如何做好建設(shè)工程檔案的收集工作

何秀容

摘 要：建設(shè)工程檔案是城市建設(shè)檔案的主要組成部分，它的意義尤為重大，其質(zhì)量的好壞直接影響到它的利用價(jià)值。如何確保工程檔案的收集力度和歸檔質(zhì)量是檔案工作者面臨的重要問題。為此，本文就簡要談?wù)勅绾渭訌?qiáng)建設(shè)工程檔案收集工作，理順收集管道，建立一套有效的工作程序，以確保工程檔案的歸檔質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；收集；歸檔；品質(zhì)

工程檔案指的是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，既是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)記錄，也是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件。檔案收集工作是為了解決檔形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，檔案收集工作作為整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的前提，是檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的保證。因此，如何做好建設(shè)工程檔案收集工作確保歸檔質(zhì)量就成為了目前城建檔案工作的重中之重。

一、加強(qiáng)城建檔案法制建設(shè)，依法治檔

隨著城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，檔案接收任務(wù)日趨繁重，在缺少有效的經(jīng)濟(jì)制約的情況下，必須強(qiáng)化法規(guī)和制度建設(shè)，從制度上強(qiáng)化對工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質(zhì)量。近年來，國家和建設(shè)部相繼出臺了《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》等法律、法規(guī)，我館結(jié)合本市實(shí)際，也制定了《城市建設(shè)檔案管理辦法》。依據(jù)相關(guān)規(guī)定凡列入市城建檔案館接收范圍的新建、改建、擴(kuò)建、遷建和恢復(fù)建設(shè)工程，建設(shè)單位在領(lǐng)取《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《建筑工程施工許可證》前，必須到城建檔案館辦理項(xiàng)目登記手續(xù)，并簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》（以下簡稱《責(zé)任書》）。否則規(guī)劃部門不予核發(fā)《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》和《建筑工程施工許可證》。在《責(zé)任書》中，進(jìn)一步明確和告知建設(shè)單位依法承擔(dān)收集、整理和移交工程檔案的責(zé)任，明確了建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案原件，同時(shí)還明確了違約需承擔(dān)的責(zé)任。這一系列法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性檔的實(shí)施，確立了城建檔案的工作地位，為規(guī)范城建檔案管理、理順收集管道提供了法律依據(jù)。

二、加強(qiáng)與各職能部門的聯(lián)系

一方面，由該市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站把關(guān)審核工程數(shù)據(jù)的完整與準(zhǔn)確。一方面，嚴(yán)格執(zhí)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度，要求建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，必須將施工數(shù)據(jù)按規(guī)范分類整理，并組成符合要求的案卷后向市城建檔案館報(bào)送，進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收審查，經(jīng)業(yè)務(wù)室相關(guān)人員全面審查工程檔案的內(nèi)在和外在質(zhì)量，審查合格后出具《建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》，不合格的提出整改意見，責(zé)令限期整改。整改后合格的出具《建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》，建設(shè)單位方可組織竣工驗(yàn)收。另一方面，由市城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃局建筑工程管理科把關(guān)，在辦理工程竣工備案時(shí)查驗(yàn)建設(shè)工程是否有市城建檔案館出具的《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可書》，否則不予備案。通過各部門的通力配合，為建設(shè)工程檔案歸檔提供了相應(yīng)的監(jiān)督和制約保障，確保建設(shè)工程檔案能夠按時(shí)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的接收進(jìn)館。

三、主動(dòng)服務(wù)指導(dǎo)，提高案卷歸檔質(zhì)量

在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍然墨守陳規(guī)，守株待兔，等待建設(shè)單位主動(dòng)上門移交工程檔案，必然導(dǎo)致城建檔案工作的被動(dòng)。城建檔案從業(yè)人員在思想認(rèn)識上，必須努力克服檔案收集難的畏難心理，勤動(dòng)腦、勤動(dòng)口、勤動(dòng)手、勤跑腿，愛崗敬業(yè)，兢兢業(yè)業(yè)，樹立主動(dòng)服務(wù)意識，增強(qiáng)工作的積極性與主動(dòng)性，通過和建設(shè)單位面對面的溝通，掌握檔案資料收集情況的第一手資料，為后續(xù)檔案整理、接收和提高歸檔質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。建設(shè)單位在簽訂《責(zé)任書》時(shí)需要進(jìn)行項(xiàng)目信息登記，館里將項(xiàng)目劃分到業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員根據(jù)項(xiàng)目信息定期到施工現(xiàn)場檢查指導(dǎo)，服務(wù)工作更加有的放矢。確保每個(gè)項(xiàng)目都有專人負(fù)責(zé)、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)。一方面，我們通過在簽訂《責(zé)任書》時(shí)向建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程檔案報(bào)送要求告知書》，讓新開工的建設(shè)、施工、監(jiān)理單位檔案人員了解城建檔案館對建設(shè)工程檔案編制、收集、報(bào)送等方面的要求和規(guī)范。這樣檔案人員就有章可循，知道自己該做什么，如何去做，遇到問題向誰咨詢。另外，我們通過在工程項(xiàng)目施工過程中不定期地去工地督促、檢查建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位是否有專門的檔案人員收集、整理工程檔案數(shù)據(jù)，收集的檔案數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確。尤其是涉及結(jié)構(gòu)質(zhì)量安全的勘測報(bào)告、設(shè)計(jì)及其變更、建材檢測、施工試驗(yàn)、隱蔽工程等文件材料的歸檔工作，發(fā)現(xiàn)問題隨時(shí)解決，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技能水平

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。而城建檔案的內(nèi)容龐雜，涉及城市建設(shè)各個(gè)方面。這就要求檔案管理人員不斷的鉆研新的業(yè)務(wù)知識和技能，既要有工程技術(shù)方面的知識又要有城建檔案管理方面的業(yè)務(wù)理論知識，同時(shí)具有解決實(shí)際問題的能力。因此，我館采取“走出去，請進(jìn)來”的辦法，讓單位里的一些業(yè)務(wù)骨干走出去，請有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員來我館傳經(jīng)送寶，通過交流學(xué)習(xí)兄弟單位在檔案管理現(xiàn)代化方面的優(yōu)點(diǎn)和成功經(jīng)驗(yàn)，不斷補(bǔ)充、完善館內(nèi)人員業(yè)務(wù)知識和技能，更新業(yè)務(wù)和管理觀念，全館業(yè)務(wù)人員的管理水平顯著提高，從而進(jìn)一步提高了工作效率，也保證了工程檔案的歸檔質(zhì)量。

五、加強(qiáng)檔案編制單位數(shù)據(jù)員培訓(xùn)工作

我們通過舉辦培訓(xùn)班集中對全市建設(shè)、施工、監(jiān)理單位數(shù)據(jù)員和相關(guān)部門檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓他們充分認(rèn)識城建檔案的重要性，了解城建檔案的法律、法規(guī)和規(guī)章，掌握城建檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。并且嚴(yán)把培訓(xùn)考試關(guān)，寬進(jìn)嚴(yán)出，考試合格發(fā)給崗位培訓(xùn)合格證書。在日常檢查中，要求檔案從業(yè)人員持證上崗，為保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高歸檔質(zhì)量打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

六、結(jié)語

總之，全面加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的收集工作，可確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提升工程檔案的歸檔質(zhì)量。在建設(shè)工程檔案的收集工作中，相關(guān)部門要有高度的責(zé)任感，不斷探索具有實(shí)效的方式，依靠必要的法律和采取有效的措施，如強(qiáng)化城建檔案法規(guī)和制度建設(shè)、加強(qiáng)與各部門的通力配合、從業(yè)人員樹立主動(dòng)服務(wù)意識，增強(qiáng)工作的積極性與主動(dòng)性、提高全館業(yè)務(wù)人員的管理水平以及對檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，以切實(shí)加大檔案的收集力度，確保工程檔案數(shù)據(jù)的齊全、完整和準(zhǔn)確，提升檔案歸檔質(zhì)量，促進(jìn)城建檔案工作整體水平的提高，以更好的服務(wù)于城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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