新時期人事檔案管理信息化建設探究

李肖鵬

摘 要：信息化時代的到來意味著各行各業都已進入到數字化管理大門中，人事檔案是經濟社會發展的重要基礎性戰略資源，加強人事檔案信息化建設是新時期社會發展的客觀要求。本文將從新形勢下建設人事檔案管理信息化的必要性、人事檔案信息化管理現狀、構造人事檔案管理信息化措施三方面進行闡述，以加快本單位的人事檔案管理信息化的建設。

關鍵詞：人事檔案；管理信息化建設；資源共享；數字化；計算機；網絡安全

一、新形勢下建設人事檔案管理信息化的必要性

1.構建現代化人事檔案的管理形式

強大的信息化時代要求人們努力從生活中去挖掘各種各樣的信息，這就需要我們去解決如何打造人事檔案管理信息化、建設現代化人事檔案管理模式這類問題。為了能夠將繁重的工作變為靈活機動的流程，我們必須跟隨信息化時代的節奏；為了能夠提高信息的收集處理能力，我們必須合理運用現代信息化技術；為了從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高，我們必須實現人事檔案管理信息化。

2.推動人事檔案信息的資源共享

信息化時代將各大領域聯系在了一起，讓不同的信息得以交叉匯總，整合成更為系統的信息庫，這就創造了信息資源的商機。也就是說，信息資源已逐漸成為了現代化市場經濟條件下的重要戰略資源。為了能夠實現人才價值開發的最大化，我們必須開展人事檔案管理信息化建設，使得人事資源得到共享，為人事工作提供服務。同時也應該運用科學管理對人事管理信息實施加密措施，保障人事信息資源的安全運用環境，推動人才的發展。

3.開發人事檔案資源的運用價值

信息化時代的標志——計算機的廣泛運用在人事檔案信息資源的管理方面發揮了巨大作用。這一新型的管理模式將會帶來人事檔案管理模式的轉變，尤其會提升人事檔案信息的利用率。計算機的開發與運用推動了立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式的構建，充分發揮了人事檔案在人事工作中的服務功能。數字化的人事檔案查詢方式為人們隨時查閱人事檔案信息提供了便利，讓檔案的實用價值得到了充分的發揮。這種新型的管理模式完全可以滿足新時期對人事檔案工作的各種要求，適應現代市場經濟的發展，為社會現代化經濟建設提供服務。

二、人事檔案信息化管理現狀

1.對人事檔案管理信息化工作的重視程度不高

人事檔案管理信息化工作一直被人們看作一個輔助類的工作，并沒有得到人們的高度重視。人員性質的差異性本就造成人事檔案工作的難管理性，再加上得不到重視，沒有充足的人力及財力支持，使得人事檔案管理信息化工作更加難以開展。就我單位來看，我單位擁有在編職工680余名，非編（勞務派遣員工）300余名，退休職工450余名，如此龐大的人事檔案管理工程并沒有足夠的人力與財力的投入來支持，這就造成了我單位人事檔案管理信息化建設發展的嚴重滯后。

2.傳統人事檔案管理模式的效率不高

傳統的人事檔案管理模式中存在著大量的重復性勞動，使得人事工作效率大打折扣。部門性質的不同導致人事檔案不能進行統一存放，我單位在編職工中170余名干部檔案由上級主管部門保管，420余名工勤人員檔案和400余名退休工人檔案由我單位進行管理，還有300余名非編人員檔案由人事代理機構進行管理，這就使得我單位人事檔案管理工作效率低下。傳統的實體檔案經過多次翻閱容易遭到損壞，檔案的保存就難以落到實處，但減少翻閱次數則又造成了人事檔案工作價值的損失。

3.人事檔案管理系統工作不完善

由于對人事檔案管理信息化的基礎設施建設的不重視，導致至今沒有一個系統化的人事檔案數據庫，收集到的信息數據不全，一些錯誤信息得不到排除，還有一些老舊信息得不到更新，從而人事信息出現了相對混亂的狀況，這也使得人事檔案在人事工作中產生了不確定因素，無法保證信息的準確率，降低了人事檔案的可信度，在每次提取信息的過程中都要經過與本人的核實，這也增加了人事工作的負擔。

三、實現人事檔案管理信息化的措施

1.大力推進人事檔案信息化數據庫網絡化的建設

充分運用現代化技術，加強網絡與人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，給予安全性高、可信度高的信息服務網絡，擴大人事檔案信息化所涉及的范圍。除此之外，還應根據不同的部門性質差異，分別規劃出不同的信息模塊，整合相關部門的數據，打造出全面的計算機網絡化管理模式，實現人事檔案管理信息網絡系統的整體化、智能化、多層次的建設，為人事工作提供真實可靠的參考數據。

2.提高人事檔案管理人員的素質與能力

新時期的人事檔案管理工作需要一批復合型且高素質的人才加入。在開展人事檔案信息化管理的工作過程中，需要綜合運用計算機的多種功能，對所收集到的文字、圖片、聲音等信息進行處理，用數字化的方式存儲人事檔案信息，并利用網絡傳輸平臺實現人事檔案的共享，以滿足各個部門對不同人事信息的需求。這就要求人事檔案管理者具備處理信息的綜合能力，帶著高度的責任意識加入到人事檔案管理的工作中來，推動人事檔案管理水平的提升。

3.加強人事檔案管理信息化系統的網絡安全

信息化下的人事檔案管理必將涉及到網絡安全問題，這就需要我們在建設人事檔案信息化的同時，加強網絡安全方面的工作。首先，加強網絡安全監測，在共享網絡設備上安裝入侵檢測系統，隨時對數據交互進行統計分析，一旦發現安全隱患，立刻發出警報并啟動應急措施。其次，需要對不同的信息類型進行安全等級劃分，設置查閱限制，通過一對一的賬號密碼實現身份確認，防止人事檔案的破壞的泄露。最后，設立軟件系統的訪問限制，通過防火墻等方式控制訪問行為。運用以上方式來加強人事檔案管理信息化系統的網絡安全。

人事檔案管理的發展趨勢是實現人事檔案管理的信息數字化，這是一項耗時長、系統性且復雜程度很高的工作，需要檔案管理部門的工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合。我們要對檔案管理部門在信息化建設過程中出現的問題給予高度重視，適時采取針對性的措施，推動人事檔案信息化的建設，適應現代社會經濟的快速發展。

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