網絡信息化環境下加強文件資料管理初探

李淑云

摘 要：目前計算機技術與信息技術發展十分迅速，為各行各業都帶來了十分大的便利。文件資料的管理工作是十分繁雜的，而在網絡信息化的環境下，管理工作變得更加便利，更加有效。同時這就要求管理人員能夠非常好的利用網絡信息技術，利用新的管理策略來使得管理朝向技術化、數字數的方向發展。使得文件資料管理工作做得更好。本文對于網絡信息化環境下進行文件資料管理進行了探討。

關鍵詞：網絡信息化；文件資料；管理

1 前言

進行文件資料的管理工作主要就是對于工作中歷年、各部門收發的文件進行分類、整編，可以讓查詢資料的人很容易找到資料。傳統的文件資料的查找方式是非常繁瑣的，但是在網絡信息化的環境下，計算機技術的應用使得文件資料的管理非常便利了。

2 網絡信息化環境下文件資料管理的變化

2.1 資料的檢索方式發生了改變

在信息技術沒有應用到紙質資料管理工作之前，使用者進行文件資料的查詢是通過收發文件登記薄的檢索，這種方式十分不方便，查詢的時間非常長。在應用了信息化技術以后，將紙質資料信息轉化為數據，使用者在查詢的時候只需要進行關鍵字的檢索，就可以查詢到相關的信息，不僅能夠找到自己想要找的信息，而且能夠找到相關的信息，得到更多的參考。這種方式改變了檢索的方式以及檢索環境，為使用者提供了非常便利的查詢方式。

2.2 資料的流通方式發生了改變

以前單位資料室主要是將紙質文件資料提供給使用者，供使用者閱讀。而網絡信息化環境下，這種方式也發生了改變，單位資料室能夠為使用者提供電子資料，這樣單位資料室能夠存儲的文件資料就更多，使用者進行閱讀的方式也更加多樣，取得資料更方便快捷。并且在進行查詢的時候，可以在遠程通過互聯網進行查詢，如果單位資料室有相關資料，可以遠程進行傳輸，這樣節省了大量的時間和精力。

2.3 單位資料室資料更加豐富

以前單位資料室進行資料的存儲都是紙質的，這就需要大量的儲藏面積。而在信息網絡化環境下，可以將很多資料轉化為數字型的，這就很大程度上擴充了資料的數量，使得資源更加豐富，并且獲取更加方便。

3 加強文件資料管理的方法

3.1 加強設備的引進

在進行文件資料管理的工作中，使用到了不僅是硬件的計算機，還有軟件等支持設備。計算機可以進行資料的存儲、進行數字化的文件資料管理。在進行文件資料的傳遞的時候還有依賴兼容設備。自動化的技術可以使得文件資料管理的自動化管理水平提高，這樣可以節省人力，使得人力資源能夠使用在更好的地方。而管理軟件的利用使得管理的效率提高，比如正方管理軟件，但是涉及到軟件要注意網絡安全的問題，來保證文件資料具有安全性。

3.2 進行信息化的管理

在網絡化環境下，應該要將信息化管理落實，否則不能達到很好的管理效果。在進行文件資料的數據庫建立的時候，要進行資料的分類、編號，并且將資料的關鍵詞錄入到數據庫當中。這樣使用者在進行資料的查詢的時候，便可以很方便的將資料的信息查詢到。數據錄入的工作不是一次性就能完成的，在文件資料更新的時候，數據庫的資料庫也要進行更新。數據庫的建立要符合相關的標準，不能隨意進行輸入，有一個統一的標準才能夠很好進行數據信息的錄入和查詢。文件資料中有一些具有安全性的資料要進行訪問權限的設置，來保證數據訪問的安全性。

3.3 加強資料共享力度

在網絡信息化的環境下，數字資源進行共享是非常好的一項措施，能夠讓借閱者更方便地取得更加多的資源。要加強資源共享的力度，就要加強單位資料室內的局域網，或者是更大范圍進行聯網設置，打好數字化共享資源的基礎。在進行自身資料資源擴大的同時，加強和其他單位資料室的聯系是擴大數字資源的一個非常好的措施。在進行數字化資源建設的時候，對于網絡免費資源進行獲取也是一個重要的手段，這樣資源的利用率可以得到非常大的提高，這樣不僅是單位資料室之間的相互聯系，也是網絡的相互聯系，能夠充分的擴大數字資源。

3.4 提升管理的水平

將管理的水平提高，不僅可以擺脫傳統的繁瑣、機械的管理模式，而且可以使得管理的效率提高，使得服務的水平和工作效率都能提高。單位資料室管理人員應該認識到傳統的管理模式已經不能夠滿足現代管理的需要，改變管理的模式是必然的要求。所以在進行管理的時候，應該根據實際工作的需求對管理中存在的問題進行改善，將冗余以及沒有價值的部分去掉，將管理的效率提高。

3.5 提高工作人員的素質

在網絡信息化的環境下，進行文件資料的管理方式更加便捷，工作人員的工作量都有所減少，但是工作不像傳統的管理模式那么簡單，不僅需要整理編號，還要進行計算機技術的應用，就要求工作人員的工作能力又所提升。應該對單位資料室管理工作者進行培訓，培訓內容包括計算機技術、專業素養以及服務意識等綜合素質。也可以進行定期的培訓，專項訓練來提升管理人員的能力。目前對于單位資料室管理人員的要求越來越高，管理人員自身也要有學習的意識，加強自身各方面的能力。

3.6 加強特色服務水平

單位資料室的資源是為工作服務的，使用者的需要是非常重要的。單位資料室應該使用系統清晰的管理模式來滿足工作的需要。根據文件資料使用的頻率、使用者的工作性質對使用者的需求進行分析。單位資料室應該有自己專門的服務平臺，使得使用者能夠及時有效聯系上單位資料室，表達自己的意見。這樣與使用者的密切聯系，才能夠使得單位資料室的管理工作做得越來越好。

3.7 管理系統網絡化

網絡化的技術使得網絡化的管理成為可能，單位資料室建立自己的網站，使用者在網站上進行注冊，得到一個自己的單位網絡資料室資源。使用者可以進行自己借閱信息的查閱，并且可以通過網絡遠程進行借閱，大大的方便了使用者。并且網絡管理的系統可以直接和使用者的郵箱進行聯系，可以將單位資料室的一些信息、咨詢發送到使用者郵箱中，更加人文化的服務能給工作提供極大的便利。并且網絡化的管理可以對于文件資料的借閱進行統一的管理，并且可以對相關數據進行分析，對使用者的需求進行分析，按照分析結果可以指導單位資料室的后期工作。建立了一對一的網絡管理系統，也可以對文件資料資源進行一定程度的保護，如有丟失的文件資料可以很準確的進行追回。

4 結束語

在網絡信息化的環境下，目前單位資料室基本已經全部使用了網絡管理的模式，使得管理工作得到了很大程度的提升。管理的效率提高了，使用者的滿意程度提高了，網絡信息化給單位資料室資料管理所帶來的改變是實質性的，非常具有實用性，所以應該進一步將管理的水平提高?？梢约訌娰Y源共享的力度，建立單位資料室的人文咨詢平臺，嘗試新的管理模式，管理人員應該將自己的素質提高，進行多方面的提高。

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