關于人事檔案社會化管理模式的探討

管海迪

【摘要】隨著社會的快速發展，檔案工作加快了自身改革的步伐。在這種情況下，提出了人事檔案社會化管理的理論，即人事檔案管理工作開始面向社會，由社會化管理機構承擔檔案管理職責，通過專業化、現代化和集約化的管理來有效的實現人事檔案信息資源共享的開發利用，從而更好的滿足各方面的服務需求。這是一種人事檔案管理的全新模式，文中針對人事檔案管理的必要性進行了分析，并進一步對人事檔案社會化管理的具體措施進行了闡述。

【關鍵詞】人事檔案；社會化管理；必要性；具體措施

一、人事檔案社會化管理的必要性分析

（一）人才流動是人事檔案社會化管理的根本原因

在市場經濟環境下，人才流動已成為非常普遍的現象，這就導致越來越多的“社會人”產生。我國人事檔案管理遵循“檔隨人走”的原則，這就使“單位檔”轉變為“社會檔”的檔案數量急劇增加，對于這些流動人員人事檔案迫切需要建立相關的管理機構。因此人事檔案社會化管理服務機構應動而生，主要從事人事檔案代理工作，具有較強的社會性。

（二）人事檔案管理出現的新問題迫使人事檔案管理改革

由于人才流動的日益加劇，人事檔案管理工作中出現許多新的問題，不僅存在擅自扣擋和建檔的現象，而且檔案丟失、棄檔、收集困難、轉遞混亂等情況普遍存在，這些問題的存在，需要相關管理機構需要對人事檔案管理工作進行規范，加快推動了人事檔案管理改革的步伐。

（三）人才信息的爭奪迫使人事檔案信息服務社會化

近年來，人才信息的爭奪不斷加劇，人事檔案社會化管理機構作為人才信息的搜集者、保管者及提供者，對人才信息進行合理開發，從而為社會發展提供各種人才信息服務，這不僅是人事檔案社會化管理機構的社會職能體現，同時也是時代發展的必然要求。

二、人事檔案社會化管理的具體措施

（一）設置社會化的人事檔案管理機構

在人事檔案社會化管理模式下，要求人事檔案要從單位走出來，走向社會。人事檔案社會化管理機構改承擔著人事檔案和信息資源整合的重要任務，通過對人事檔案和信息資源進行集中保管、集中開發，從而實現人事檔案的統一管理。人事檔案社會化管理機構在對人事檔案信息整合和管理工作中，可以建立全國行業聯網，從而實現人事檔案信息的網絡傳遞，建立人事檔案社會化管理行業網，在運行成熟后，人事檔案社會化管理機構則可以通過廣域網，以網站的形式來連接社會各個終端，從而為社會群體提供信息查詢和利用服務。

人事檔案社會化管理模式下，對于一些具有較強政治性和保密性的國家黨政機關人員和軍人檔案，社會化保管機構則需要采用事業單位性質，并隸屬于黨政軍各部門在全國按行政區劃在各地設置專門的人事檔案社會化管理機構，對同一級黨政機關及軍隊軍人的人事檔案進行管理，同時本級組織部門、人事部門、檔案部門及軍隊政治部門等履行指導及協調的職責。對于一些國有企事業單位及非國有企業、社會團體的人事檔案，由于需要保密的內容較少，開放程度和流動性較大，這類檔案具有較強的社會性，在對這部門檔案保管過程中，可以采用現代企業的運作方式，利用先進的管理手段及周動的服務來更好的滿足社會和市場的需要。對于學生檔案，由于流動性和社會性較弱，檔案數量較少，這類檔案可以由學校暫時管理，學生步入社會后，再由人事檔案社會化管理機構進行管理。

（二）建立適應社會化管理的收集策略

人事檔案社會化管理中由于計算機、網絡等相關技術的運用，輔之以相應的輸入輸出設備，可以實現檔案由實態到虛擬的轉變，使邏輯收集即信息收集成為可能。人事檔案的物理收集與邏輯收集，就是社會化管理機構只收集和保管人事檔案記錄對象本人在非現在任職單位形成的檔案材料（以下稱一級材料）實體，如本單位需要查閱利用，可通過網絡進行鏈接、下載、查看。而本人在現在單位逐漸形成的檔案材料（以下稱二級材料）實體，可由現在單位收集、保管，不必每年向社會化管理機構移交，但必須以掃描、數碼拍攝等方式，依托網絡傳遞的手段及時輸送邏輯信息給社會化管理機構，由社會化管理機構將收集到的信息圖形文件，運用相關軟件轉化為格式較小的文本文件，并與實體檔案建立關聯以保持人事檔案信息內容的完整性，便于完整查閱。在人員發生單位間流動后，現單位轉變為原單位，其保管該人二級材料的實體根據有關規定，及時移交到社會化管理機構，社會化管理機構通過對這部分二級檔案材料的接收而實現對人事檔案實體的完全收集，達到最終集中統一管理人事檔案實體的目的。

（三）針對利用對象的不同有條件的開放人事檔案

由于人事檔案社會化管理服務對象的范圍較廣，在為本單位、協管及監督部門提供服務外，還需要為本人及非單位的查閱和利用提供服務。這種利用需要針對服務對象來提供不同的檔案內容。在對本人提供查閱、利用服務時，對于本人填寫、組織填寫本人認可的材料可以對本人進行開放。同時以組織身份形成，代表組織決定的對本人的評價、考核、鑒定的材料也可以對本人開放。代表個人觀點熂形成的評議、鑒定、檢舉及揭發等材料則不宜向本人開放。非本單位對個人人事檔案信息的查閱、利用應在不侵犯個人隱私權、不損害他人正當利益的前提下進行。所以，對非本單位形成的檔案材料，應由本人決定其開放內容和程度。

（四）完善與社會化管理相配套的法律、法規

人事檔案社會化管理工作的順利進行，必須在各級組織、人事、勞動、檔案部門領導與監督，指導與協調下進行，必須有國家相關部門制定、執行的法律、法規作為保障。為保證人事檔案社會化管理工作正規、有序、高效、健康地發展。人事檔案社會化管理中隱私權的保護，是一個被社會普遍關注，又十分敏感的話題。目前我國還沒有一部比較系統、全面地保護隱私權的立法，有關隱私權的法規，我國的隱私權立法明顯滯后。而人事檔案社會化管理中要求知情權、開放檔案、廣泛利用，恰恰激化了這一矛盾，因此應盡快為隱私權保護立法，或在檔案法等法規中明確加入保護隱私權的條款以完善我國的法律、法規體系。可見，人事檔案社會化管理變相地推動了我國法制化、民主化進程。

三、結束語

在市場經濟環境下，人事檔案管理已成為社會化的管理活動，這也加快推動了人事檔案管理社會化的進程。人事檔案社會化管理屬于一項具有復雜性的系統工程，涉及的內容較多，而且現有的人事檔案管理模式影響較為深遠，因此要實現人事檔案社會化管理還任重道遠，需要循序漸進的進行。

參考文獻

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