事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理探究

姜濤

摘 要：隨著國家政策的不斷推出，事業(yè)單位的工作也變得更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理工作是我國檔案事業(yè)的重要組成部分之一，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理對(duì)于提高我國檔案綜合管理水平的作用無可比擬。本文首先闡述了事業(yè)單位整理檔案歸檔材料的意義，隨后介紹了事業(yè)單位整理檔案歸檔材料的原則，最后分析了事業(yè)單位整理檔案歸檔材料的程序。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案歸檔材料；整理

作為檔案的重要組成部分之一，文件資料需要經(jīng)過收集、整理、歸檔和編號(hào)等步驟，而按照科學(xué)的方法將散亂不堪、需要進(jìn)行整理的文件資料集合成有規(guī)律的單位，使之為事業(yè)單位提供備查依據(jù)的過程就是事業(yè)單位檔案歸檔文件資料的整理工作。在事業(yè)單位中，大部分文件資料還未形成檔案，也就是說，這一類文件資料并不能快速的被利用，可見，科學(xué)化的整理檔案是提高事業(yè)單位整體工作效率的關(guān)鍵所在。

一、事業(yè)單位整理檔案歸檔材料的意義

事業(yè)單位整理檔案歸檔材料是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性的工作，它能將雜亂的文件資料轉(zhuǎn)為系統(tǒng)化材料。在進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序和科學(xué)的方式，并充分考慮材料的形成時(shí)間、類型、重要程度以及來源等不同特點(diǎn)進(jìn)行分門別類，隨后再進(jìn)行編號(hào)與裝訂，使檔案成為有序體系，能夠便于使用者使用檢索功能。這項(xiàng)工作使得散亂的文件變得有序化、規(guī)范化，使得檔案系統(tǒng)脈絡(luò)分明、條理清晰，能夠凸顯文件資料的核心成分，并最終能夠被有效利用，實(shí)現(xiàn)文件資料的使用價(jià)值，因此，事業(yè)單位整理檔案歸檔材料工作具有至關(guān)重要的意義。

另外，在歸檔與整理文件資料時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員需要鑒定文件資料的價(jià)值，并對(duì)其是否具有真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員需要對(duì)檔案部分的所有檔案定期整理，整理的主要內(nèi)容在于鑒定檔案的保存價(jià)值，即按照保管年限的規(guī)定以及檔案的歷史價(jià)值、當(dāng)前價(jià)值對(duì)現(xiàn)有檔案的保存價(jià)值進(jìn)行估量，若某檔案仍然具有保存價(jià)值，則放置原位，若檔案已喪失保存價(jià)值或已超出保管年限，則將其歸在一處，經(jīng)審批合格后再集中銷毀，這樣一來，檔案部門留存的檔案才能具有較高的質(zhì)量。

二、事業(yè)單位整理檔案歸檔材料的原則

1.做好檔案整理工作。對(duì)于事業(yè)單位而言，無論是上級(jí)單位（或本級(jí)單位）發(fā)布的指示性文件，還是本級(jí)單位的編印的簡報(bào)刊物定稿（或印本），從來源上看，都有密不可分的關(guān)系。故只有在保持文件來源關(guān)系的基礎(chǔ)上，聯(lián)系文件的形式、內(nèi)容與時(shí)間，才能還原文件形成的過程、反映文件的 活動(dòng)面貌、實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。事業(yè)單位檔案的形成是一項(xiàng)持久的過程，當(dāng)中融入了很多前輩的心血，體現(xiàn)了他們的整理檔案的勞動(dòng)成果，因此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡量避免拆卷整理，以減少對(duì)前輩檔案成果的破壞，可以對(duì)前輩的檔案進(jìn)行研究，借鑒其分類方式與檢索工具，如果發(fā)現(xiàn)前輩有整理不當(dāng)出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤的地方，可以采用業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式糾正。

2.以有利于保管和利用為前提。在進(jìn)行檔案的有序化管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)以保障檔案的安全以及有利于保管和利用為前提。當(dāng)前很多事業(yè)單位已將檔案的檢索條目輸入到了計(jì)算機(jī)中，極大地縮短了人工搜尋檔案的的時(shí)間，并且在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，檔案信息能實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類與管理，即使是分散在不同類目中的同一問題或事由的檔案信息也能在短時(shí)間內(nèi)檢索出來，這不僅使得事業(yè)單位的檔案管理工作更加簡單化，還有利于成套利用事由單位的檔案。

3.遵循文件的形成規(guī)律。事業(yè)單位檔案主要產(chǎn)生于事業(yè)單位各項(xiàng)學(xué)習(xí)活動(dòng)中，該檔案真實(shí)地還原了事業(yè)單位日常活動(dòng)的面貌。由于事業(yè)單位各部門間的內(nèi)在聯(lián)系十分緊密，故整理檔案中的文件資料時(shí)應(yīng)保持事業(yè)單位的整體性并遵循文件的形成規(guī)律，即要做到以下三點(diǎn)內(nèi)容：其一，維護(hù)活動(dòng)資料（如活動(dòng)請(qǐng)示文件、正式會(huì)議文件等）的整體性，保證活動(dòng)資料的齊全；其二，維護(hù)文件自身完整性，重視文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，如請(qǐng)示文件必須與批復(fù)文件相連、文件的附件不可缺失等；其三，在分類和排列文件時(shí)，應(yīng)保持文件資料間的自然順序，如會(huì)議的通知、報(bào)告、決議順序以及重要文件的初稿、討論稿、修改稿順序不可更換。

三、事業(yè)單位整理檔案歸檔材料的程序

1.分類材料。對(duì)檔案信息的物理形態(tài)進(jìn)行排架、保管及存放是指檔案的實(shí)體分類。實(shí)體分類的第一層是對(duì)國家檔案的宏觀分類，這一層能夠?yàn)榻⒏黝惛骷?jí)檔案室以及規(guī)劃國家檔案室財(cái)貿(mào)系統(tǒng)提供重要依據(jù)。實(shí)體分類的第二層區(qū)分檔案室的全宗，而第三層則是對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類，這一環(huán)節(jié)參考了全宗內(nèi)檔案的形式、內(nèi)容、時(shí)間及來源等內(nèi)容，建立了系統(tǒng)化的卷宗。

2.整理材料。事業(yè)單位進(jìn)行材料整理的步驟是將歸檔文件資料在系統(tǒng)化的作用下形成保管單位以便日后查閱，資料的整理并不是一項(xiàng)孤立的工作，該工作與文書處理工作息息相關(guān)，只有密切協(xié)調(diào)這兩項(xiàng)工作，才能保證檔案管理工作的整體嚴(yán)密性。如請(qǐng)示文件下必有批復(fù)文件，征求意見文件下必有討論文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。補(bǔ)充協(xié)議；計(jì)劃與總結(jié)文件都應(yīng)當(dāng)相對(duì)應(yīng)，缺一不可，整理完材料后應(yīng)當(dāng)將處理結(jié)果與歸檔材料密切結(jié)合，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都將無法保證歸檔的完整，即無法保證檔案能夠得到充分利用。

3.編目材料。歸檔文件并編制引導(dǎo)目錄就是編目工作。在整理案卷內(nèi)文件時(shí)，首先應(yīng)標(biāo)注案卷封面項(xiàng)目，歸檔文件目錄主要包括日期、題名、文號(hào)、責(zé)任者、頁數(shù)、件號(hào)以及備注七項(xiàng)內(nèi)容。此外，標(biāo)志檔號(hào)也屬于編目的內(nèi)容之一，檔號(hào)包括頁號(hào)（卷內(nèi)每頁文件的順序號(hào)）、件號(hào)（卷內(nèi)文件的順序號(hào)）、保管期限、案卷號(hào)（案卷排列的順序號(hào)）或卷盒號(hào)、類目名稱、全宗號(hào)等（每個(gè)全宗的指定代碼），是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總括。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)高速發(fā)展的今天，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理是時(shí)代所趨。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到開展檔案管理是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的艱巨任務(wù)，在遵循歸檔材料整理相關(guān)原則的前提下系統(tǒng)化地整理材料，一方面，為信息使用者提供有效的備查依據(jù)，使檔案歸檔材料能得到充分的利用，另一方面，上升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，以便為現(xiàn)代社會(huì)提供更好的服務(wù)。

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