高校人事檔案管理探究

楊鳳梅

摘要：針對目前高校人事檔案尚未形成完善的管理制度、利用率較低、管理方式落后、需投入等現(xiàn)狀，以及工作中存在的不足，從提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的性能、控制等方面，提出了信息化時代高校人事檔案的對策建議。

關鍵詞：高校；人事檔案；探究

中圖分類號：G718 文獻標識碼：B 文章編號：1672-1578（2016）09-0011-02

1.目前高校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1完善的人事檔案管理制度尚未形成。隨著社會的不斷發(fā)展，對各大高校人事檔案提出了更多更高的要求。建設信息化人事檔案管理體系，對檔案管理人員的知識結構和專業(yè)素質提出了更高的要求。未實現(xiàn)信息化人事檔案管理體系制約著檔案管理工作的發(fā)展，促使人事檔案管理工作的問題進一步加深。

1.2人事檔案的利用率較低。人事檔案能夠提供學校所需要的信息，所以創(chuàng)新和轉變人事檔案管理方法能夠保證充分發(fā)揮出人事檔案管理工作的作用。許多高校仍舊延續(xù)著傳統(tǒng)的查閱人事檔案的方式，原始的查閱方式不僅導致檔案管理人員的工作效率下降，而且增加了檔案管理人員的工作量。由于學校仍未使用人事檔案管理系統(tǒng)軟件，因此教學檔案管理無法利用信息化的便利實現(xiàn)檔案資源共享。

1.3高校不重視人事檔案管理。雖然高校人事檔案有著重要的意義和作用，但是相比較科研成果的立項、教學計劃的安排等重大項目，高校的領導往往表現(xiàn)出不重視。同時，隨著我國自主創(chuàng)業(yè)政策推動、就業(yè)方式的多元化等，致使學生和老師往往意識不到學籍檔案的重要性，學生對學籍檔案的重要意義得不到全面了解，不知道在我國特殊國情體制的大環(huán)境下，學籍檔案轉化為個人檔案過程，致使自己的合法權益得不到應有的保護。

1.4高校人事檔案的管理方式落后。高校人事檔案目前較多采用傳統(tǒng)方式的存儲管理，并沒有發(fā)揮檔案的信息提取、信息共享、數(shù)據(jù)挖掘等作用，這種嚴重滯后的檔案管理方式，制約著高校檔案價值的利用程度，同時也使得高校的檔案管理人員容易產生消極怠工的心理，失去對工作的積極性，而這又進一步影響了檔案管理工作的正常發(fā)展，形成了一種惡性循環(huán)。

1.5高校人事檔案管理信息化系統(tǒng)工程亟需大量投入。高校人事檔案的信息化是一個系統(tǒng)性復雜工程，需要前期大量詳細的規(guī)劃，需要大量的人員配備和資金投入，這就使得一些本來教學和科研經費緊張的高校望而卻步。當然，也存在一些學校投入了巨資進行人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設，但是由于人員素質跟不上，管理系統(tǒng)得不到妥善管理和持續(xù)性利用，這些都是目前高校人事檔案管理中的突出問題。

2.高校人事檔案管理的不足之處

一是人檔不統(tǒng)一。人檔合一的歷史已經被改變，現(xiàn)在各高校都出現(xiàn)大量人檔分離與一人多檔等現(xiàn)象。其中，人檔分離包括三種不同的情況，多重身份的人員、被扣檔或主動棄檔的跳槽人員、檔案遺留在原單位而跳槽的人員，而一人多檔的情況原因較多，這些現(xiàn)象都是人事檔案管理不足的體現(xiàn)。

二是材料收集不全。相關部門在進行人事檔案管理時，經常出現(xiàn)材料收集不全、數(shù)據(jù)不夠準確，或者整理不夠規(guī)范等情況，其中，包括將不完善的手續(xù)材料存檔，對檔案里的資料不經過核實和鑒定，導致檔案的真實性受到影響。

三是資料保護意識差。對多數(shù)有管理檔案權限的學校部門，其管理方法存在著一些問題，比如，一些管理人員缺乏對檔案管理的保存意識，而且缺乏一定的專業(yè)知識，這對檔案保護來說是非常不利的。因為檔案管理是絕密的，而且只有掌握了一定的基礎知識，才能對文書與檔案的內容進行理解，這樣就可以更好地提高檔案服務質量，促進檔案管理的規(guī)范化、標準化。所以必須要引進先進的管理人才，促進檔案的良好管理。

四是檔案管理過程中信息技術應用欠缺。在人事檔案的管理過程中，除了缺乏相應的專業(yè)人員，還缺乏對信息技術相關的應用。如今互聯(lián)網極具便利，幾乎各行各業(yè)都離不開互聯(lián)網的使用。但是如果在人事檔案的管理過程中僅僅依靠人力勞動是遠遠不夠的。因為，如果還是通過傳統(tǒng)的紙質人事資料的方式，就會大大降低查閱的速度和效率，而且這也非常不利于對個人檔案的保護。所以在檔案管理過程中加大信息技術的應用是非常有必要的，這樣才會更好地促進高校個人檔案的管理工作。

五是檔案管理的保密措施不嚴密。對一些人事檔案資料來說，最大的問題就是保密技術問題，如果沒有高超的保密技術，檔案的管理就會出現(xiàn)很大的問題，比如丟失或是泄露。而且這也是人事檔案管理過程中一個重大的問題。管理者所要做的就是要采用一些保密措施進一步保護這些檔案免受損壞或丟失。

3.提高信息化時代高校人事檔案管理水平的對策建議

3.1提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的性能。對高校人事檔案信息管理來說，必須要提高信息管理系統(tǒng)的性能，簡單來說，就是要對檔案管理系統(tǒng)進行定期維護，不斷更新，這樣才可以保證管理系統(tǒng)的準確性。信息管理技術在目前高校檔案管理中起著非常重要的作用，只有進一步提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的性能，才能更好地提升高校人事檔案的管理效率。

3.2提升高校人事檔案信息化管理隊伍素質。在高校人事檔案信息管理過程中，要引進專業(yè)的管理隊伍來提高檔案管理效率，通過引進一些熟悉電子檔案管理設備的專業(yè)人才，進一步提高高校人事檔案管理水平。除此之外，還要對高校內部相關的檔案管理人員進行定期培訓，提升其檔案管理水平，為高校的管理隊伍注入新的活力。

3.3營造人事檔案管理信息化氛圍。要加強高校人事檔案管理，首先就要營造管理信息化氛圍，重視高校人事檔案信息化建設，通過部門領導和管理者制定合理的信息化管理方案，為人事檔案管理數(shù)字化提供良好的基礎。

3.4提高人事檔案服務效率。制定適合當前形勢需要的人事檔案管理制度，不斷改善整體的管理方法，切實規(guī)范人事檔案管理。要求每一個人事檔案管理者都具有熟練的檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護等環(huán)節(jié)的技術，并且還要掌握自動化、信息化、網絡化的知識和技能。

3.5提高人事檔案的數(shù)字化水平。數(shù)字化背景下的高校人事檔案管理，要求管理人員將人事檔案中的材料信息從傳統(tǒng)的文字記錄轉換為通過計算機存儲，并形成存檔人員個人信息數(shù)據(jù)庫。在進行人事檔案的數(shù)字化過程中，需要同時考慮檔案的安全和保密兩個方面。如今經濟發(fā)展正在向數(shù)字化時代趨勢轉變，充分運用計算機，可以有效促進高校人事檔案管理的效率。

3.6做好高校人事檔案管理的前端控制。為了處理好人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，管理人員需要做好檔案管理前端控制。所謂檔案管理前端控制，就是為了保證檔案內所有材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性的有效舉措，具體做法包括：（1）轉變傳統(tǒng)管理觀念，根據(jù)材料形成的客觀規(guī)律，對材料出現(xiàn)的問題進行核實，并采取有效措施解決；（2）整理好關于晉升、考核、出國進修和訪問、離任審計等相關資料的更新和變動，增強管理人員的前端控制意識，保證人事檔案材料的質量。