人事檔案如何為人力資源開發服務

李軍

【摘要】在知識經濟時代人力資源成為社會發展的重要資源，在人力資源管理工作中，人事檔案工作作為人力資源管理工作中最基礎的工作，需要充分的利用現代化管理理念來發揮人事檔案的重要作用，使其能夠更好為人力資源開發服務，為我國人力資源探索出一條全新的發展之路。文中從人事檔案的內容入手，分析了人事檔案管理對人力資源開發的促進作用，并進一步對人事檔案為人力資源開發服務的措施進行了具體的闡述。

【關鍵詞】人事檔案；人力資源；開發服務；內容；作用；措施

一、人事檔案的內容

人事檔案是在人事管理活動中形成，能夠對職工個人經歷和德能進行記錄和反映，并對其進行集中保存和備查考的原始記錄。人事檔案具有特殊性，能夠全面的對個人的成長軌跡進行反映，全面反映學歷、職務、職稱、工資、獎懲、家族及社會關系、政治面貌等進行系統的反映。人事檔案與人力資源管理工作具有非常密切的關系，其組成內容大致包括：個人履歷、學歷學位、成績、培訓和專業技術職稱情況、入黨、團及個人政治歷史審查材料、獎懲材料、干部任免、工資待遇等方面的材料、其他供組織參考的材料等，人事檔案中的各項材料具有使用價值和保存價值，能夠真實的反映一個人的本來面目。可以說人事檔案作為人事部門全面考察和正確使用人才的重要依據，在企事業單位中發揮著非常重要的作用。

二、人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

（一）有利于最大限度地發揮組織內人力資源的效力

利用人事檔案不僅能夠對員工的人生軌跡進行動態分析，而且能夠對其發展潛力進行預測，從而及時發現人才，充分的發揮人才在系統功能中的重要作用。根據人事檔案提供的信息使各類人才能夠揚長避短，在適宜的崗位上最大發揮其效力。

（二）有利于實現人力資源的合理配置

通過人事檔案能夠對單位中每一名員工的相關信息全面了解，同時針對不同人員的能力和特點使其對其崗位進行配置，將員工配置在最能發揮作用的崗位，充分的發揮人力資源的重要作用。利用人事檔案還能夠促進各部門、各系統及各組織之間人才的合理流動，使人才能夠各盡其才，通過人力資源的合理配置，從而為組織發展奠定良好的基礎。

（三）有利于人力資源需求預測的科學化與規范化

人力資源需求的影響因素多來自于組織內部，因此通過人事檔案管理工作，可以更好的分析組織內人力資源的狀況，從而對其是否與組織變革與發展的要求相適應，并為人力資源共計劃制度提供有效的依據，確保人力資源需求預測的科學性和規范性。

三、人事檔案為人力資源開發服務的措施

（一）增強服務意識，積極主動的提供利用

人事檔案管理工作作為人力資源管理的最基礎性工作，是各單位選人、用人、留人及育人的關鍵所在，因此人事檔案管理工作需要轉變觀念，增強主動服務意識，積極主動的為人力資源管理提供良好的信息服務，使其能夠為人力資源開發服務，努力提高人力資源的管理水平。

（二）增強合作意識，充實人事檔案內容

人事檔案信息主要來源于人力資源管理活動。人事檔案管理作應作到及時將有關信息反饋給人力資源管理部門，加強與人事部門的溝通、協作。在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。

（三）增強人事檔案的真實性

真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息。傳統的個人信息均為書面文字形式，信息內容較少，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。

（四）樹立競爭意識，增強人事檔案時效性

知識經濟時代，時間是競爭的重要決勝性因素。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，應縮短反饋信息收集、再利用的時間周期。不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性：加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況。

（五）拓展人事檔案管理方式

在當前新形勢下，人事制度發生了一系列的變革，人事代理制度及人事派遣制度等開始實行，這為用人單位用人提供了便捷條件，有效的打破了人事關系與勞動關系一體管理的局面。同時高級專業人才兼職租賃業務的開展，使區域人力資源社會共享得以實現。為了能夠更好的滿足用人的需求，對于派遣人員，人事檔案等人事和勞動關系的管理需要得到保障，進一步對檔案工作進行完善，更限的維護好勞動者的合法權益。人事派遣服務機構對于派遣人員合同到期沒有續簽時，仍然需要對派遣人員的人事關系進行代理，連續計算工齡，為派遣人員辦理各種以人事檔案為依據的各種證明。

（六）加快推進人事檔案工作向社會化、開放式、科學化的方向發展

人事檔案管理應擺脫舊有模式，改變手工操作，大力引入現代科技手段，將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在單位內部局域網上建立平臺，形成資源共享，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。加快人事檔案管理工作科學化、現代化進程，實現人事檔案管理手段與理念的科學化、現代化。

（七）建立健全科學合理的人事檔案管理制度，提高檔案人員素質

及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、法律化。檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案“現在時”內容及時、主動的補充收集。建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容。引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質，切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。

四、結束語

通過加強人事檔案管理工作，不僅有利于實現對人事檔案的合理開發和利用，而且能夠為人力資源管理工作提供準確及原始的信息和數據，有利于更好的推動人力資源管理水平的提升，為人力資源事業的健康有序發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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