高校后勤信息化建設研究

孫熙慶 孫熙安

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高校后勤信息化建設研究

孫熙慶 孫熙安

[中北大學；北京交通大學]

高校后勤信息化對提升高校管理服務水平具有重要的意義。然而，我國各高校在后勤信息化建設中普遍存在領導重視程度不夠、不注重統一規劃、缺乏技術支持、系統功能不夠全面等問題，本文在分析國內多所高校后勤集團信息化現狀的基礎上，針對高校后勤具體業務實際，提出了高校后勤信息化建設的總體規劃思路和建設要點，為現在和未來我國高校后勤信息化建設提供有益的借鑒。

高校；后勤；信息化

一、問題提出

隨著高校招生規模進一步擴大，學生數量與后勤服務質量之間的矛盾日益凸顯，為了實現對后勤服務快捷、全面、高效的管理，各大高校開始了后勤管理信息化時代。但從實施的結果來看，對于如何進行高校后勤信息化建設，達到管理和服務質量切實提升的目的，目前仍沒有統一的標準或可參照的成功案例，普遍存在以下幾個問題：

（一）后勤領導對信息化的認識和重視程度不夠

在高校后勤信息化建設中，由于認識上存在一些誤區，重視程度不夠。有的認為在工作中使用了計算機、網絡、通信等信息技術就算是實現了后勤信息化；也有些認為，在工作中運用了各種管理軟件就算是實現的后勤信息化，這些認識都不夠全面。

在重視程度上，一些高校的領導雖然在實踐中感受到了后勤信息化帶來的好處，但由于學校內部思想沒有完全統一，沒有充分認識到后勤信息化建設對后勤發展和學校發展的重要作用與必要性，沒有給予足夠的重視。[1]

（二）.不注重統一規劃，部門之間各自為政

如今高校后勤通常不注重整體的信息化建設規劃，僅在急需部門建立滿足本單位基本工作需求的相對獨立的信息系統，而忽視了各單位管理系統之間的兼容性和橫向信息共享的能力，最終形成了一個個信息孤島，造成各系統間整合困難，已建立的數據信息不能充分利用、重新建立或修改軟件浪費資源的結果。[2]

（三）技術支持缺乏，系統功能不全面

目前為我國高校后勤已經在使用的網絡信息化系統技術，一般都是各高校后勤管理機部門根據一般的管理需要，臨時組織技術人員開發的，尚且處于“頭疼醫頭，腳疼醫腳”的階段。所以，這些技術開發存在明顯的不足：一方面缺少宏觀上的管理模式，只能應用在某一高校或高校的某一后勤管理方面，不能夠推而廣之；在技術上也不成熟，缺少科學性和合理性，專業程度不夠。

另一方面，軟件企業為高校后勤管理部門開發的軟件，雖然技術較為先進，都能覆蓋高校后勤管理的各個職能部門，具有較強的市場推廣能力。但是其缺點較為明顯：所謂“隔行如隔山”，市場上的通用軟件開發商很少有能夠完全了解高校后勤日常管理工作，因此也就不能有針對性地對應高校后勤管理的實際要求，開發出相應的軟件系統。這些軟件開發商提供的軟件技術，高校后勤買來安裝之后，往往需要經過反反復復的調整和局部修改，這就使得應用程序復雜繁瑣，大大增加了應用成本。[3]

針對以上問題，結合對高校后勤信息化平臺建設的走訪調查以及自身實踐的結果，提出以下關于高校后勤信息化建設的建議。

二、高校后勤信息化建設總體思路

（一）轉變思想觀念、加大重視程度

高校后勤領導應該意識到信息化是后勤可持續發展的保證。首先，后勤信息化必須利用計算機、網絡、通訊、工業控制等領域的現代信息技術，幫助后勤集團做到日常管理的規范化，提高后勤決策指揮準確性以及實現后勤服務保障的高效適時。

其次，信息化是一個不斷實踐、不斷調整、不斷完善的循序漸進的過程，不可期望畢其功于一役；且信息化建設不能脫離后勤實際，高校后勤普遍存在人員計算機應用能力較低、硬件基礎較差等客觀困難，故信息化工作必須克服先天不足，緊緊圍繞后勤正常的管理和運行模式。

最后，高校后勤信息化的目標是建立一個統一的信息化平臺，集成各業務子系統，數據高度共享、互聯互通，實現后勤管理服務最優化和效率最大化。

（二）信息化建設統一規劃

高校后勤信息化在建設前需要進行詳細的統一規劃，如圖1所示。對每個系統的建設目標要從角色、視角和視圖三個角度進行研究規劃。由于高校后勤信息化建設具有復雜性，各個系統的需求確定較為困難，從不同角色和視角出發在一定程度上能夠將各類需求分析的更加詳細，有利于確定具體的建設工作的細則問題，并且通過逐漸深入解析的多級視圖較全面的確定需求，從而在最終平臺建成時能夠確保各項需求一一被滿足，建成最符合自身發展需求的信息化平臺。

圖1 高校后勤信息化平臺及其子系統規劃思路圖

（三）信息化要分步建設

針對目前各高校信息化建設的現狀及問題，綜合考慮高校后勤的人力和物力資源，信息化建設總體的思路包括以下步驟進行。

1.建設后勤門戶網站，對外宣傳集團

后勤信息化建設，首先要搭建“后勤之窗”，即具有對外宣傳意義的后勤門戶網站，讓在校師生以及校外訪問人員對本校后勤集團的管理與服務概況有直觀的了解認識。

2.搭建后勤服務子平臺，服務在校師生

后勤的宗旨是為師生服務，建設信息化平臺亦應以為師生提供便利服務為出發點，此階段就是在后勤門戶網站中嵌入服務子平臺，在校師生可使用現有工號或學號登錄此平臺，在線進行報修、訂餐、訂車、查詢郵件包裹、申請宿舍調換等，享受到后勤信息化為其帶來的便利，逐漸依賴后勤的門戶網站。

3.引進后勤業務管理系統，規范日常工作

此階段需按照兩個基本原則逐步建設：①先急后緩。優先引進各部門具有共性需求且日常管理較為急需的系統，例如資產、人事、辦公、采購等系統，待條件成熟，再逐步引入其他業務系統；②先易后難。在引進各部門業務管理系統時，考慮在整個后勤集團中選擇條件最成熟、最易規范管理流程、見效最快的部門先行實施，例如維修中心、公寓管理中心、餐飲中心等。并且對已有的業務系統，進行充分的功能和可維護性評估，主要包括：軟件技術路線、功能完善度、原實施方技術支持實力、接口兼容性、系統結構清晰度等，最后再從中選擇可行的辦法進行確定“推翻重建”或“補充完善”。

此外，本階段建設過程中還要注重四個方面內容：一是根據后勤實際工作情況建設統一的數據管理標準；二是為后續的業務系統整合預留充分的數據接口；三是預留詳細的業務系統數據結構說明、存儲過程和外部函數使用說明；四是對新購業務系統，合同中需預留接入后勤信息化平臺所需要的接口開發和其它二次開發條款。

4.全局子系統整合，形成統一后勤信息化平臺

本階段將建設統一的高校后勤管理服務信息化平臺，除了將前三步驟的各子系統進行融合外，還需建設統一的數據中心、統一的身份認證系統、統一的信息門戶。數據中心主要是將各個部門業務系統中的數據經過清洗和轉換，最終集中存儲；身份認證系統將實現對后勤各個子系統用戶登錄的統一認證及單點登錄；信息門戶則是在后勤門戶網站的基礎上，對各部門的數據信息進行集中展示。

三、高校后勤信息化建設要點

高校后勤信息化建設涉及多個子系統，架構龐大，整體開發周期較長，需要按步驟有序建設，而且平臺及各子系統的建設必須遵照一定的技術原則要點，最終才可實現數據的綜合共享。

（一）系統邏輯層次結構

高校后勤信息化平臺及其子系統主要采用B/S架構，可以降低客戶端的要求，并使用面向對象三層結構進行設計與研發，也就是把界面表現、業務邏輯、數據存儲相分離，這樣可以把業務分離，做到高內聚低耦合，易于系統的升級和業務的拓展。具體邏輯層次結構如圖2所示，分為業務層、信息層以及基礎架構層，各司其職。各層內容如下：

1.業務層。作為終端用戶接觸平臺的最上層邏輯層，在設計上采用響應式架構，負責響應用戶交互，承擔提供信息化展現、服務流程觸發和系統管理界面等工作，是整體信息化系統對外展示的最直觀體現，也是唯一直接參與用戶交互的邏輯層。

2.信息層。是全系統信息流轉、處理和計算的核心中樞，所有在平臺中發生的信息輸入、流轉、處理、計算和輸出都需經過信息層，由信息層負責集中調度、加工和管理。信息層根據信息模型，將實際管理中的各類業務轉換為信息系統中的數字化信息，以供處理和存儲，是整個后勤信息化平臺的信息工廠。

信息層具備開放統一的平臺架構設計，以便平臺及各子系統后續的升級、二次開發或功能重構工作，均以模塊化的思路集成到信息層中，成為核心系統的一部分，并且能以最高性價比和最小時間成本迅速進行研發和線上部署。

圖2 高校后勤信息化平臺邏輯架構圖

3.基礎架構層。是平臺的底層運行環境，為上層的信息層和業務層提供運行環境支撐。基礎架構層在設計過程中，無需考慮實際業務流程與模型，僅以工具庫和框架的思想為后勤信息化平臺提供底層支撐服務設計。基礎架構層中的組件要具備良好的開放性，同時遵循業界相關的統一標準，支持各類操作系統、軟件環境、數據庫體系和中間件等；能通過開放接口進行信息的輸入、輸出，與第三方應用或系統進行通信，實現信息開放，為平臺上的各子系統協同運行提供支撐。

由于信息化平臺建設不能一步到位，基礎架構層必須注重提供良好的可伸縮性，保證子系統不斷增加且負載逐步上升的過程中，可通過橫向切分進行負載均衡，并在必要時通過增加硬件提高性能。基礎架構層必須具備以下功能：

①數據的持久化實現，包括傳統關系型數據庫，新型Key Value存儲引擎和實現后期在業務中可能需要集成的第三方云存儲引擎接口；

②消息中間件，負責約束執行統一的信息化傳輸協議，向上層或其他橫向系統間提供信息投遞服務；

③單點登錄SSO支持，為整體后勤信息化平臺內所有子系統提供統一的單點賬戶登錄體系；

④對組件可用性與性能的自動監控、報警等自動化的檢測能力，對常見入侵模式的安全預警體系；

⑤對數據的存儲運維及備份進行自動化執行和管理。

（二）.業務系統功能設計

高校后勤信息化系統應包括如圖3所示10個子系統，各系統要具備以下功能：

1.統一在線門戶。提供內容信息發布的統一管理，能夠對所有部門的新聞動態、通知公告等信息進行統一展現，提供所見即所得智能文本編輯器，降低系統管理員管理門檻。

2.OA辦公自動化系統。為了提高后勤集團辦公效率，首先要提供內部的通信平臺，方便后勤員工與領導之間的工作溝通；其次是文件的在線審批功能，流程式的協同辦公，實現集團文件簽署審批以及辦公的高效化。

3.人事管理系統。具備以下主要功能：一是招聘管理，實現后勤招聘計劃制定、簡歷篩選、錄用處理等信息的數字化管理；二是考勤管理，詳細準確記錄后勤員工的出勤情況，為員工績效評估提供依據；三是薪酬社保管理，能夠靈活設置各類員工的各類薪資項目及其計算方式。

圖3 平臺子系統組成結構圖

4.采購管理系統。采購是高校后勤日常管理中最頻繁也是最重要的工作之一，采購管理系統是后勤信息化平臺中較為重要的一個子系統，包括采購需求管理、供應商管理、采購訂貨、采購合同管理、庫存管理以及統計分析六大基本功能。

5.公寓管理系統。具備的基本功能是批量安排住/退宿，系統可以批量的解決每年新生的宿舍安排以及畢業生退宿的住宿信息消除；具備智能化的查詢統計功能，支持多限制條件進行全校宿舍情況的查詢統計。

6.網上報修系統。一是有利于后勤維修部門的管理規范化，二是為了讓在校師生能夠實現24小時網上報修，后勤維修部門能夠快捷獲取報修信息，可以在線交互反饋信息。在校師生在在線門戶即可提交報修單，維修人員可迅速瀏覽并打印維修單，報修人可實時查詢進度，對維修結果進行評價反饋，維修部門領導可根據系統數據，對維修工作進行更加有效地管理。

7.郵件包裹管理系統。為師生提供及時的郵件包裹信息，主要功能是前臺郵件包裹信息查詢功能、電子郵件提醒（或短信通知）功能、后臺郵件信息錄入以及收件信息統計以及報刊/雜志在線訂閱功能，使師生切實感到后勤服務水平的提高。

8.飲食服務系統。在飲食服務系統中，從原材料購買、食品加工、銷售以及師生一鍵反饋，都應在規范的制度和流程下。首先應具備對原材料的采購與調撥管理功能，其次學校各個食堂的營業管理，最后能夠自動統計出材料價格對比表、各食堂成本、流水與營收等報表，在最快時間內得到完整的數據反映和分析結果，從而為管理者做出更準確的判斷，為改善學校食堂的服務提供依據。

9.車輛調度系統。實現對高校后勤車隊的有效管理，包括車輛基本信息管理、車輛保養信息管理、車輛行駛費用管理以及車輛調度管理。

10.意見反饋交流系統。為高校后勤集團與師生提供一個在線交流平臺，包括留言簿、后勤服務質量與建議在線調查功能。

（三）.業務系統間數據共享

圖4 平臺數據共享模型

最終建成的信息化平臺要注重數據共享，實現互聯互通，避免形成各個業務系統的“信息孤島”，因此在建設過程中要采用統一標準。包括：

1.基礎設施的軟硬件平臺符合統一選型規范和采購標準；

2.業務數據的組織和管理符合統一的數據標準、交換標準和管理規范；

3.用戶的電子身份和系統訪問符合統一的編碼標準、認證標準和操作規范；

4.各業務系統的技術架構、訪問模式和應用間調用符合統一的技術規范、界面規范和接口調用標準；

5.業務流程符合統一的業務模型、服務架構規范和流程接口規范。

四、結論

建議采用高效穩定且主流的開發工具及技術架構研發各類后勤業務系統及平臺。

（一）設計工具：采用Powerdesigner+Viso進行數據庫設計及業務建模；

（二）開發工具及環境：MyEclipse 8.5，JDK 1.6；

（三）數據庫：MySql5；

（四）服務器：Apache+Tomcat6；

（五）采用單元測試+集成測試進行軟件測試。

基于此技術選型的信息平臺已在部分首都高校后勤中逐步上線，目前運行效果良好并且得到用戶的廣泛好評。

高校后勤信息化建設是一項龐大復雜的系統工程，要認識到采用正確規劃建設思路的重要性。在建設過程中，開發方與業務使用方要密切合作、加強溝通、不斷優化，使平臺系統充分適應高校后勤的各項業務管理。

[1]郜鄭平.高校后勤信息化建設研究[J].科園月刊，2010（5）：70-72.

[2]張臣.對高校后勤管理工作的探究[J].經濟研究導刊，2010（17）：175-176.

[3]楊懷婁.論高校后勤的網絡信息化管理[J].福建論壇：社科教育版，2010（6）：88-89.

[4]霍小衛,劉江坡.高校后勤管理信息化建設思路探討[J].科技信息,2012,（1）:285,290.

[5]郝定嘉王曉玲.關于建設某高校后勤集團綜合信息化服務平臺的構想[J].智能建筑與城市信息，2011（9）：51-55.

（責任編輯：厲凜松）