檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案信息化管理初探

劉惠

摘 要：人員技術(shù)檔案是檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員情況的真實(shí)寫照，對(duì)人員管理工作的完善起著重要的借鑒作用。本文從檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理的重要性，探討了檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理中存在的問題，以及人員技術(shù)檔案信息化發(fā)展的必然性及優(yōu)點(diǎn)，以便人員技術(shù)檔案的管理能夠更有效的服務(wù)于檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)；人員技術(shù)檔案；檔案信息化管理

隨著社會(huì)信息化飛速地發(fā)展，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員的技術(shù)檔案管理工作遇到了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人員技術(shù)檔案管理模式已不能滿足信息化時(shí)代工作的需求。充分利用信息化管理技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)人員技術(shù)檔案又快又好地歸檔與利用，是信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案的重要性

人員技術(shù)檔案是專業(yè)技術(shù)人員在長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)實(shí)踐和科研活動(dòng)之間形成的反映工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技能、工作業(yè)績(jī)、學(xué)術(shù)水平、科研成果的真實(shí)記錄，是全面反映人力資源整體情況、充分發(fā)掘人力資源的基礎(chǔ)，也是檔案管理的重要組成部分，微觀上它記載了專業(yè)人員業(yè)務(wù)發(fā)展的過程和德能勤績(jī)，宏觀上反映著單位的整體業(yè)務(wù)水平和發(fā)展?jié)摿1]。人員技術(shù)檔案是檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)技術(shù)性檔案資料的重要組成部分，也是全面反映人力資源整體情況的綜合體現(xiàn)。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)建立人員技術(shù)檔案，是對(duì)檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則等規(guī)定的遵守，人員技術(shù)檔案在實(shí)驗(yàn)室監(jiān)督評(píng)審和認(rèn)證中起到不可或缺的作用，能為評(píng)審人員資質(zhì)情況提供證明材料。同時(shí)對(duì)提高質(zhì)量管理工作效率，以及內(nèi)部質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行發(fā)揮著重要的作用。

2 目前檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理存在的問題

1.沒有管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范文件

人員技術(shù)檔案不像文書檔案管理那樣有系統(tǒng)完善的管理標(biāo)準(zhǔn)或者技術(shù)規(guī)范文件做引導(dǎo)。CNAS-CL01：2006《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》中雖提到人員技術(shù)檔案歸檔的大致范圍，但不是很全面，該準(zhǔn)則5.2.5條款規(guī)定：“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保留所有技術(shù)人員（包括簽約人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認(rèn)的日期，這些信息應(yīng)易于獲得。”[2]實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則5.1.5規(guī)定：“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保存人員的資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)歷等的檔案。”[3]以上資料并沒有對(duì)人員技術(shù)檔案歸檔進(jìn)行詳細(xì)地規(guī)定，從而導(dǎo)致歸檔范圍雜亂無章。

2.人員技術(shù)檔案管理方式陳舊

人員技術(shù)檔案涉及的內(nèi)容多、范圍廣，目前主要以紙質(zhì)材料為載體、以手工記錄為操作方式的管理模式來進(jìn)行動(dòng)態(tài)的歸檔整理。這種管理方法效率不高，容易造成人員技術(shù)檔案不全，導(dǎo)致在利用方面、管理效能等方面與實(shí)驗(yàn)室評(píng)審專家的要求背道而馳。

3.人員技術(shù)檔案管理人員水平參差不齊

技術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著檔案管理水平和檔案管理質(zhì)量。就目前的實(shí)際情況來說，檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員專業(yè)的技術(shù)檔案管理人員是比較匾乏的，大多數(shù)技術(shù)檔案管理人員只是兼職，沒有參加過專業(yè)的技術(shù)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。再加上技術(shù)檔案管理的培訓(xùn)少只又少，一般只有實(shí)驗(yàn)室參加擴(kuò)項(xiàng)監(jiān)督評(píng)審期間，評(píng)審專家會(huì)對(duì)技術(shù)檔案做一定的要求，技術(shù)檔案管理員再根據(jù)評(píng)審專家提出的意見進(jìn)行整改，從而造成管理上的被動(dòng)。

3 檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案信息化管理的必然性

隨著電子科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的生活節(jié)奏越來越快，工作效率也越來越高。管理理念也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷地提高。由于人員技術(shù)檔案所涉及的內(nèi)容多，范圍較廣，人員檔案的歸檔不可能一次性完成，需要不斷地添加和補(bǔ)充材料，確保歸檔材料隨時(shí)跟新有效，是一個(gè)持續(xù)動(dòng)態(tài)不斷完善的一個(gè)過程。傳統(tǒng)的手工管理方式滿足不了新時(shí)代發(fā)展的需求。通過構(gòu)建計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，取代傳統(tǒng)的手工歸檔方式，大大降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。建立人員技術(shù)檔案管理信息化系統(tǒng)勢(shì)在必行，也極為重要，它不僅可以提高檔案管理的水平，提升檔案信息的追溯性，而且有利于快速查詢與統(tǒng)計(jì)，改善存檔文件的方式，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，改變?cè)瓉頇n案管理依賴手工查詢與統(tǒng)計(jì)和生成報(bào)表現(xiàn)象，使檔案管理更系統(tǒng)化地動(dòng)態(tài)運(yùn)行。

4 檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.有利于人員情況的掌控

通過運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案進(jìn)行管理，能有效地對(duì)人員的相關(guān)授權(quán)、能力、教育、資格、培訓(xùn)、技能、經(jīng)驗(yàn)和監(jiān)督的記錄等多種工作描述進(jìn)行掌控，以及對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)人員包括在培人員的培訓(xùn)情況、考核上崗情況，技能水平，員工的實(shí)際操作能力，人員的科研水平等等進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)督，從而避免因人員不具備檢測(cè)能力資質(zhì)條件超范圍進(jìn)行上崗操作，確保檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、結(jié)果的真實(shí)、客觀準(zhǔn)確。

2.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

將計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)運(yùn)用到人員技術(shù)檔案管理，可充分挖掘人員的培訓(xùn)、考核、科研等信息資源，為單位各項(xiàng)工作的開展提供信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)可以通過從信息管理系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)進(jìn)行培訓(xùn)計(jì)劃的可行性分析，以及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)中人員、資金、設(shè)備等投入提供有力的依據(jù)。

3.為選拔人才提供科學(xué)依據(jù)

信息化系統(tǒng)真實(shí)記錄專業(yè)人員職以來的培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、考核、獎(jiǎng)罰、離職等情況進(jìn)行全程。人力資源部門可以便捷地掌握技術(shù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)信息、工作表現(xiàn)、個(gè)人業(yè)績(jī)以及技術(shù)能力測(cè)評(píng)情況，從而為選拔技術(shù)骨干提供績(jī)效考評(píng)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，克服在選拔人才上憑印象做決策的弊病，做到合理評(píng)聘，量材用人。通過信息化管理軟件查詢匯總功能來綜合分析單位不同年齡段、不同學(xué)歷、不同職稱和不同工作經(jīng)歷的技術(shù)人員情況，結(jié)合單位未來發(fā)展方向，對(duì)人才的培養(yǎng)做出預(yù)測(cè)性的分析，避免因情況不明，造成管理決策的失誤。

4.有利于檔案的開發(fā)與利用

人員技術(shù)檔案是檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)的靈魂。通過運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)，大大提高了檔案的開發(fā)與利用。例如在招投標(biāo)中，一般需要檢測(cè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員的從業(yè)能力證書及職稱證書；通過技術(shù)檔案信息化管理就能很快調(diào)出相關(guān)數(shù)據(jù)，提高了工作效率。完整的人員技術(shù)檔案是檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)機(jī)構(gòu)獲得資質(zhì)認(rèn)定的必要條件，通過信息化管理系統(tǒng)能快速準(zhǔn)確地調(diào)取人員的檔案資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供評(píng)審中需要的實(shí)驗(yàn)室人員資質(zhì)的證明材料。

總而言之，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人員技術(shù)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通過實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可工作，提高實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理水平和社會(huì)對(duì)認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室的認(rèn)知度和信任度，完善質(zhì)量管理體系，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)以實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可為契機(jī)，逐步建立完整實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)信息管理系統(tǒng)，提高人員技術(shù)檔案管理水平。

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