業主營業務信息化建設基本完成，企業信息化應用全面推廣，基本實現網絡化辦公、智能化管理及經營生產。在第一階段建設的基礎上，對歷史的紙質檔案進行數字化處理，并將處理后的電子檔案導入到檔案信息系統中，同時將檔案信息系統與OA等業務系統進行對接，實現電子文件實時歸檔，最終達到存量檔案數字化、增量檔案電子化的建設目標。

3.2 建設框架

檔案信息系統的重點是在系統中如何長時間保存檔案文件信息并保證其真實性、完整性及有效性。OAIS（Open Archival Information System，即開放式檔案信息系統模型）是美國國家航空和航天局的空間數據系統咨詢委員會（CCSDS）提出的一項國際標準（ISO：14721），其宗旨是實現檔案信息的長期保存。OAIS參考模型包括收集、檔案存儲、數據管理、系統管理、保存規劃及訪問等功能組件，其存儲、管理和利用的角色分別是生產者、管理者和消費者（如圖1所示）。

本文基于OAIS模型提出了企業檔案信息化框架（見圖2）。該框架按照基礎設施、功能組件及檔案應用三層架構方式構建。基礎設施層主要為上層應用提供計算、存儲、網絡及數字化掃描等基礎服務。功能組件層包括單點登錄、統一待辦、工作流及數據交換等模塊，為上層所有應用（OA、PDM及檔案管理等信息系統）提供通用的功能服務。檔案應用層按照OAIS參考模型構建，包含以下幾個功能模塊：1）收集歸檔模塊：接收檔案員、業務部門離線歸檔文件及各業務系統的在線歸檔文件；2）數據管理模塊：存儲結構化的檔案目錄、元數據及業務功能數據，檔案信息系統主要業務功能及流程均構建在此模塊之上；3）檔案存儲模塊：存儲文件形式的非結構化數據，通常文件格式包括TIFF、PDF及TXT等；4）系統管理模塊：包含系統管理、安全管理及審計管理等功能；5）資源利用模塊：包含全文檢索、文件獲取及數據挖掘等功能，通過桌面或移動終端為用戶提供在線查詢、在線借閱及深化應用等服務。

3.3 建設內容

基于OAIS模型及上文提出的檔案信息化框架，企業檔案信息化建設主要包括兩部分內容（分階段實施），第一階段主要實現檔案目錄電子化、檔案業務流程化，第二階段主要實現存量檔案數字化、增量檔案電子化。

3.3.1 檔案目錄電子化、檔案業務流程化

一是對檔案進行整理、分類，建立科學的檔案目錄資源庫，并將每一個條目與實體檔案案卷、存址等信息一一對應，為后續檔案管理與利用工作奠定數據基礎；二是在檔案目錄數據庫的基礎上建立在線歸檔、自動化整理及組卷、在線借閱及智能統計等業務功能及流程，實現檔案收集、整理、檢索、利用及統計等業務智能化、流程化管理，為用戶快速查找與借閱檔案提供便捷通道。

3.3.2 存量檔案數字化、增量檔案電子化

首先，建立檔案數字化加工中心，對歷史的紙質檔案進行數字化掃描及加工處理，將紙質檔案轉變為合格的電子化文件，并進行OCR識別，從而建立全文檢索機制，拓寬檔案檢索范圍。檔案數字化加工流程如圖3所示：

當OA、PM、PDM等系統建設完善后，傳統的文書、建設項目及科技等檔案將不再是紙質形式檔案，取而代之的是上述系統產生的電子形式檔案。在建立合理的審簽機制及歸檔流程后，相關業務辦理完成后的電子檔案文件（包括元數據）可以實時在線歸檔到檔案信息系統。

4 保障措施

檔案信息化建設項目能否順利實施取決于企業在人、財、物等相關方面的保障是否到位。首先，要健全檔案工作組織機構，明確檔案工作領導職責；其次，要加強檔案信息化軟件購置、數字化加工及相關設備設施方面投入；此外，要加強檔案人員培養和教育，提升檔案人員專業和信息化素養；最后，要建立完善的檔案工作評價體系，從檔案工作體制、檔案人員配置、檔案信息化建設及檔案開發利用等方面對檔案工作進行全面評價。

5 結語

存量檔案數字化、增量檔案電子化機制建立后，檔案的載體類型將以電子文件為主、紙質文件為輔，企業檔案管理正式向數字檔案館方向邁進，檔案的利用價值也隨之達到最大，企業庫房中的檔案不再是一堆“沉睡”的紙張，而是轉變為企業重要的知識寶庫，為企業的業務發展和能力提升發揮重要支撐作用。

參考文獻

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作者簡介

朱瑜敏（1984-），男，北京，碩士，主要從事檔案與信息化相關工作。