探析完善初中檔案管理工作的方法

文/朱 蘭

探析完善初中檔案管理工作的方法

文/朱 蘭

檔案管理作為學校管理工作的重要組成部分，其承載、記錄著學校教學教研成果和學生信息的整體情況，是信息和載體的雙重體現。本文針對當前初中檔案管理的弊端和不足，從管理人才、制度完善和檔案信息化建設三個方面著手，來完善初中檔案管理工作。

初中學校；檔案管理；制度；信息化；人才隊伍

1　引言

檔案管理工作是一項復雜的系統工程，整個工作過程涉及了檔案的收集、編號、保存、統計等環節。隨著網絡信息化的不斷發展，傳統的檔案管理模式和方法已經無法滿足初中學校的現代化訴求，因此，利用科學的眼光、可持續發展的思維模式，尋求初中檔案的有效性管理手段和方法就顯得尤為重要。

2　初中檔案管理中存在的問題和不足

2.1檔案管理人員的水平和專業素質整體偏低

第一，由于我國檔案管理理論起步較晚，高校在專業設置上存在一定的滯后性，因此，我國高校在檔案管理人才的培養和輸出上，存在素質偏低、人才少的特點，因此，初中學校在引進檔案管理人才方面面臨著較大的難度；

第二，檔案管理人員缺乏系統化的檔案管理知識體系，理論知識和技能操作均不能達到高效、規范的要求，而且初中學校對檔案管理人員的培訓具有盲目化，且繼續教育后勁不足，因此，還難以快速打造一支技術過硬、理論全面、職業素養高、專業能力強的人才隊伍。

2.2檔案管理員工作計劃不明確，管理粗放

完善的管理制度是確保工作質量的重要前提。現階段，初中檔案管理工作在制度的完善和實施上存在缺失。首先，檔案管理模式粗放，缺乏邏輯性和系統性，管理細節的關注度不到位；其次，檔案管理員的審查工作缺乏計劃性，不能定期進行檔案材料的審查、統計和更新；最后，檔案員缺乏主動性，不能自發進行檔案的收集、保管和審查，忽視檔案的整體性和完整性，因此，如果缺乏標準化的制度進行約束和規范，容易造成信息缺漏、損毀等現象。

2.3管理模式缺乏創新性，管理員信息化意識淡薄

目前，我國初中學校大部分的檔案管理工作依然保持著傳統的理念和方法，檔案載體仍然為紙質媒介，在管理模式上缺乏創新性，信息化程度整體低下。雖然傳統的紙質檔案具有無可替代的優勢，但是面對日益增多的課題和學生信息，紙質檔案的劣勢逐漸凸顯出來。如，重復使用率低下，檔案整理、歸檔、統計工作量大，保存環境受限，成本高昂，損毀、丟失風險較大。因此，新形勢下，積極樹立信息化管理理念是迫在眉睫的。

3　完善初中檔案管理工作的方法和措施

3.1提升檔案管理人員素質，建立完善培訓機制

新時期，任何管理工作的開展都要圍繞“以人為本”的理念，檔案管理工作要想獲得良好的效果，最重要的工作就是全面提升初中檔案管理人才的綜合素質。初中檔案管理人員在工作理念和思維模式上要與時俱進，及時根據檔案管理工作的特點和要求，進行創新化調整。

第一，檔案管理人員的專業背景、技術純熟度、管理理念的創新性以及認真、細心、負責任的態度是做好檔案管理工作的重要條件。因為檔案管理工作的各個環節環環相扣，每一個環節都需要有相應的理論和技術作支撐，因此，檔案管理人員只有系統的了解并掌握專業知識才能更好的服務于初中學校，才能夠提高檔案管理工作的有效性。

第二，當前，初中學校的檔案管理人員整體素質偏低，如果沒有健全的培訓機制和繼續教育手段，初中學校的檔案管理工作勢必會脫離現實、效率低下。因此，引入現代化檔案管理方法和手段，不斷與時俱進，在學習和創新中將檔案管理工作做到極致是初中檔案管理人員的畢生追求。

3.2發揮檔案管理員職責權限，優化檔案管理細節

學校檔案管理的復雜性和長期性，檔案管理人員對檔案工作的規范化管理要做到精細化、具體化和全面化。

第一，檔案管理人員要具備強烈的責任感，避免瀆職、失職行為的發生，要不斷強化檔案材料的收集管理、準確移交歸檔的力度，從而降低風險發生概率。

第二，檔案管理人員在自身能力拓展上，要努力向創新型、復合型人才轉型，對于檔案管理過程中遇到的問題，及時尋求有效的方法進行解決，重視工作中各個模塊的銜接性和連貫性，及時檢查、統計檔案數量和質量，做好報備記錄。

3.3提高管理員信息化運用能力

信息技術的廣泛運用，對傳統檔案管理模式帶來了巨大的沖擊，單純依靠傳統的紙質媒介為載體的管理技術，已經無法滿足學校檔案管理工作的需要，因此，提高檔案管理員的電腦操作水平，轉變管理員創新思維，及時將檔案管理操作能力提高到專業水平，從而積極建立檔案數字化管理體系，確保檔案管理工作的可持續發展。

4　結束語

初中檔案管理工作是學校一切工作的綜合反映。規范化的檔案管理，不僅為相關教學資料、校史發展資料的快速查找提供了便利，而且為完善初中學校的科學管理、提高初中學校的綜合競爭力創造了條件。因此，完善初中檔案管理工作是提高學校綜合實力不可或缺的重要保證。

［1］朱蘭.初中檔案管理中的檔案收集工作探討.《辦公室業務》，2015年19期

［2］于雅萍.淺析新形勢下如何做好檔案管理工作.《才智》，2011年19期

（作者單位：山東省濟寧市鄒城市第四中學）