打造高效可控的自動化辦公平臺

王艷琴

摘 要：企業管理的核心是數據，企業服務的核心是流程，尤其是在市場競爭日趨激烈的今天，流程的好壞關乎企業應對市場變化的能力，關乎企業內部管理的效率與效能。本文將結合企業內部管理的精細化分權和流程設計體系探討打造高效、可控、自動、固化的協同辦公平臺的方式與方法。

關鍵詞：流程；規范；管理；高效；可控；自動；授權

“好的流程可以固化制度，規范管理，監督過程，約束行為，降低風險，提高效率，并有助于公司制度的進一步優化。”這應當是我們判斷流程優化和系統建設成功與否的關鍵標準。流程的正確與否，首先取決于是否有助于達成企業的戰略目標，是否有助于規范管理、降本增效。

一、自動化辦公流程體系

公司需要始終關注客戶響應效率，始終關注投資效益，大力倡導精細化營銷、精確化管理。

經過十幾年的對流程管理系統建設的探索與積累，歷經多次重建與優化，不斷平衡風險控制和效率效益之間的矛盾，逐漸形成了現有高效、自動、授權、固化、可控及靈活的一套流程設計理念。

自動，指的是職崗自動流轉，減少人為的干預；

固化，強調的是固化制度的執行，促進制度逐步完善；

高效，表現的是減少審批的節點，不斷提高流程效率；

可控，體現的是符合內控的原則，實現責權回溯分析。

（一）流程設計思想

流程設計中，始終堅持以應用為導向、以內控為基準、以高效為目標，體現民主決策、分段管理、多級授權的設計思想。其核心是精細化分權管理和自動化流水作業。

以采購及合同流程為例，如圖1所示，該流程設計中以事項類型為縱軸，事項過程為橫軸，不同階段側重不同專業部門，并以各級審批人的授權額度為標準實現流程的分級終結，以實現企業運轉的高效管理。

（二）精細化分權管理

精細化的分權管理是企業管理的精髓，也是流程設計和優化的重要基礎。精細化分權管理就是全面梳理企業內部管理的關鍵事項，依據具體類別、具體事項，針對不同層級（崗位）設定不同的授權，從而形成企業精細化管理和授權的完全矩陣。分階段分權管理并不意味著彼此制約和效率低下，流程建設始終要責權對等，明確的需求申請、規范的操作過程、嚴謹的決策審簽是實現風險控制和效率效益協同發展的關鍵因素。

二、流程管理與優化的總結

（一）流程高效運行的前提

經過多年的實踐與總結，我們認為要實現流程高效運行，必須滿足以下三大前提：1、精簡的組織架構。2、精確的人崗匹配。3、健全的決策體系

（二）流程優化的基本原則

流程優化是一個周而復始、持續前進的循環，企業要依靠自己內在的能力和機制來保證這個循環的持續運作。 流程的優化應當基于公司戰略目標與管理要求，并遵循ESIA準則：

1、Eliminate-消除

2、Simplify-精簡

3、Integrate-整合

4、Automate-自動

（三）建立健全精細化的分權管理體系

精細分權的管理是企業在管理與運營模式上的創新，目標是建立一套垂直及橫向兼顧的管理體系，清晰地闡明企業之間的關系，包括管理目標、內容，管控手段、方式、界面；企業的共識應當建立在規范管理、提高效率之上。

精細分權的管理將賦予企業更多的升級和靈活性，企業不再亦步亦趨的響應市場，而是主動的根據快速變化的環境調整戰略和運營以發掘新的機會。

綜上所述，通過精細化分權的管理、端到端的流程優化和設計理念，并結合公司管理組織結構和模式，規范管理和監督過程。

三、如何打造高效可控的自動化辦公平臺

（一）端到端流程總體規劃與設計

在現代企業管理中，各部門已經專業分工，并進一步趨向細化，流程建設必須要基于快捷、規范、低成本的目標，有效整合企業各管理要素，形成規范、自動和約束的工作流程，并通過固化的流程提高效率，消除或弱化部門利益，實現公司整體效率和效益的最大化。要實現高效、可控的自動化辦公系統平臺的建設，在流程設計方面要突破內部壁壘，基于端到端全流程、端到端數據流規劃與設計。同時，搭建以下體系和制度。

1、建立需求響應及維護支撐體系。企業如何快速響應各分公司貨部門的開發以及維護需求至關重要，需要建立與多級管理相適應的需求響應以及維護支撐體系。

2、流程的持續改進。流程優化是不斷提升公司效率關鍵因素的共識。流程只是企業管理的一個方面，雖然重要但如果沒有與之配套的部門和崗位職責、管理制度、操作規程等，流程就會缺乏監管和自我改進流程，就不能長期、穩定的運作，就不能程序的優化與完善；配套措施包括：一是對企業組織形式進行變革，盡量減少中間環節，使組織系統扁平化；二是實施流程管理制度，也就是說由專門的機構或者團隊，負責整個流程監控、優化與分析；三是建立流程衡量的標準，最好是可以量化的標準，以檢驗流程的優化是否達到預期的效果。

綜上所述，遵循總體流程規劃和設計，將能實現高效可控的自動化辦公系統的建設。

四、結語

流程管理系統的建設需要不斷的實踐與總結，并結合高可配置、高擴展性、可視化的流程引擎平臺，建立了一套高效、可控、自動、固化及授權的流程管理體系。通過此流程體系，提高了工作效率，節省企業的資源，增強企業核心競爭力。

參考文獻：

[1]趙衛東，俞東慧.流程管理[M].北京：知識產權出版社，2007.